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Você é um acumulador?

Você é um acumulador?
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O que fazer quando encontramos durante os diagnósticos de sistemas de gestão, pessoas acumuladoras? Bom, primeiramente é necessário explicar as características de pessoas com este perfil. Os “acumuladores” são aqueles profissionais que geralmente estão há muito tempo nas organizações, sabem de tudo um pouco, possuem muitas vezes as chaves da organização, são de muita confiança e tendem a dar “pitacos” em tudo. Desde as contratações até as decisões mais estratégicas.

Estas pessoas são capazes de dar todo o histórico da empresa, ou seja quem já entrou, quem foi embora, o motivo das demissões, o motivo das contratações e tudo mais que ela quiser que as pessoas saibam. Bom, mas até que ponto isso é bom ou ruim para a empresa?

Os diagnósticos são feitos em todos os locais da organização iniciando-se pela entrada de processos, passando pelas atividades, saídas ou produtos destas atividades e processos até o monitoramento destes. Esta ferramenta é capaz de trazer o retrato atual da empresa e até mesmo, pelo feeling dos consultores, saber onde vai parar cada um dos processos pela situação a qual os mesmos se encontram. Esse trabalho permite detectar falhas, oportunidades, e possibilidades de mudanças que otimizem o processo e principalmente o quanto falta para a empresa encarar um processo de certificação nas normas de gestão que enseja implantar.

O diagnóstico permite que cada pessoa ou responsável por processos diga aos consultores como suas atividades funcionam, como chegam as demandas, como eles monitoram os processos, riscos e oportunidades que têm no dia a dia, o que permite verificar o que a direção está aproveitando e o que ela está perdendo dentro de cada recurso.

Durante estas conversas, geralmente encontra-se os famosos “acumuladores”. Quase sempre há nas empresas um personagem com este perfil e que não delegam suas funções por mais que estejam sobrecarregados; as vezes por receio do trabalho não ficar tão bom quanto ela sempre entrega, às vezes por medo de competitividade e na maioria das vezes por uma questão de perfil ou porque “sempre funcionou desta forma, então, porque mudar”?. É necessário então checar, pois, ali podemos ter um grande problema de gestão e daí a importância em mapear os processos e verificar se os recursos humanos estão bem alocados.

O amontoamento de funções dos “acumuladores” pode trazer, além de passivos trabalhistas, um atraso das demais atividades que dependem da liberação desta pessoa, pois, ela tem tantas atividades e responsabilidades, que não consegue entregar tudo o que propõe no momento acordado. Além, do mais, a falta de backup de pessoal é um grande erro de gestão, pois, se há somente uma pessoa que consegue fazer aquela atividade, ou está apta para tal, o que faremos se esta pessoa precisar se ausentar? A empresa para? E como fica nossa gestão?

Escuta-se muito dos diretores e principalmente dos donos de pequenas empresas que devido ao número de funcionários, estes precisam ficar sobrecarregados e não têm tempo para absorver outras atividades. Mas será esse realmente o problema? O mapeamento de processos, obrigatório na nova versão da ISO 9001:2015, juntamente com um bom gerenciamento da rotina, pode resolver esta situação e deixar a organização e seus funcionários respirar!

Na implantação de sistemas de gestão da qualidade ou ambiental da Consultoria Online Verde Ghaia, os consultores fazem posteriormente ao diagnóstico, uma reunião com a alta direção para explanar os resultados detectados. Nesta reunião, é muito importante que a direção tenha em mente os objetivos da empresa, ou seja, o que querem para a organização, pois, dependendo destes objetivos, o trabalho será direcionado.

O resultado é sempre surpreendente, pois, na maioria das vezes, tudo aquilo que deveria estar claro, não é de conhecimento dos mais interessados. Eles estão tão imersos em fazer a empresa crescer que esquecem, não por maldade, que devem olhar para dentro de casa. E é aí, que entra todo um trabalho de gestão que dá resultados impressionantes. Colocar a alta direção a parte de questões que muitas vezes deixam passar por achar que não tem importância traz organização, motivação, produtividade e principalmente uma gestão eficiente.

É neste momento que são definidos indicadores que realmente mostrem a direção qual o rumo a organização está tomando para que através deles as tomadas de decisão sejam realizadas com base numa análise de riscos, fatos e dados, principalmente, ou seja, o resultado de tudo isso é inserir cada recurso em seu local correto e fazer com que a alta cúpula tenha uma visão sistêmica do negócio.

::Paula Baptista – Consultora Verde Ghaia

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