As auditorias internas, realizadas por empresas de consultoria ou pelos próprios funcionários de uma empresa, são importantes pois medem o desempenho da organização em relação ao atendimento dos requisitos das normas de gestão. Além disso, irão mensurar se os resultados estão de acordo com as ações e procedimentos planejados, se a implementação destes foi realizada de forma eficaz e se estão adequados aos objetivos definidos nas estratégias de atuação das organizações.
Como funciona o processo de preparação para auditoria?
O primeiro passo seria o planejamento para implementação do sistema de gestão na organização, ou seja, decidir qual ou quais sistema(s) serão implementados, realização de um diagnóstico a fim de verificar se a empresa já possui algo já implementado ou se a implementação será iniciada do zero e, por fim, a abertura dos planos de ação para que a organização tenha melhor gestão do andamento desse processo.
Após essa etapa inicial, a organização entra na etapa de implementação em si, onde deve-se atender a todos os itens normativos, rodando o PDCA.
Depois de implementado e rodando em todos os processos, a organização está pronta para a realização da auditoria interna, onde pontos de melhoria serão indicados e, se houver, alguma não conformidade. É importante lembrar que, os auditores devem ser pessoas que não sejam das áreas que serão auditadas, para se garantir a imparcialidade no processo de auditoria.
A auditoria interna é um dos itens normativos nas normas de sistema de gestão. É com ela que a organização atua no “C” do ciclo PDCA, que é o checar. Ressalta-se a importância de se contratar auditores, qualificados e com experiência, uma vez que a responsabilidade destes é de identificar, analisar se os requisitos estão sendo atendidos e aplicados às atividades da organização, se há tratamento para as não conformidades e se são apresentadas oportunidades de melhoria. Uma vez realizada todas essas etapas, a organização encontra-se preparada para o processo de certificação, conhecida como auditoria externa.
E qual a diferença entre uma auditoria interna e auditoria externa?
A principal diferença é a certificação. A auditoria interna não certifica uma empresa, ela é apenas uma etapa do processo de implementação da norma. Já a auditoria externa, realizada por empresas acreditadas no INMETRO, tem o poder de entregar ou não o certificado para a auditada, dependendo do atendimento da mesma aos requisitos normativos.
Qual a importância das auditorias nos processos internos?
Empresas que tem um sistema de gestão implementado apresentam melhoria na gestão de custos, melhoria na gestão de pessoas, apoio nas tomadas de decisão, padronização, diminuição de retrabalhos, melhoria na comunicação entre outros. Assim, as auditorias irão possibilitar medir o desempenho da organização e, a partir disso, apontar se existe algo a ser melhorado ou modificado, contribuindo para as vantagens apresentadas acimas.
Dessa forma, elas são de extrema importância para o sistema de gestão de uma empresa uma vez que apoiam o fortalecimento da gestão e atestam o compromisso da empresa em relação ao sistema. Pode-se dizer que esse momento de verificação é a ocasião que a organização tem para conseguir definir todos os riscos que poderão interferir diretamente na governança e ainda ser capaz de aprofundar os conhecimentos acerca de todos os processos e controles.
Flávia Gomes de Magalhães / Consultora em Sistemas de Gestão do Grupo Verde Ghaia
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