Tudo que você precisa saber sobre o Ciclo PDCA

Apesar de aparentemente simples, a metodologia ainda desperta a atenção de muitos especialistas, que afiram que ainda há muito o que se descobrir sobre essa ferramenta

No mundo da gestão, algumas siglas já são jargões consagrados, SWOT, 5W2H e 5S são só alguns dos incontáveis exemplos que poderíamos citar neste texto.

Contudo, um deles chama a atenção desde que foi apresentado à comunidade empresarial. É o PDCA, cujo nome completo é Ciclo PDCA. As citações a essa sigla são tantas, que é até difícil entender seu real sentido no contexto atual. É muito comum por exemplo, ouvirmos a expressão: “rode o PDCA” quando uma ação é requerida de uma equipe ou indivíduo.

Mas você sabe o que de fato é o PDCA? O que ele faz? Pra que serve? Este artigo fará uma breve explicação desta lendária, mas atual ferramenta de gestão.

O que é o ciclo PDCA?

O PDCA é a abreviação das palavras inglesas Plan, Do, Check e Act, que numa tradução literal ficariam como “Planejar”, “Fazer”, “Testar” e “Agir”. É uma ferramenta de gestão que funciona como um ciclo de ações para a execução ou elaboração de um determinado processo.

As ações do ciclo podem ser desdobradas em infinitas outras ações menores dentro de cada fase, desde que seja respeitada a ordem do ciclo PDCA no processo como um todo.

O ciclo PDCA serve para garantir que toda e qualquer ação seja tomada sob planejamento crítico, alinhado à feedback constante, este por sua vez deve ser coletado através de indicadores, pois a metodologia PDCA apoia-se sob a doutrina de gestão chamada de fatos e dados, ou seja, as coisas devem acontecer sob planejamento(P) e medição(D) contínuos, após a verificação de conformidade(C) o processo então é implementado(A). Assim o ciclo se fecha e começa novamente, sempre buscando ações de melhoria, daí o termo “Melhoria Contínua”.

Como surgiu o PDCA?

O ciclo PDCA é original do estilo de gestão japonês e se difundiu no mundo através do toytismo que é o método de gestão consagrado pela montadora de veículos Toyota, famosa por seus processos racionais, enxutos e precisos, resultando em produtos de excelente qualidade e ao mesmo tempo incrivelmente baratos.

No Brasil, o PDCA se consagrou a partir do trabalho do professor Vicente Falconi, que trabalhou por anos com os japoneses, trouxe a metodologia e a adaptou ao contexto brasileiro em suas consultorias prestadas à grandes empresas do país.

O PDCA se consagrou rapidamente como uma ferramenta a princípio simples, mas extremamente eficiente na gestão de processos e projetos. Os resultados trazidos pela metodologia são tão amplos, que o próprio professor Falconi afirma em um de seus livros, que ainda está aprendendo a usar a ferramenta.

Como o ciclo PDCA transformou a gestão das empresas?

O ciclo PDCA obriga as empresas a fazerem algo que deveria orientar todas as atividades desde a fundação do negócio, planejamento. O planejamento baseado em fatos e dados é imprescindível para o sucesso de qualquer gestão, aliado a isso, o PDCA também só é implementado se for apoiado sobre sólidos indicadores, o que mais uma vez obriga a empresa a medir seus resultados e por consequência, identificar os principais problemas, gargalos e etc.

Após o reconhecimento e medição dos problemas, a solução proposta é verificada e se aprovada pelos indicadores, posta em ação. Isso permite que os processos sejam cada vez mais assertivos e que a melhoria contínua seja implementada, pois quando o ciclo recomeçar, novos problemas no referido processo serão resolvidos e não os mesmos de sempre.

Qual a principal aplicação do PDCA?

O PDCA é aplicável a projetos e processos. Nas empresas ele é mais utilizado tanto para gestão de processos já existentes quanto para implementação de novos, já no caso das consultorias ele é mais usado em projetos.

O PDCA se aplica na identificação de falhas, ou oportunidades de melhoria em uma atividade qualquer, a esses pontos deverão ser propostas soluções baseadas em fatos e dados e então deverá ser elaborado um plano de ação com desdobramento de metas para se atingir o resultado desejado.

O PDCA é a metodologia por trás de todo o processo de gestão da qualidade utilizado na certificação ISO 9001.

Como implementar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA inicia-se na identificação dos processos a serem controlados. A metodologia parte do pressuposto de que não existe processo sem problema, e que problema por sua vez é todo desvio da situação ideal.

O primeiro passo para a implementação do PDCA então é a identificação da situação ideal e a medição do desvio da situação atual em relação a ela.

Por exemplo, a meta de faturamento da empresa é de 500 mil reais, hoje o resultado é de 350 mil reais, então a empresa possui um problema de faturamento de R$150 mil.

O próximo passo será o desdobramento de metas em ações cada vez menores até o nível individual. Caso o resultado seja verificado positivamente, as ações são implementadas e o ciclo recomeça, uma vez com a meta de R$500 mil batida, a empresa pode estabelecer agora uma meta de melhoria para R$600 mil por exemplo.

Quais são as maiores dificuldades na utilização do PDCA?

Os maiores desafios na implementação do PDCA estão relacionadas à especificação dos problemas e no correto desdobramento das metas, pois num ambiente complexo e cheio de variáveis é muito fácil que o foco seja perdido e o real problema não seja tratado.

Um PDCA bem implantado procurará observar sempre os indicadores da operação para garantir que as ações tomadas sejam de fato efetivas, pois no caso de os indicadores estarem avaliando fatores errados, o real problema não será resolvido e o ciclo nunca se fechará.

Para que o PDCA funcione, o problema precisa ser bem especificado e os indicadores bem escolhidos, caso contrário, a gestão irá atual como um médico que trata apenas dos sintomas e nunca da doença em si.

Conclusão

O PDCA é a metodologia base para o gerenciamento por diretrizes e é largamente utilizado em todo o mundo, desde pequenas empresas, a grandes companhias multinacionais, dificilmente se encontrará um caso de sucesso na gestão, sem o apoio da metodologia PDCA.

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