Tudo o que você precisa saber sobre o controle de documentos

Mais que um sistema de monitoramento de informação, o controle de documentos tornou-se parte imprescindível do ponto de vista estratégico na gestão das organizações

A longevidade de uma empresa se deve a muitas razões, uma delas é capacidade de organização e sistematização dos processos que propiciam o bom funcionamento da empresa. Quando uma companhia não documenta e também não promove o controle de documentos, etapas/ações significativas do negócio podem se perder ou sofrer modificações indesejadas.

Para entender melhor o conceito, podemos exemplificar da seguinte maneira. Em uma determinada microempresa de produção de pão de queijo, produzia-se 250 pães de queijo por dia. No entanto, não havia receita para a produção, apenas o conhecimento do chefe de cozinha em relação ao preparo. Com o aumento da demanda, subiu para 1400 a produção diária de pães de queijo. Portanto, outros funcionários foram contratados para suprir a necessidade daquela organização. No entanto, como não havia receitas, o pão de queijo foi feito de maneira distinta a do cozinheiro, o que comprometeu a qualidade do produto.

A receita funciona como um processo de documentação da microempresa. É a partir dela que se mantem a qualidade e produtividade da empresa. Portanto, para não perder nenhum processo relevante para a organização é indispensável que haja a documentação e o controle dos documentos.

O que significa documento?

Documento é o conjunto de informações presente em um suporte que pode ser usado para consulta e prova. É a partir dos documentos que se mantém os padrões e a continuidade das ações produtivas dentro de uma organização. Há dois tipos de informação documentada: uma que estabelece critérios de como as ações devem ser realizadas e outra que demonstra e registra que elas foram concluídas.

Na informação documentada deve se considerar todas as informações sugeridas pela norma e as determinadas pela organização. Tendo em vista que um dos critérios das normas de qualidade tanto da ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001 é a criação e o controle dos documentos. A existência da documentação do sistema de gestão favorece a conscientização do que é fundamental para a organização atender os requisitos do cliente, cumprindo a política e alcançando os objetivos propostos.

Recomenda-se também que os itens mais significativos do SGQ estejam registrados em documentos, sejam por palavras, imagens, sons, em papel ou eletronicamente armazenados.

Com a consciência de que é fundamental constituir documentos sobre diversos aspectos da empresa, enfatiza-se também outro importante requisito das normas, trata-se do controle destes documentos. Ambas as ações estão interligadas.

Essa etapa consiste em atividades que determina a forma de projetar, emitir, aprovar, distribuir, cancelar, revisar e guardar documentos. O controle de documentos procura estabelecer critérios para garantir a integridade e padronização da informação utilizada pela organização.

Por que é importante realizar o controle de documentos?

Este importante requisito do Sistema de Gestão de Qualidade estipula métodos de criação, aprovação, entre outros pontos relevantes relacionados aos documentos. É a partir dessas referências que se garante que os documentos serão analisados, emitidos, alterados, aprovados ou re(a)provados sob condições controláveis, de forma a evitar o uso de documentos antiquados ou inválidos.

A quantidade de conteúdo a ser documentado muda de uma empresa para a outra, uma vez que este procedimento está relacionado a vários fatores como complexidade dos processos, competência dos colaboradores e o tamanho do empreendimento. Outros pontos também devem ser observados como o contexto no qual a organização está inserida (interno e externo), os requisitos e expectativas de partes interessadas, as ações planejadas para tratamento dos riscos e oportunidades.

Para manter a organização de uma empresa, todas as informações significativas devem ser documentadas. A gestão eficaz destes arquivos, permite que haja economia de tempo, evita a perda de dados importantes e economiza espaço dentro da companhia.

Confira outras razões que tornam o controle de documentos imprescindível para qualquer empresa, seja ela de grande ou pequeno porte:

Atualização de documentos: Cada documento tem sua própria validade e função segundo o contexto e o momento que a empresa vive. É necessário ter acesso fácil para corrigir dados ultrapassados ou acrescentar informações recentes. Além do mais, alguns arquivos perderam a data de validade ou significação e por isso precisam ser descartados.

Digitalização dos documentos: Outro item interessante do controle de documentos é tornar os arquivos eletrônicos. Acessá-los por dispositivos facilita o acesso ao documento e o armazenamento do mesmo. Além de economizar espaço e melhorar a organização dos documentos como um todo. Algumas empresas ainda possuem a cultura de manter os arquivos apenas fisicamente o que afeta o bom andamento da companhia.

Padronização dos processos: Os arquivos podem ser organizados por vários aspectos como sessões, tipo, ordem e departamentos. A organização dos documentos possibilitará o acesso sem dificuldade, como também a promoção de ajustes quando necessário.

Software de gestão: Para tornar possível cada um dos pontos positivos do controle de documentos, há softwares que auxiliam nestes processos com várias funcionalidades que permitem a gestão otimizadas dos documentos. A Consultoria Online Verde Ghaia desenvolveu o software chamado “Modulo de documentos” que auxilia as organizações nesta etapa de controle de documentos. 

Toda empresa precisa compreender que os documentos representam uma parte fundamental da organização, tendo em vista que se trata de dados, pesquisas, contratos, procedimentos, históricos entre outras informações relevantes. O documento é o armazenamento da essência da empresa, portanto a gestão deles deve ser feita com muita eficácia e organização.

Conheça alguns termos relacionados aos documentos

Familiarize-se com algumas expressões que definem e distinguem um arquivo do outro. O conhecimento do que se refere aos documentos facilitará sua visão a respeito do controle de documentos e do próprio negócio.

Documentos Internos: trata-se de arquivos produzidos pela própria organização

Documentos Externos: são documentos elaborados por outras organizações, mas que é aplicável ou interfere na gestão da qualidade, saúde ocupacional, segurança, meio-ambiente ou responsabilidade social da empresa.

Sistema de Controle de Documentos: é o módulo para as atividades de controle da documentação.

Documento cancelado: é o arquivo que perde sua funcionalidade quando uma atividade ou processo deixa de existir.

Documento obsoleto: é aquele documento que se tornou ultrapassado. Por alguma razão ele foi revisado e substituído por uma nova versão mais atual.

Instrução de Trabalho: conjunto de documentos que fornece ao colaborador diretrizes para a execução de suas atividades.

Após compreender os tipos e formatos de documentos, veja o estado que ele pode se encontrar.

Documentos podem estar nos seguintes estados:

–  Elaboração/verificação

– Aprovação

– Vigor

– Obsoleto

– Cancelado

– Vigor/Análise

Se você precisa compreender melhor o assunto e necessita de auxílio para organização documentos, dispomos de uma ferramenta eficaz e prática na atualização e manutenção dos arquivos. O software chama-se “Módulo de Documentos”.