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Tudo o que você precisa saber sobre auditorias de sistemas de gestão

Tudo o que você precisa saber sobre auditorias de sistemas de gestão
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Toda empresa que se prepara para um processo de certificação preocupa-se muito com a questão da auditoria de seu sistema de gestão. Afinal de contas, esta é a etapa final de uma longa jornada de adequação de processos, implantação de procedimentos, mudanças na cultura organizacional e outras tantas novidades trazidas por uma norma de sistema de gestão.

A auditoria ocorre em duas fases, interna e externa, se tudo correr bem, mais uma empresa será adicionada à listagem mundial de organizações certificadas pelas normas ISO, OHSAS e etc.

Este texto tem como objetivo, elucidar as dúvidas sobre as questões relacionadas à auditoria do sistema de gestão e permitir que os envolvidos no processo possam entender um pouco mais sobre como funcionará a etapa que coroará o trabalho de implantação da norma.

O que são auditorias de sistemas de gestão?

As auditorias de sistema de gestão são a etapa final do processo de obtenção de alguma certificação. Na maioria dos casos, a auditoria será referida a alguma das normas ISO, podendo ser a ISO 9001, 14001, entre outras.

Nas auditorias ocorrerá a verificação de atendimento aos requisitos da norma em questão. Serão verificados os procedimentos, os processos, os indicadores, os manuais e tudo mais que a norma prevê como item obrigatório.

São verificados não apenas a existência dos itens, mas a sua real aplicação no dia a dia da empresa. As auditorias são divididas entre interna e externa, explicaremos um pouco mais sobre a natureza de cada uma no tópico seguinte, o importante agora é que o objetivo da auditoria fique bem definido.

Toda auditoria resultará em um relatório, que conterá o parecer do auditor, podendo ele ser positivo ou negativo em relação à concessão da certificação.

O parecer deverá ser embasado em fatos e dados concretos, podendo inclusive ser questionado pela empresa caso o resultado difira de sua interpretação.

Qual a diferença entre auditoria interna e externa?

Como dito no tópico anterior, as auditorias podem ser divididas em interna e externa, de acordo com sua natureza.

Auditoria interna é prevista na norma e deve ser executada pela própria empresa ou pelo consultor que estiver auxiliando a organização na obtenção da certificação do sistema de gestão.

É importante destacar, que para que a auditoria seja aceita, o auditor interno precisa ter concluído o curso de formação de auditores que poderá ser fornecido por uma empresa de treinamentos ou pelo próprio organismo certificador.

A auditoria interna funciona como um teste final ou como uma espécie de simulação antes da auditoria externa. Ela deverá encontrar possíveis não conformidades para que estas sejam corrigidas antes da chegada do organismo certificador. O relatório da auditoria interna é como um raio-X do sistema de gestão implementado nos meses anteriores.

Já a Auditoria Externa é a etapa final do processo de obtenção de uma certificação de sistema de gestão. Ela será executada por um organismo certificador homologado e definirá se a empresa poderá ou não ser recomendada para a obtenção da ISO.

Como é formado um auditor interno?

O auditor interno deve ser formado através de um curso fornecido por alguma empresa de consultoria e treinamentos habilitada, como a Verde Ghaia por exemplo.

O curso de formação de auditor interno será ministrado após o aluno já ter participado no curso de interpretação da norma em questão. Por exemplo, se a empresa está se certificando na ISO 9001, o candidato a auditor deverá fazer o curso de interpretação da ISO 9001 antes de realizar o curso de formação de auditor interno.

O curso de auditor interno é baseado na norma que estabelece os procedimentos de auditoria, no caso a ISO 19011, ela é a mesma norma usada como padrão a ser seguido pelo auditor da certificadora no dia da auditoria externa.

Haverá no curso uma parte teórica, que envolverá os aspectos de avaliação dos procedimentos e uma parte prática, que ensinará o futuro auditor a identificar não conformidades.

É interessante destacar que o certificado do curso de formação de auditor interno sai no nome do aluno, ou seja, é um acréscimo ao seu currículo que o acompanhará por toda a carreira, sendo ele habilitado para fazer auditorias internas em outras empresas que vier a trabalhar futuramente.

Como funciona a auditoria externa?

A auditoria externa ocorre geralmente em mais de um dia, nela o auditor percorrerá a empresa e apontará processos os quais deseja auditar, uma vez que o procedimento é amostral, ou seja, nem todos os processos serão postos à prova, apenas aqueles determinados aleatoriamente pelo auditor responsável.

Muitas empresas falham ao não averiguar 100% dos processos na auditoria interna e contar com a sorte no dia da auditoria externa, pois pode ser que o processo não conforme passe batido, porém este tipo de atitude é duplamente arriscado.

Primeiro porque não há como saber qual processo será e qual não será auditado, pois o auditor os escolhe na hora e sem segundo lugar o maior perdedor nisso será a própria empresa, que estará trabalhando com um processo que entrega um resultado aquém do seu potencial.

O objetivo da auditoria externa não é reprovar a empresa, ou seja, os gestores dos processos podem ficar tranquilos nos dias de visita. Além do mais, grande parte dos organismos certificadores faz a primeira visita e aponta as não-conformidades, se elas existirem. Caso isso ocorra, a empresa ganha alguns dias para se adequar e é visitada novamente para ser avaliada.

O que fazer se a empresa for reprovada na auditoria externa?

Caso a empresa seja reprovada na auditoria externa, não há motivo para pânico. Como dito, a maioria dos organismos certificadores oferece a opção de retorno dentro de alguns dias para que a empresa corrija as não conformidades encontradas.

Contudo, é necessário se atentar à natureza nas não conformidades. Existem as não conformidades maiores e menores, sendo as menores aqueles erros leves em algum ou outro procedimento e as maiores aqueles erros mais graves, como por exemplo a ausência de instrução de trabalho ou não publicação da política de qualidade da empresa.

As não conformidades maiores são impeditivas à certificação, já as menores apenas geram observações e devem ser corrigidas até a visita do certificador no ano seguinte para a manutenção do certificado.

Conclusão

A auditoria é a parte mais importante do processo de certificação, pois é ela que definirá se a empresa está ou não apta ao certificado pleiteado. Entender como funciona esse processo é fundamental para uma execução de sucesso, mais importante ainda, é contar com o auxílio de profissionais experientes, tanto na prática de auditorias internas quanto externas.

Os melhores consultores poderão ser acessados de uma maneira incrivelmente simples através da plataforma Verde Ghaia Consultoria Online. Entre em contato e veja como podemos ajudar você nos processos de auditorias.

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