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Software de gestão automatiza, organiza e planeja documentos

Software de gestão automatiza, organiza e planeja documentos
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Ter controle sob os procedimentos e documentos é essencial para que as atividades ocorram com fluidez, efetividade e assim garantam a longevidade e sucesso da empresa.

É necessário buscar sempre melhorar a gestão de documentos de uma organização para obter o melhor resultado possível. O software de gestão de documentos da Verde Ghaia é uma tecnologia desenvolvida para gerar, arquivar, compartilhar e pesquisar documentos digitais de sua empresa.

Organizações certificadas em Sistema de Gestão da Qualidade (norma ISO 9001 da ABNT), Sistema de Gestão Ambiental (norma ISO 14001) ou Sistema de Gestão da Saúde e Segurança Ocupacional (OHSAS 18001) sabem que os documentos fazem parte do patrimônio de uma empresa e, por isso, o software de gestão de documentos torna-se importante para preservar e assegurar a integridade desses registros e informações e, consequentemente, melhorar a gestão da empresa e aumentar a produtividade de pequenas, médias e grandes empresas.

Como o software de gestão de documentos influencia a produtividade?

A implantação do software de gestão de documentos traz muitos benefícios para uma empresa. O software irá impactar positivamente na produtividade.

Quando a gestão de documentos é feita por arquivos físicos, ou seja, somente através de papéis os funcionários gastam muito tempo procurando pastas e arquivos mortos, folheando centenas de papéis atrás de alguma informação, isso faz com que a produtividade caia. Com o software bastará apenas um clique e a informação estará pronta para consulta.

O software evita o acúmulo de papéis, que é uma atitude ecologicamente correta uma vez que a sociedade exige das empresas a preocupação com o meio ambiente.

Além de evitar perda de tempo, reduzir a produção de resíduos com o descarte de documentos obsoletos, diminuir a quantidade de papel o que otimiza o reaproveitamento do espaço físico; impactando no bem-estar de todos os funcionários. Consequentemente, o conforto dos colaboradores melhora a produtividade.

As vantagens do software de gestão de documentos

Com a rápida localização dos documentos e a velocidade em identificar às informações através do software as empresas tende a ganhar mais agilidade nos processos internos.

Outra vantagem do software de gestão de documentos é facilidade no trabalho integrado entre equipes, o que gera maior produtividade e diminui erros administrativos.

O software melhora a comunicação entre a empresa e cliente. Através da ferramenta é possível tornar a relação entre cliente e empresa mais dinâmica diminuindo o tempo de solucionar demandas em relação à qualidade do produto e serviço.

O uso do software substituindo os documentos físicos diminui o custo que a sua empresa terá com cópias e manutenção de arquivos mortos.

O software da Verde Ghaia suporta qualquer tipo de documentação.

Existe um comportamento dentro da empresa que ocupe mais tempo que enviar e-mails para os responsáveis de diversas áreas, repassar informações ou imputar dados em diversos sistemas e planilhas? E as falhas que esses processos manuais podem gerar?

O software praticamente elimina esse tipo de retrabalho, ou seja, a tarefa que precisa ser refeita por diversas áreas de sua empresa.

Através do software é possível direcionar os documentos para aprovação e homologação, atingindo melhor controle sobre os processos e evitando que os documentos sejam perdidos e não revisados.

Como a ferramenta de gestão de documentos melhora a gestão das empresas?

Utilizando o software a sua empresa conseguirá otimizar a gestão de documentos. O primeiro passo para essa otimização na gestão de documentos é classificá-los e separá-los de acordo com o seu uso. Os documentos podem ser impressos e guardados em sua forma física, como contratos e documentos similares que estejam assinados.

Podem ser mantidos em meios eletrônicos, a exemplo de fichas. ​O software permite que você consiga organizar os documentos de forma centralizada, permitindo mais controle na gestão.

 Mas afinal, quais os benefícios da gestão de documentos para a empresa?

 

Falamos neste post sobre o software de gestão de documentos e as vantagens de sua utilização pela sua empresa, mas você sabe qual a importância da gestão de documentos?

Uma gestão de documentos bem feita e organizada permite que qualquer dado possa ser localizado facilmente, o que melhora o fluxo de informações e permite uma administração muito mais pratica e exata.

No entanto, há outros benefícios envolvidos, como:

·         Proporciona a contabilidade mais precisa;

·         Facilita a localização de documentos, otimizando tempo;

·         Melhora o desempenho do plano de estratégia empresarial;

·         Evita retrabalhos;

·         Garante a confidencialidade das informações;

·         Possibilita a digitalização e o backup de documentos;

·         Preserva a história da companhia;

·         Evita cópias desnecessárias, reduzindo custos e ajudando o meio ambiente;

·         Preenche um dos requisitos para se conseguir um certificado ISO 9001, que pode melhorar a imagem da empresa no mercado e conquistar mais clientes.

A contratação de uma consultoria especializada em consultoria online

Por aumentar a eficiência, permitir que a empresa foque o relacionamento com seus clientes e desenvolva inovações como diferenciais competitivos no mercado, além de reduzir os custos trabalhos internos ao integrar as áreas, o software gera o aumento indireto nas margens de lucro da empresa.

A ferramenta proporciona o aumento da produtividade dos colaboradores e aperfeiçoa a qualidade dos serviços por tornar os processos automatizados e por isso com menos chances de erros.

A Verde Ghaia é responsável por promover a implantação do melhor software de gestão de documentos. A melhor consultoria é aquela que entende os seus objetivos, elabora uma estratégia de implementação e cumpre os prazos definidos.

A Verde Ghaia é referência no mercado em Consultoria em Qualidade e conta com a equipe especializada e qualificada tecnicamente para oferecer à sua empresa: diagnóstico inicial; planejamento da implantação do Sistema de Gestão Ambiental de acordo com a norma ISO 14001:2015; apoio para interpretação e adequação da empresa às exigências da nova versão da norma; auditoria Interna e acompanhamento da auditoria externa; opção de consultoria presencial ou online; ações corretivas para ajustes; acompanhamento até a certificação.

A Verde Ghaia também conta com uma consultoria em gerenciamento de resíduo, o VG Resíduos, uma solução prática e funcional que permite à sua empresa realizar a gestão completa do processo, monitorar históricos e tomar decisões estratégicas baseadas em gráficos e relatórios.

 

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