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Sistemas de Gestão para Instituições Públicas

Sistemas de Gestão para Instituições Públicas
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Engana-se quem pensa que certificações e sistemas de gestão, são ferramentas exclusivas de organizações privadas. Há muita aplicação para elas também no setor público

Se você já acompanha nosso blog há algum tempo, deve ter notado que em geral, nossos textos quase sempre são direcionados às empresas privadas, uma vez que elas são a maior parte das organizações que procuram sistemas de gestão e certificações de qualidade, meio ambiente ou segurança do trabalho.

Contudo, é necessário esclarecer que as instituições públicas também podem ser amparadas por sistemas de gestão, pois eles foram desenvolvidos para aplicação em quaisquer tipos de instituição. Obviamente, deverá haver algumas adaptações no sistema, mas em suma, a implementação é completamente possível.

Recentemente foi noticiado o fato de que o Ministro do STF (Supremo Tribunal Federal) Ricardo Lewandowski abriu licitação para a contratação de uma empresa de consultoria para a implementação de um sistema de gestão da qualidade em seu gabinete. Ao que parece, o projeto já foi finalizado e tudo correu como previsto.

Existem sistemas de gestão para instituições públicas?

Há critérios especiais para a gestão pública, os quais são definidos em cada país com bases em diretrizes e boas práticas, contudo, o sistema de gestão mais avançado, mesmo para instituições públicas, segue sendo os da ISO, seja ele o 9001, 14001 ou o OHSAS 18001 (que agora migrou para ISO 45001).

As normas ISO, em especial a ISO 9001 fornecem todo um aparato de gestão que facilitará o fluxo dos processos, bem como racionalizará a operação da instituição em que se está aplicando o sistema.

Instituições públicas podem ser certificadas pela ISO 9001?

Sim, sem dúvida as instituições públicas podem ser certificadas pela ISO 9001 ao estabelecer através dela, o seu sistema de gestão da qualidade. O procedimento de implementação é exatamente o mesmo, com diagnóstico dos procedimentos vigentes e instauração dos padrões exigidos pela norma e posterior auditoria.

Nas instituições públicas existem diferenças quanto aos objetivo e ao planejamento estratégico, uma vez que a razão de existir da organização não é obter lucro ou sobressair aos seus concorrentes, masprestar serviços específicos à sociedade. Então devem ocorrer adaptações no planejamento estratégico, em especial nas definições dos stakeholders.

Como funciona a auditoria de sistema de gestão para instituições públicas?

O processo de auditoria para uma instituição pública deverá seguir as mesmas características de um sistema de gestão tradicional, salvo a diferença no método de elaboração do planejamento estratégico e nas partes interessadas.

Deverão ocorrer tanto a auditoria interna quanto externa, além do recomendado auxílio de uma empresa de consultoria especializada, assim como a Consultoria Online Verde Ghaia.

O custo para se certificar uma instituição pública é maior?

Não há indícios de maiores custos para uma instituição pública em relação a uma privada. Contudo, o maior nível de burocracia interna e rigidez nos processos, bem como na liderança, tendem a fazer o projeto gastar mais horas, o que em termos absolutos representa um custo maior, apesar de o valor da hora geralmente ser o mesmo praticado por para empresas privadas.

Uma boa possibilidade para as instituições públicas não gastarem tanto, é utilizar o serviço de consultoria online, que funciona com consumo de horas sob demanda e pode racionalizar o projeto, fazendo-o ficar mais econômico.

Qual a principal vantagem na certificação de uma instituição pública?

São muitas as vantagens. Instituições públicas não recebem incentivos de mercado para serem eficientes, tampouco seus colaboradores não atuam sob pressão econômica para serem mais produtivos, uma vez que possuem estabilidade no emprego.

O sistema de gestão poderá organizar os processos, fazê-los mais simples e estabelecer os indicadores necessários para que o cumprimento do planejamento estratégico seja garantido, permitindo assim ao gestor, executar cobranças mais próximas da realidade e conduzir a organização ao sucesso em sua missão.

A principal vantagem em se certificar uma instituição pública é a submissão de sua operação aos padrões de alto nível de eficiência e de feedback às partes interessadas, o que ajuda a organização a cumprir a sua missão de existência.

Além do mais, o sistema de gestão permitirá o emprego mais racional dos recursos públicos utilizados na manutenção da instituição, o que favorece a toda a sociedade.

Qual a maior dificuldade em se certificar uma instituição pública?

A implementação de um sistema de gestão em uma instituição pública certamente incorrerá em muitas dificuldades, dada a complexidade e rigidez dos processos envolvidos.

Dentre as dificuldades existentes, a maior sem dúvida, é a tentativa de alteração da cultura organizacional, pois os servidores precisarão antes de tudo, ser convencidos de que o sistema de gestão está chegando para agregar valor ao seu trabalho e simplificar sua rotina.

Indicadores serão implementados, gerenciamento por diretrizes será instaurado, fluxogramas de processos e sistemas de metas serão utilizados, tudo para fazer com que a organização atinja o máximo do seu potencial de atendimento das demandas que lhe são atribuídas.

Uma vez engajada a equipe, o trabalho certamente ocorrerá com fluidez e naturalidade.

Como uma instituição pública pode usar a Consultoria Online?

A consultoria online é uma ferramenta que existe para facilitar o trabalho de todas as organizações, inclusive as públicas. Uma vez que a interação com os consultores é extremamente profissional, direta, simples e rápida.

Nada impede que uma instituição pública utilize a consultoria online para executar seu projeto de implementação de um sistema de gestão, muito pelo contrário, o serviço poderá fazer com que o projeto ocorra com maior nível de documentação, feedback e principalmente, menor custo.

Tendo em vista que a hora de um consultor online, além de ser mais barata, rende muito mais que uma hora presencial, uma vez que não há interrupções indesejadas, trânsito, tempo para refeições e outros tipos de interferências.

Conclusão

Instituições públicas tem tudo para se tornarem mais eficientes e racionalizadas através da implementação de sistemas de gestão, tudo dependerá da qualidade do sistema instaurado e do comprometimento da equipe com o projeto proposto.

A Consultoria Online da Verde Ghaia, atua no Brasil e em outros países da América Latina auxiliando gestores de organizações públicas e privadas na construção de um ambiente de trabalho mais robusto e racionalizado através das certificações de sistemas de gestão.

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