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O que é um sistema de gerenciamento?

Como o próprio nome sugere, é a maneira pela qual uma organização gerencia as partes inter-relacionadas de seus negócios para assim alcançar suas metas e objetivos. Tais metas e objetivos podem estar relacionados à qualidade do produto ou serviço que a empresa oferece ao cliente e fornecedores, à eficiência operacional, ao desempenho ambiental, à saúde e segurança de seus colaboradores etc.

O que é um sistema de gerenciamento?

O nível de complexidade desse sistema vai depender do contexto de cada organização. Nas empresas menores, por exemplo, ele pode simplesmente ser representado pela liderança do proprietário do negócio, aquele indivíduo que sempre comunica suas expectativas em relação aos resultados que espera. Mesmo que o sistema de gerenciamento jamais tenha sido formalizado, ele existe. Já nas empresas com estruturas mais complexas, pode ser que haja uma grande quantidade de documentação e de controles extensivos para cumprir as obrigações legais e assim atingir os objetivos organizacionais. As grandes indústrias fazem parte deste grupo, pois possuem estruturas grandiosas e lidam com grande quantidade de leis e regulamentações.

O fato é que, independentemente do tamanho da empresa, o sistema de gerenciamento comprovadamente será a melhor forma de melhorar as políticas, procedimentos e processos internos. É por isso que aconselhamos a formalização do sistema de gerenciamento de sua empresa, deste modo você terá noções mais claras sobre a posição de sua empresa no mercado e sobre as necessidades de aprimoramento, coordenando todos os processos com mais assertividade e montando estratégias com base em dados.

Benefícios de implementar um sistema de gerenciamento

  • Auxilia a empresa no gerenciamento de riscos, fato que reduz os prejuízos e abre portas a novas oportunidades.
  • Melhoria da eficácia operacional.
  • Redução de custos em todos os setores.
  • Aumento da satisfação de clientes, fornecedores e quaisquer partes interessadas.
  • É excelente para fortalecer a marca da empresa e melhorar sua reputação perante o mercado.
  • Auxilia na melhoria contínua de modo geral, pois uma empresa bem organizada e bem gerenciada enxerga melhor sua situação interna e externa.
  • Cria um ambiente favorável para a inovação, pois os funcionários trabalham mais satisfeitos e mais motivados.

Como formalizar um sistema de gerenciamento na sua empresa

Já sabemos que seu sistema de gerenciamento existe. No entanto, aconselhamos que ele seja formalizado a fim de oferecer um panorama muito mais claro da situação da sua empresa. Veja como fazê-lo:

  • Organize os setores: defina gestores, cargos e funções. Todos os funcionários devem estar cientes de suas obrigações, direitos e deveres.
  • Defina processos: o ideal é que todos os procedimentos sejam realizados seguindo uma metodologia, ou seja, eles devem ter uma sequência para serem executados. Se puder seguir alguma ISO, melhor ainda.
  • Adote o PDCA: o ciclo PDCA (planejar-fazer-verificar-agir) é um dos métodos mais adotados nos processos de gerenciamento. Ele garante a melhoria constante, pois sua própria formatação exige acompanhamento e ação para solucionar problemas.
  • Defina indicadores: bons sistemas de gerenciamento são organizados o suficiente para serem relatados em documentação, com dados assertivos. Você precisa saber o quanto produz, o quanto vende, o quanto gasta, conhecer suas projeções.
  • Valorize o capital humano: nenhum bom programa de gerenciamento sobrevive sem a ajuda de todos os colaboradores da empresa. Valorize seus funcionários e ouça o que eles têm a dizer sobre seus setores. Muitas ideias de melhorias podem surgir daí.
  • Faça bom uso da tecnologia: existem muitos softwares de gerenciamento que podem auxiliar em vários setores da sua empresa. O Sogi da Verde Ghaia é um excelente exemplo e possui vários módulos, os quais auxiliam em questões diversas como conformidade legal, gestão ambiental e auditorias.
  • Não tenha medo de auditorias: as auditorias são uma parte vital da abordagem do sistema de gerenciamento, pois permitem à empresa verificar solidamente até que ponto seus objetivos foram alcançados. Além disso, elas auxiliam a identificar se a empresa está em padrão com as conformidades.
  • Conquiste selos ISO: nada melhor do que a conquista de um selo ISO para atestar o sucesso de um sistema de gerenciamento. Se você não faz ideia de como começar, procure um dos consultores da Verde Ghaia. A empresa tem várias opções, inclusive a consultoria online, que é menos custosa do que a consultoria presencial.

Se você acha que perde muito tempo com atividades cotidianas, como gestão administrativa ou orientações à equipe, talvez seja hora de rever seus conceitos. Muitas empresas cerram as portas por falta de uma administração adequada, reflexo puro e simples de um sistema de gerenciamento deficiente, repleto de buracos ou situações indefinidas.

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