Qual é o melhor sistema de gestão para uma microempresa?

Anteriormente restritos às grandes empresas, os sistemas de gestão são hoje diferenciais estratégicos também para negócios de médio e pequeno porte

ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, provavelmente você já deve ter ouvido falar ou visto algum desses termos em algum lugar. Mas afinal, o que eles significam? Qual a importância deles para o seu negócio? O que é um sistema de gestão de empresa?

No artigo de hoje iremos trabalhar justamente essa questão, o sistema de gestão das empresas. Especialmente o das microempresas.

O que é sistema de gestão?

Sistema de gestão é o nome que se dá a um conjunto de ferramentas e metodologias que são aplicadas no gerenciamento da rotina operacional de uma organização.

Tendo em vista que a gestão é a forma como a empresa é administrada, o sistema de gestão é um meio de padronizar essa organização, fazendo com que ela ocorra de maneira previsível, uniforme e profissional.

O sistema de gestão será composto por várias abordagens relacionadas aos processos da empresa:

• Estratégia,
• Processo operacional,
• Padrões,
• Indicadores,
• Partes interessadas,
• Clientes, fornecedores,
• Colaboradores e etc.

Tudo o que envolve a rotina e os rumos da empresa será abordado.

Até pouco tempo atrás, apenas empresas grandes se preocupavam com o sistema de gestão, uma vez que grande parte dos pequenos negócios era tocada de maneira informal.

Mas isso mudou com o novo mercado. Pelo mundo corporativo ter se tornado mais competitivo e profissional forçou até as microempresas a melhorarem a gestão.

O que são ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001?

A organização internacional ISO, com sede na Suíça é uma instituição privada que publica os padrões de gestão mais aplicados no mundo. Seus especialistas estudam as tendências da ciência administrativa e colocam-nas nas normas da organização.

Assim nascem as normas orientadoras para sistemas de gestão da ISO, como as ISO 9001 e 14001. Abaixo descreveremos um pouco mais o que cada uma delas faz.

– ISO 9001 – é a norma que define os padrões do sistema de gestão da qualidade, seu foco é a estratégia, o cliente e o processo como um todo da organização. A norma contém metodologias, padrões obrigatórios e orientações de boas práticas de qualidade.

– ISO 14001 – é a norma que define os padrões do sistema de gestão de meio ambiente, seu foco é a interação da empresa com o ambiente em que ela está inserida, bem como a aplicação de boas práticas e padrões de comportamento ambiental em sua operação.

– OHSAS 18001 – recentemente essa norma foi substituída pela ISO 45001, ela trata do sistema de gestão de saúde e segurança do trabalho, emitindo padrões e boas práticas operacionais para a segurança dos trabalhadores e demais envolvidos na atividade da empresa.

As empresas que comprovarem estarem de acordo com os padrões exigidos por essas normas, poderão ser submetidas às auditorias necessárias à obtenção da certificação.

Como implementar um sistema de gestão em uma microempresa?

O primeiro passo para a implementação de um sistema de gestão em uma microempresa é a realização de um diagnóstico da operação atual, esta etapa consiste em um comparativo da situação atual de cada processo com o padrão exigido pela norma.

Uma vez realizado o diagnóstico, pode ser criado um plano de ação com as atividades necessárias à adequação operacional da empresa aos padrões exigidos e posteriormente este plano pode ser posto em prática.

Em geral, microempresas não possuem pessoal especializado para a execução deste tipo de atividade, então é comum que contraem empresas de consultoria. Foi pensando nisso que a Verde Ghaia criou a Consultoria Online, que é um sistema através do qual os consultores fazem todo o processo junto com o cliente, porém remotamente.

A plataforma simula toda a interação de um atendimento presencial, porém com prazos e preços muito mais acessíveis às micro e pequenas empresas, visto que para estas, é bem mais difícil a contratação de uma grande empresa de consultoria pelo método tradicional.

O que é consultoria online?

A Consultoria Online, como dito no tópico anterior é um sistema que permite que todo o projeto de certificação e implementação do sistema de gestão seja feito online ou apenas parcialmente, depende do interesse do cliente.

Os consultores realizam através da plataforma: treinamentos, diagnóstico, plano de ação e implementação.

Ao fim do processo de implementação, é iniciada a auditoria interna, aqui a interação é sempre presencial, então os consultores da Verde Ghaia vão até o cliente para a finalização do projeto.

A Consultoria Online permite que a implementação do sistema de gestão em microempresas ocorra de maneira muito mais rápida e barata que através do método tradicional, pois além do valor da hora ser mais baixo, o rendimento do atendimento chega a ser duas vezes maior, pois não se perde tempo com apresentações, formalidades, pausas para lanches e outras distrações.

Quanto custa implementar um sistema de gestão em uma microempresa?

O custo da implementação de um sistema de gestão em uma microempresa poderá variar muito, dependendo da quantidade de processos envolvidos, contudo, é provável que no final de todo o projeto, a organização gaste algo em torno de R$20 mil.

Já utilizando a Consultoria Online, é possível que um valor entre R$10 e R$12 mil sejam suficientes para todo o projeto, incluindo consultoria e auditoria.

Quanto tempo leva para implementar um sistema de gestão em uma microempresa?

Um sistema de gestão costuma levar de 6 meses a 1 ano para ser implementado. No caso das microempresas, esse prazo tende a ser ligeiramente menor, contudo essa vantagem pode ser mitigada pela falta de pessoal dedicado e consequente falta de tempo disponível para a realização das atividades da certificação por parte da equipe.

Em geral, pode-se dizer que um prazo de seis meses é razoável para que uma microempresa se certifique na ISO 9001 ou 14001.

Conclusão

Os desafios enfrentados por microempresas são muitos, quando se fala em sistemas de gestão, porém essas organizações possuem a vantagem de desfrutar de ambientes administrativos menos rígidos e mais adaptáveis às alterações promovidas pela implantação da norma.

Para todas as certificações, as microempresas do Brasil e da América Latina podem contar com a excelência do serviço da Verde Ghaia Consultoria Online.