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Qual a definição da ISO 9001?

Qual a definição da ISO 9001?
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definição iso 9001

 

Você provavelmente já viu vários rótulos de produtos ou anúncios de serviços com as palavras “Qualidade ISO 9001”. Isso porque uma empresa certificada na ISO 9001 sempre faz questão de mostrar aos seus clientes que seus processos seguem um padrão de qualidade. Mas, qual é a definição de ISO 9001?  O que ela pode fazer pelos meus negócios? Como implementá-la?

 

Abaixo listamos as principais dúvidas relacionadas à ISO 9001. Confira!

Algumas Perguntas Frequentes

 

O que significa?

 

A sigla ISO refere-se ao nome International Organization for Standardization, Organização Internacional para Normatização em tradução livre.

A ISO é uma organização internacional sediada em Genebra na Suíça, que elabora padrões em diversas áreas para serem replicados pelo mundo. Seu objetivo é tornar os processos mais uniformes e promover a integração no ambiente de comércio internacional.

As normas editadas pela ISO tornaram-se referência no mundo inteiro, especialmente nas empresas do ocidente. Os requisitos são abrangentes e atualizadaos de tempos em tempos para adequarem-se às novas configurações do ambiente de negócios mundial.

As normas mais conhecidas da ISO são a ISO 9001, que trata do sistema de gestão da qualidade e a ISO 14001, que trata do sistema de gestão ambiental. As normas são altamente integráveis, isto é, seus requisitos trabalham em conjunto formando um sistema único para gerenciar a qualidade e os fatores ambientais da empresa.

 

Onde foi fundada?

A ISO é sediada na Suíça, mas foi fundada em Londres em 1946. Naquela época, o mundo estava se recuperando da guerra e as indústrias precisavam se reerguer. Então foi fundada a organização ISO para dar uniformidade aos processos em todos os países, o que facilitava o comércio, dentro e fora das nações.

Quando surgiu?

 

Em seus anos iniciais, a ISO dedicou-se à elaboração de padrões industriais. No fim da década de 80, no início do processo de globalização foi elaborada a ISO 9001, mais especificamente no ano de 1987.

A norma rapidamente se espalhou pelas grandes indústrias do mundo e em poucos anos já chegava às suas subsidiárias e empresas menores. A ISO 9001 trouxe uma abordagem genérica sobre gestão de processos e gerenciamento da qualidade nas organizações.

 

Para que serve?

A ISO 9001 é a norma base para o estabelecimento do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade).

O fato de o assunto da qualidade ser tratado agora como um sistema, introduz um conceito inovador ao tema. No senso comum, quando se pensa em qualidade, em geral está se referindo às características positivas de um produto ou serviço.

Mas pensar a qualidade como um sistema, extrapola o significado para todas as áreas da organização. Agora, todas as atividades da empresa devem ser pautadas num padrão de qualidade e assim, como resultado, haverá produtos e serviços com características superiores.

 

Como funciona a ISO no Brasil?

 

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A ISO em Genebra realiza periodicamente a emissão e edição das normas internacionais. Cada país membro da organização possui um órgão representativo, que trata do assunto da norma internamente àquela nação.

No Brasil, quem traduz e gerencia as normas emitidas pela ISO é a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). A ABNT é um órgão privado que gerencia a padronização dos processos mapeados em normas.

Existem normas da ABNT que não pertencem ao código da ISO, porém todas as normas da ISO no Brasil, são geridas pela ABNT. Ela realiza a adaptação da norma ao contexto brasileiro, edita, publica, faz revisões e é a única instituição que possui permissão para comercializar as normas técnicas. A cada país a norma recebe sua própria versão, no Brasil ela recebe o nome de NBR ISO 9001.

Convencionou-se no mercado brasileiro de maneira espontânea, a adoção das normas ABNT para assuntos técnicos e acadêmicos em geral. Os projetos de engenharia, os trabalhos de pesquisa, a execução de processos, em geral seguem normas e regras editadas pela ABNT.

 

Quais os objetivos da ISO 9001?

 

A ISO 9001 tem como objetivo geral melhorar e padronizar os processos das empresas, elevando qualidade dos produtos e da gestão.

Dentre os objetivos mais específicos da norma, podemos citar:

  • A obtenção de uma visão geral sobre a organização
  • Implementar o processo de melhoria contínua
  • Elevar a qualidade de produtos e serviços, melhorando a percepção das partes interessadas sobre as saídas da empresa
  • Implementar o monitoramento de processos

 

 É preciso pagar alguma taxa ao governo?

 

Felizmente a ISO é uma instituição totalmente privada e não possui relações comerciais com governos de nenhum país, o que garante total isenção política e estabilidade das normas, uma vez que não podem ser editadas por políticos.

Não é necessário o pagamento de nenhuma taxa ao governo por ser certificado na norma ISO. No entanto, é requisito da norma, que a empresa esteja em dia com suas obrigações legais e fiscais.

As auditorias são executadas por profissionais das certificadoras, as quais são homologadas pela ABNT e INMETRO. Como os profissionais são de organizações privadas, os mesmos não executam trabalho de fiscalização, apenas de auditoria.

Pequenas empresas também podem ter o selo ISO 9001?

 

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A ISO 9001 foi criada para atender à todos os tipos de organização. No entanto, nas versões iniciais da norma, apenas grandes empresas se certificava, especialmente as grandes indústrias. Devido aos gastos com o treinamento da equipe e os longos projetos, a consultoria custava muito mais que as pequenas e médias empresas podiam pagar.

Com o tempo, várias consultorias especializadas foram surgindo e os custos da certificação começaram a cair, e assim progressivamente os preços dos projetos de implementação foram baixando.

Contudo, um dos motivos que provocaram a queda radical nos preços se deu por meio do emprego das tecnologias digitais e da universalização do acesso às telecomunicações. Hoje a consultoria online é a forma mais eficiente em termos de custos para uma empresa se certificar.

A consultoria online não exige a contratação de pessoal capacitado, o preço das horas dos consultores é significativamente menor. Os custos com transporte e hospedagem dos consultores são praticamente eliminados, além de a implementação ser otimizada, pois os registros são maiores e com isso há uma maior retenção do conteúdo transmitido pelos consultores.

 

 É possível implementar a ISO 9001 na empresa por conta própria?

 

Tudo é possível. A frase se mantém verdadeira para a opção de implementação por conta própria. No caso, serão necessárias algumas condições:

1 – A norma deve ser adquirida, interpretada e validada no contexto da organização

2 – A empresa deve ter um profissional especializado e experiente na implementação de sistemas de gestão da ISO.

3 – A empresa deve possuir um auditor interno capacitado para avaliar e validar o sistema implementado.

 

Caso a empresa cumpra com as exigências acima, ela está pronta para iniciar o projeto sem auxílio profissional externo. Mas em situação contrária que é o exemplo da maioria das organizações, é recomendável que se calcule os gastos para verificar se é interessante provisionar os recursos necessários ou contratar uma consultoria especializada no assunto.

 

Como ter a empresa certificada na ISO 9001?

 

A certificação é a última etapa do processo de implementação da ISO 9001. Essa fase consiste na aprovação da empresa em uma auditoria externa realizada por um organismo certificador.

Antes de ser visitada pelo organismo certificador, a empresa precisa implementar todos os procedimentos obrigatórios da norma. Além de estabelecer e documentar os processos, verificar a efetividade das adequações e realizar a auditoria interna.

Em geral, as empresas contratam um serviço de consultoria para a implementação da ISO 9001. A consultoria realiza os treinamentos de interpretação da norma junto à equipe participante do processo. Posteriormente é gerado o diagnóstico do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), seguido do plano de ação para o projeto.

O plano de execução é composto de muitas ações segmentadas em pequenas atividades, as quais são as adequações a serem feitas em cada setor da empresa para que sejam gerados os procedimentos da ISO 9001

A Consultoria Online Verde Ghaia trabalha com o sistema de geração de ações e cessão de procedimentos, assim, o cliente tem acesso aos procedimentos que deverão ser criados. Nesse sentido, o único trabalho se dá na edição de cada procedimento de acordo com a realidade da empresa.

A última etapa feita pela empresa para a certificação é a auditoria interna. Em geral, a empresa de consultoria contratada promove essa ação. Durante o processo de auditoria interna, são levantados os pontos críticos e não conformidades do SGQ. Após o sistema ser corrigido e revisado, a auditoria externa é realizada pelo organismo certificador.

 

Como funciona a auditoria externa?

 

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A auditoria externa é a última etapa do processo de certificação. Essa fase é realizada por um organismo certificador independente.

As certificadoras são empresas homologadas pelo INMETRO e cadastradas na ISO, elas possuem atribuições de validadoras da norma e podem emitir os certificados para as empresas.

O contrato com a certificadora, em geral, abrange dois ou três anos de auditorias. O primeiro ano é para a auditoria de certificação e os seguintes para manutenção e recertificação.

A auditoria externa irá apontar as não-conformidades. Há casos em que a certificadora permite que o cliente realize as adequações e possa ter a auditoria finalizada posteriormente.

Existem dois tipos de não-conformidades, as maiores e as menores. No caso das menores, elas não são impeditivas à certificação, mas geram exigência de geração de plano para sua correção. Já as não conformidades maiores são impeditivas à certificação. Caso várias não conformidades maiores sejam encontradas, o SGQ será reprovado.

 

Quanto custa a auditoria externa?

As empresas certificadoras não possuem o hábito de divulgar os valores abertamente. Em geral, eles informam os preços sob solicitação de proposta.

Não é possível saber com exatidão quanto custará a auditoria, isso porque cada empresa receberá uma proposta adequada às suas demandas. Ademais, uma consultoria séria, não atrelaria seus preços aos valores de uma determinada certificadora. O que configuraria como “venda casada”. No entanto, é sabido que projetos para micro e pequenas empresas giram no entorno de R$3.500,00 a R$6.000,00 reais.

 

Como é a estrutura da norma?

A ISO 9001 é baseada em tópicos. Ela segue a mesma estrutura de um trabalho acadêmico, onde cada tópico é ramificado em sub tópicos.

Após a atualização da ISO 9001 em 2015, a norma passou a ter o mesmo formato da ISO 14001, permitindo assim a integração das duas de maneira mais efetiva. Até a edição de 2008, a ISO 9001 possuía oito tópicos, já a de 2015 possui ao todo 10.

O fato de a estrutura ser semelhante, permite que a integração das normas aconteça de maneira muito mais natural e que haja um grande aproveitamento de trabalho ao se implementar um SGI (Sistema de Gestão Integrado), ao invés de simplesmente um SGQ (Sistema de gestão da Qualidade) no caso da ISO 9001 ou um SGA (Sistema de Gestão Ambiental) em relação a ISO 14001.

Apesar do texto das normas ter ficado semelhante, o conteúdo é bastante diferente, o que dificulta um pouco a interpretação dos tópicos. Porém, para facilitar o trabalho das empresas, a ISO criou um padrão de revisão dos sistemas de gestão, chamado de “Apêndice SL”.

 

Quais foram as principais alterações da versão 2008 para a versão 2015?

 

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Como citado no item anterior, a norma ISO 9001 foi atualizada em 2015, deixando sua estrutura similar à da ISO 14001. O objetivo das alterações foram facilitar a integração dos sistemas de gestão nas empresas.

Além da estrutura, podemos citar os principais pontos de mudança na norma, que a diferem da ISO 9001:2008, são eles:

 

1- Conceituação de produtos e serviços

 

A norma passou a fazer diferenciação entre produtos e serviços em suas citações. Além disso, quando estiverem sendo tratados os outputs (saídas\entregas) do SGQ, será utilizada a expressão “produtos e serviços”.

A necessidade de conceituar bem os outputs se deu em função da confusão de termos gerada pela definição muito ampla na versão anterior. No caso, todos os outputs eram tratados como “produtos”, assim, muitas empresas de serviços, não sabiam exatamente do que a norma estava se tratando em cada citação e nem se tal citação se referia ao seu negócio.

 

2 – Enfoque no item “4.2 Entendendo as necessidades e expectativas das partes interessadas”

 

Há um enfoque na definição de quem são as partes interessadas no SGQ. O foco agora não se dá apenas no cliente, mas em todas as partes envolvidas e interessadas no processo da empresa, desde fornecedores, até os prestadores de serviço. De maneira geral, a ISO 9001:2015 propõe uma visão mais holística da organização

O entendimento das partes interessadas passará pelo esclarecimento de quais são as partes que, caso não tenham suas necessidades e expectativas satisfeitas, poderão causar eventuais danos à gestão e à sustentabilidade da organização.

 

3 – O Desenvolvimento da cultura de gestão do risco

 

Uma das principais mudanças na norma é a extinção do item de ações preventivas. Agora entende-se que o SGQ de maneira geral deve ser uma ferramenta de prevenção dos riscos envolvidos na operação da companhia.

A ideia é que seja desenvolvida uma mentalidade de risco, que permite que todos os processos sejam desenhados de maneira a identificar e tratar o máximo de riscos inerentes o possível.

A norma 2015 traz requisitos que auxiliam a empresa na identificação e na aplicação de metodologias de tratamento do risco. Os métodos de tratamento de riscos que serão utilizados na prática não são citados na norma, apenas a abordagem aos riscos. O que deixa claro que a norma propõe a implementação da mentalidade da prevenção dos riscos e não apenas ações pontuais.

 

4 – Introdução do Aplicabilidade dos requisitos

 

Na versão 2015, o item 2 trata da definição do Escopo do SGQ. No caso, o Escopo será a definição de quais processos serão alvos do sistema que está sendo implementado.

A organização pode escolher itens dos quais ela não aplicará em seu SGQ. A escolha será aceita se, e somente se, as alterações causadas pela exclusão do requisito não afetem de alguma maneira os resultados dos outputs da empresa.

Não é comum que empresas definam que algum requisito não é inaplicável ao seu negócio, uma vez que a norma é bastante abrangente. No entanto, caso alguma situação permita a exclusão, a ISO 9001:2015 propicia essa possibilidade.

 

5 – Estruturação da Norma

 

Como mencionado no início deste tópico do artigo, a estrutura da ISO 9001:2015 possui 10 tópicos, cada qual com seus subtópicos. A estruturação básica da nova versão é detalhada pelo arranjo abaixo:

  1. Introdução
  2. Escopo
  3. Referência normativa
  4. Termos e definições
  5. Contexto da organização
  6. Liderança
  7. Planejamento
  8. Apoio
  9. Operação
  10. Avaliação de desempenho
  11. Melhoria

 

Conclusão

A ISO 9001 é geralmente a norma de entrada para as empresas no âmbito das certificações. Ela é a norma mais abrangente e aplicável a todo tipo de organização. Sua definição e seus requisitos são base para as demais normas da família ISO.

A aplicação da ISO 9001, sem dúvida, é uma das formas mais indicadas para se melhorar processos de empresas, elevando sua produtividade e racionalizando sua operação.

A Verde Ghaia atua com certificações há 18 anos e possui, em especial, grande experiência na implementação da ISO 9001, desde as suas versões mais primitivas.

Hoje, a partir da Consultoria Online, a Verde Ghaia está atendendo também as pequenas e médias empresas com pacotes de horas muito acessíveis e projetos personalizados, que combinam também visitas presenciais como no processo tradicional.

Com a Consultoria Online, o prazo de certificação tem sido reduzido, bem como o tempo de envolvimento de cada parte envolvida. Isso ocorre porque não há necessidade de se fazer combinações de horários para todas as ações, deixando os responsáveis internos pelo projeto livres para atuarem na implementação nos horários mais adequados.

A Verde Ghaia está pronta para fazer da migração de versão ou certificação inicial de sua empresa um projeto rápido e eficaz. Não espere mais tempo, converse com um dos nossos consultores.
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