Setembro é um mês emblemático para as empresas que são certificadas nas versões mais antigas das ISO 9001 e 14001 , uma vez que marca o prazo final da transição das versões mais atualizadas da norma.
Desde 2015, organizações de todo o mundo estão realizando as migrações de seus sistemas de gestão. A maior parte destas empresas incluiu o programa de transição dentro de seu ciclo orgânico de auditorias de manutenção do SGQ, SGA ou SGI.
Nos próximos tópicos, vamos informar 7 dicas para quem ainda não migrou e pretende aproveitar as últimas semanas do mês para passar pelo processo de auditoria de transição das novas normas.
1 – Priorize os pontos mais importantes da norma
Uma parte significativa das empresas brasileiras ainda não realizou a auditoria de migração, isso há menos de um mês para o término do prazo. A maior parte das organizações que não fizeram a transição alegam problemas relacionados à crise econômica do país.
Contudo, com o fim do prazo, as empresas que não migraram terão seus sistemas de gestão de qualidade SGQ (ISO 9001) e de meio ambiente SGA (ISO 14001) invalidados. Para evitar que isso ocorra, tais empresas precisam realizar os últimos ajustes em seus sistemas de gestão, passar pela auditoria de migração e ser aprovadas ao fim do processo. Tudo isso em menos de um mês.
Para quem está na reta final e já prevê que não terá tempo para finalizar todo o projeto, a dica é priorizar os principais pontos de cada norma. Na ISO 9001, itens como política, procedimentos operacionais e melhoria contínua precisam estar bem implementados e documentados.
No caso da ISO 14001, a política ambiental, as ações de melhoria contínua e principalmente, os aspectos e impactos ambientais deverão estar todos finalizados. Os itens acessórios poderão contar como “não-conformidades” menores, de forma que a empresa assume o compromisso de corrigi-los, mas não tem a emissão de seu certificado prejudicada.
2 – Foque nos requisitos legais
Especialmente para as empresas que são certificadas na ISO 14001. Requisitos legais são muito cobrados na auditoria de transição. Por isso, o melhor é não arriscar, apresentando um plano incompleto ou incorreto.
Ainda dá tempo de realizar um mapeamento e criar um plano de adequação à toda a legislação aplicável na empresa, caso isso seja feito por um profissional. É por isso que a Verde Ghaia Consultoria Online disponibiliza um software exclusivo para este tipo de atividade.
Um especialista em legislação ambiental vai até a empresa, preenche o plano, lança no sistema que produz o relatório.
Em muitos dos casos, quando a empresa não se adequou completamente à legislação vigente, o plano de ação para adequação já é aceito pelo auditor externo. Portanto, ainda dá tempo de trabalhar este item, que é fator determinante para concessão ou negação do certificado ISO.
3 – Não tente enganar o auditor
Auditores dos organismos certificadores homologados pela ISO são profissionais extremamente qualificados, os quais não podem ser ludibriados facilmente com documentação de procedimentos que não refletem a realidade.
Na tentativa de acelerar a finalização do projeto de migração do sistema de gestão, há empresas que criam procedimentos meramente simbólicos para constar nos documentos que serão apresentados ao auditor, mas isso raramente funciona.
Em geral, o auditor externo faz pesquisas pergunta a membros aleatórios da equipe de trabalho sobre a rotina do processo. Caso ele encontre evidências de que os procedimentos não refletem a realidade, poderá assinalar não-conformidades que poderão comprometer a recertificação da empresa.
Portanto, não tente enganar o auditor. Foque no que é mais importante, de forma que, se sobrar uma parte do projeto que não foi finalizada, ela seja algo que não comprometa a recertificação.
4 – Contrate uma consultoria que possa lhe dar suporte
Na reta final para a transição, há poucos dias do esgotamento do prazo. Portanto, não há como se arriscar. Para finalizar o projeto, contrate uma consultoria especializada em certificações e migrações da norma ISO. Em especial, consultorias que possam prestar atendimento a qualquer dia e em tempo real.
A Verde Ghaia Consultoria Online fornece uma ferramenta através da qual seus profissionais podem revisar rapidamente todos os procedimentos do cliente, realizar as correções necessárias e ajudar na implementação. Tudo online e em tempo real.
Utilizando um serviço como o da Verde Ghaia Consultoria Online, sua empresa não irá contar com apenas um consultor para auxiliar no processo, mas com uma equipe inteira, a qual poderá ajustar os procedimentos com mais velocidade e assertividade.
5 – Agende uma auditoria de recertificação
Se sua empresa ainda não começou o processo de migração ou ainda está no início dele, as possibilidades de finalização e submissão à auditoria externa são mínimas, afinal de contas, falta menos de um mês para o término do prazo.
Neste caso, há duas alternativas. A primeira é tentar fazer os principais pontos do projeto com o auxílio de uma consultoria especializada, passar pela auditoria e se comprometer com a correção dos pontos que não foram trabalhados e estão em situação de não-conformidade.
A segunda alternativa é agendar um auditoria de certificação, se possível ainda para 2018 e passar pelo processo após finalizar todo o projeto. Contudo, neste caso, a empresa perderá os certificados ISO 9001 e 14001 até a concessão do novo selo, pois após o fim de setembro de 2018, os certificados anteriores a 2015 perderão a validade.
6 – Não pegue atalhos, faça o processo por inteiro
Os selos ISO são apenas papéis entregues às empresas para comprovar que elas foram aprovadas em uma auditoria. Contudo, enxergar a certificação desta maneira é um desperdício de recursos da empresa, pois as normas ISO são feitas para melhorar a qualidade da gestão nos processos em que são aplicadas, trazendo ganhos tangíveis e intangíveis para a organização.
Portanto, não faça o projeto por atalhos ou em uma tentativa de apenas conseguir a aprovação. Trabalhe nele como algo que irá, de fato, trazer valor para a firma. Neste sentido, evite fórmulas mágicas que são vendidas como verdade na internet. Faça o processo inteiro e procure o auxílio de um profissional qualificado, como os da Verde Ghaia Consultoria Online.
Os certificados ISO são úteis para a gestão da empresa e também para o crescimento dos negócios, uma vez que muitas organizações exigem que seus fornecedores sejam certificados.
Ademais, as que não exigem o selo, o consideram um diferencial para a realização de negócios. Por isso fazer a transição dentro do prazo é tão importante, pois isso conserva a empresa como organização certificada pela ISO.
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