Como funciona a Plataforma Consultoria Online da Verde Ghaia?

Como realizar um processo de consultoria com flexibilidade, rapidez e com os menores custos de logística? Foi pensando na solução destas questões que surgiu a Consultoria Online, um serviço que agrega a qualificação e a metodologia de uma consultoria presencial, com o diferencial de uma plataforma on-line, que permite mais rapidez e dinamismo para o atendimento e ferramentas de comunicação, planejamento e gestão para facilitar a tomada de decisão estratégica.

A Consultoria Online traz todos os recursos do processo tradicional, porém, por não ter a barreira da presença física do Consultor, permite que ele esteja quase que full time (horário comercial) à disposição da empresa para solucionar problemas, esclarecer dúvidas, validar documentação, dar dicas, customizar o planejamento de acordo com a realidade da empresa, orientar estrategicamente e acompanhar de perto todo o processo de implementação do sistema de gestão, de manutenção da certificação ou de migração para as novas versões das normas.

Além do Consultor, a empresa ainda conta com uma plataforma online, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer lugar do mundo com acesso à internet. A plataforma dispõe de ferramentas de comunicação – Chat e Consultas, de planejamento – calendário, plano de ações, e de gestão – dashoboard, curva “S”, status e indicadores do processo, que facilitam a tomada de decisão estratégica pelas lideranças e pela alta direção.

Com são os processos na Plataforma Consultoria Online?

• Contratação das horas de Consultoria, de acordo com o escopo que a empresa definiu.
• Acesso aos materiais sobre interpretação e implementação da norma. A empresa poderá realizar um treinamento online através da plataforma de EAD. Essa etapa é importante para alinhamento de informações e conhecimento sobre a norma.
• Realização do diagnóstico, para avaliar a realidade da empresa, identificar pontos que já são atendidos e os gaps.
• Com a avaliação feita a partir do diagnóstico, será possível desenhar o planejamento das ações que deverão ser executadas.
• Após o plano de ação, a empresa poderá iniciar o processo de implementação do sistema de gestão. Nessa etapa a empresa terá à sua disposição diversos modelos de documentos, procedimentos e formulários, bem como, materiais orientativos (vídeos e textos) para auxiliar no entendimento e no atendimento a cada requisito normativo.
• Assim que for preenchendo ou criando documentos, a empresa deverá encaminhá-los para a validação do Consultor, através da plataforma, no módulo Consulta.

Destaques da Plataforma

O plano de ação, realizado pelo usuário, é feito de acordo com os gaps identificados, registrando todas as ações necessárias, bem como identificando quem serão os responsáveis por cada uma delas. A evolução desse processo pode ser acompanhada através de indicadores de performance, entre eles a curva “S”, que mostra o andamento das ações e está disponível no dashboard da plataforma Consultoria Online.

O diagnóstico é feito na plataforma, através de questionário online, no qual o cliente poderá incluir evidências do que já pratica. Isso permite que os consultores  avaliem com mais propriedade as necessidades do cliente em relação ao atendimento dos requisitos da norma. A empresa poderá contar com o suporte do Consultor, seja por telefone ou ferramentas que fazem uso de áudio e vídeo, para fazer o preenchimento do Diagnóstico.

É importante que os documentos sejam encaminhados separadamente para manter o histórico das discussões sobre um documento específico e para que o sistema possa constituir o indicador de cumprimento de requisitos normativos no módulo “dashboard”.

O que a Plataforma Consultoria Online oferece ao usuário?

A plataforma de Consultoria Online ainda dispõe de outros módulos importantes, como Histórico de Atendimento, por exemplo, que possibilita ao cliente acompanhar a utilização de suas horas contratadas. Para isso, periodicamente, o consultor insere na plataforma o registro das consultas e atendimentos prestados, informando o motivo e o tempo gasto. Desta forma, o cliente consegue mensurar todas as horas gastas e, até mesmo, avaliar os itens que estão gerando mais demandas de atendimentos e que podem representar dificuldades internas para a implementação do sistema de gestão.

Também vale a pena destacar o módulo de Auditoria Interna, disponível. Esse módulo permite a realização da auditoria através da plataforma, com a emissão do relatório no mesmo dia. Com todas as principais informações e os registros de evolução do sistema em uma única plataforma, a Consultoria Online facilita a vida das empresas nos processos de certificação e manutenção e, inclusive, durante auditoria externa.

Destaca-se que, de acordo com o escopo contratado, a empresa ainda poderá contar com uma auditoria interna presencial para validar todo o processo de implantação do sistema de gestão, antes da auditoria de certificação realizada pelos organismos certificadores.

Assim, a Consultoria Online é uma nova forma de realizar o processo de consultoria, seja para certificação, manutenção ou migração.  Ela que agrega o que o modelo tradicional tem de bom e traz recursos tecnológicos, que permitem quebrar barreiras de tempo e distância para oferecer o melhor serviço de consultoria e com o menor custo possível.