PDCA e a excelência na gestão das empresas

Entre as empresas que fecharam as portas nos últimos anos, 45% não tinham informações detalhadas sobre o número de clientes que iria atender, 30% não sabiam quantos concorrentes tinham e 28% não faziam ideia de quais seriam os seus fornecedores segundo Pesquisas do Sebrae-SP.

Antes de investir, é importante planejar!

Segundo dados do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), 30% das 8,5 milhões de pequenas e microempresas existentes no Brasil, aproximadamente não se mantém por mais de dois anos.

Algo de errado ocorre entre a ideia e a execução – e esse ou esses erros estão ligados ao planejamento estratégico, as ações não premeditadas, ausência de análise crítica dos processos e principalmente inexistência na correção de falhas.

A simples adoção da melhoria continua poderia salvar milhares de empresas todos os anos. Sem falar na aplicação de métodos iterativos de gestão como o PDCA, que possibilita o controle e melhoria contínua de processos e produtos.

O PDCA sigla em inglês que significa: PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust é uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos  a partir da busca pela melhoria continua focada no alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização, projeto e/ou ideia.

A versatilidade e adaptabilidade do PDCA o torna aderente a qualquer ramo de atividade, conferindo níveis de gestão de excelência com padrão internacional. Destinado a tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos, o PDCA configura-se como uma saída para empreendedores transformarem planos frustrados em novas oportunidades e produtos.

Quatro etapas do PDCA

Planejamento

Planejamento Estratégico é a análise racional das oportunidades oferecidas pelo meio. Essa é a etapa de identificação dos pontos fortes e fracos das empresas, fornecedores, cliente e do próprio produto ou projeto.

É no planejamento onde as escolhas e a compatibilização da idealização e a concepção ocorre – esses extremos precisam convergir satisfazendo da melhor forma possível os objetivos da organização.

Pode parecer algo complexo em termos de definição e demorado do ponto de vista imediatista, porém cada minuto gasto em planejamento são horas poupadas de dor de cabeça com falhas.

Ao se estabelecer expectativas de resultado, a integridade e precisão do planejamento ocasiona maiores chances de acerto. O ideal é começar o planejamento em pequena escala testado os possíveis efeitos e escalonando para escalas maiores ao longo do desenvolvimento.

Entretanto não adianta apenas planejar, é preciso executar corretamente todas as etapas pré-determinadas. Em tempos de crise, o empreendedor precisa saber exatamente o que pode e o que não pode gastar ou fazer naquele momento. Neste caso, “o profissional de Administração é o mais qualificado para colocar na prática aquilo que foi idealizado no papel”, disse Faletti.

Desenvolver/Executar/ Dirigir

Toda caminhada começa com o primeiro passo, já dizia o ditado. Implementar o plano, executar o processo e fazer o produto – o chamado “botar a mão na massa” é a  etapa que segrega e põem a prova o empreendedor.

Atitude é a palavra que melhor descreve essa etapa do PDCA.

Cobramos atitude dos filhos, dos políticos, dos ministros do Supremo Tribunal Federal e até dos jogadores de futebol. Nas empresas isso também é exigido. Quase toda conversa de avaliação de desempenho realizada no mercado faz uma distinção entre resultado e atitude.

Atitude trata da predisposição ou da tendência de responder positivamente ou negativamente a certa ideia, objeto, pessoa ou situação. Por isso a atitude do empreendedor influencia significativamente no resultado, que atinge níveis satisfatórios na medida que atitude influência na escolha de qual resposta será dada diante de um desafio, incentivo ou recompensa.

Cada indivíduo assume posições o tempo todo. Essas posturas demonstram quem realmente somos.

Então o que influência a atitude? São basicamente quatro componentes: o emocional, o racional, o impulso para a ação e a avaliação sistemática. Cada postura assumida na vida contém um desses componentes. Uma atitude equilibrada significa que todos os quatro componentes foram balanceados na decisão. Por isso a atitude vale mais do que qualquer discurso.

Conferir/Checar/Verificar

Estudar o resultado e compará-lo em relação aos resultados esperados – objetivos estabelecidos no passo “PLANEJAR” – para determinar quaisquer diferenças. Investigar os desvios, principalmente,  na aplicação do plano e aferir a aderência e abrangência do plano, possibilita uma visão critica e holística do processo.

Checar, conferir e verificar é a etapa do PDCA que mais se parece o processo de reabastecimento de um carro da Fórmula 1. Se compararmos a mesma ação em 1950 e 2013 notamos que o fator tempo é crucial no processo, além disso cada individuo sabe o que realmente deve fazer. Abastecer e trocar os pneus de um carro de Fórmula 1 consistentemente em 6 segundos só foi alcançado pela utilização  e aplicação exaustiva de PDCA ao longo dos anos.

Checar é fundamental para qualquer processo, trata-se basicamente de monitorar os resultados verificando sua estabilidade. A própria equipe precisa reconhecer e corrigir seus próprios desvios e se auto gerir. Alcançar isso é o auge de um bom PDCA.

Um bom PDCA possibilita facilmente a propagação das melhores práticas a partir de modelos e padrões. Coletar dados sobre o resultado que elas trouxeram é preciso. Bem como, identificar as falhas, buscando formas de prevenção e controle.

Troca-se o padrão por um melhor, treina-se e a disciplina é conseguida rapidamente. Uma empresa assim aprende rápido permitindo a execução do próximo passo, ou seja “Ajustar”.

Alavancar/Ajustar/Atuar/Agir

Adotar ações corretivas sobre as diferenças significativas dos resultados reais e planejados é etapa final do PDCA. A verdadeira análise das diferenças que determinar suas causas e indica as áreas, processos ou ações que demandam mudanças, reedição ou reformulação.

É preciso refletir sobre o que deu errado: Foi um erro de execução? De planejamento? A ação não é tão eficaz? E a partir daí o ciclo e retomado a etapa de planejamento, ação, checagem e ajuste. De modo que esse percurso será realizado diversas vezes ao longo da resolução do problema, conforme diferentes ações e planos de ação vão sendo testados e implementados no PDCA.

Portanto repete-se o ciclo, passando pelas quatro etapas, até implementar um plano de ação consistente o bastante para trazer os resultados esperados.

Já em caso de sucesso no resultado, é realizada a padronização do processo para garantir que boas práticas sejam amplamente adotas e difundidas. Nos casos de ações bem sucedidas com resultados positivos, devem ser asseguradas sua continuidade.

As normas de sistema de gestão, como a ISO 9001, ISO 14001 e a OHSAS 18001, foram estabelecidas de modo alinhado com o ciclo PDCA. A implementação da certificação permite a eliminação de erros que impactam o sistema de gestão das empresa.

É aplicável a todo fornecedor de materiais que venham a impactar no resultado final do produto a gestão do fornecimento com PDCA. A organização deve avaliar e selecionar fornecedores com base na sua capacidade de ofertar produtos de acordo com os requisitos da organização. Além disso, os critérios para a seleção, a avaliação e reavaliação devem ser estabelecidos. Devendo ainda  mantidos registros dos resultados das avaliações e de quaisquer ações necessárias, oriundas da avaliação.”

No cotidiano – tanto pessoal como profissional – somos frequentemente desafiados a criar fórmulas para solucionar os problemas que aparecem. Com as empresas, não é diferente.  O PDCA é uma dessas fórmulas. O método é usado para avaliar se os seus esforços estão realmente trazendo o resultado esperado – e, se não for esse o caso, corrigir o que for necessário. Portanto, para que ele funcione, é preciso saber o resultado que você espera.

Conte com a Consultoria Online Verde Ghaia para implantar as normas de sistema de gestão, como a ISO 9001, nova versão ISO 9001,  ISO 14001 e a OHSAS 18001. Tornando assim sua empresa preparada com o que há de melhor no ciclo PDCA eliminando assim erros que impactam o sistema de gestão e sucesso das empresa.

Para saber mais, acesse: consultoriaiso.org