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Passo a Passo para traçar plano de ação para a ISO 9001:2015

Passo a Passo para traçar plano de ação para a ISO 9001:2015
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ISO 9001:2015

O processo regular de instalação da ISO 9001:2015, bem como de suas normas “irmãs”, deve ser feito através de um plano de ação previamente desenhado. Apesar de existirem muitas normas ISO para diferentes tipos de atividades, a metodologia de implementação é quase a mesma para todas elas. 

O que é o plano de ação da ISO 9001:2015?

O plano de ação da ISO 9001:2015, nada mais é que um conjunto de atividades organizadas e designadas a seus respectivos responsáveis, de forma que a execução seja feita de maneira controlada e sistêmica.

O plano deve ser feito conforme a metodologia vigente na norma e também parametrizado por processos lastreados na estrutura de alto nível da ISO (padrão de organização dos itens normativos que passou a imperar desde 2015).

Passo a passo para traçar o plano de ação da ISO 9001:2015

ISO 9001:2015

Nos próximos tópicos, deixaremos 6 passos simples para traçar um plano de ação que poderá ser tanto o de implementação, quanto de migração da norma ISO 9001:2015.

Para que o plano seja bem sucedido, é importante que as etapas sejam cumpridas e que os recursos sejam disponibilizados pela empresa.

1 – Defina os prazos e a equipe

A primeira ação a ser tomada pelo gestor do projeto é o levantamento da equipe que atuará da implementação ou migração da norma. É necessário também verificar qual o prazo que se tem para trabalhar e como será feita a entrega do trabalho.

Definir os prazos não é simplesmente dizer quando o projeto deverá ser finalizado, mas estabelecer datas-limite, bem como margens de erro para cada fase do projeto. Assim, cada pessoa integrante da equipe poderá incorporar suas ações às atividades de rotina que já são executadas regularmente.

É importante que todos os prazos fiquem claros e que sejam discutidos com toda a equipe para a verificação de sua viabilidade.

2 – Faça um diagnóstico do sistema de gestão atual

ISO 9001:2015

Antes de começar a desenhar as ações do plano e definir o que precisará ser feito, realize um diagnóstico do sistema atual. Esta tarefa pode ser realizada através de questionários estruturados e de coleta de evidências.

Existem sistemas que auxiliam na execução do diagnóstico do sistema de gestão. Eles apresentam toda a estrutura da norma e permitem que o gestor pontue o que já é feito no sistema atual e o que ainda não é realizado.

Com isso, é possível direcionar as ações para as áreas ainda não parametrizadas e tratar de maneira mais superficial, aquelas que estão em conformidade com a ISO.

O diagnóstico poupará muitas horas de trabalho ao longo da execução do plano, uma vez que a partir dele, evita-se o retrabalho e a perda de tempo com atividades que não agregam valor ao resultado final do sistema.

3 – Utilize as ferramentas de gestão para criar as atividades do plano

Gestores de projetos já estão acostumados a utilizar diversas ferramentas de gestão que aumentam a produtividade de seu trabalho. Contudo, empresas que estão implementando a ISO por conta própria podem ter carência de ferramentas adequadas para parametrizar as ações de seus planos.

Uma ferramenta que ajudará muito na elaboração das atividades e na designação às pessoas adequadas é o 5W2H. A ferramenta representa uma sigla em inglês, a tradução literal de suas palavras seria:

  • o que será feito;
  • porque será feito;
  • onde será feito;
  • quando será feito;
  • por quem será feito;
  • como será feito
  • quanto custará.

Se as perguntas do 5W2H forem feitas para cada ação e suas respostas forem levadas em conta na hora de desenhar o plano, as chances de sucesso serão muito grandes.

Outra metodologia que precisa receber o destaque é o PDCA. Este método não pode ser chamado de ferramenta de gestão, porque é muito mais um sistema que uma ferramenta propriamente dita.

Ele permite que todas as ações sejam feitas sob a ordem de planejamento, execução, verificação e implementação. Assim, as soluções de fato implementadas, são quase sempre as melhores.

4 – Monte o plano sob uma perspectiva realista

ISO 9001:2015

Um erro comum de muitos gestores é a montagem de um plano bonito e atrativo à diretoria, mas que não reflete a completa realidade da empresa. Muitos planos não contém margens para erros e desvios. Com certeza as falhas ocorrerão. Nunca se sabe quando um membro da equipe terá um problema pessoal, o quando o resultado de uma ação não sai como o planejado.

Sempre há o risco de atrasos e falhas de execução, por isso, um bom plano contempla estas possibilidades e já estabelece ações a serem realizadas no caso de suas ocorrências.

É melhor apresentar um projeto realista, mas que pode ser feito no prazo (com sorte até antecipadamente), do que um plano bonito, mas que não se mostra viável na realidade.

5 – Utilize softwares que podem ajudar na montagem do plano de ação

Hoje existem softwares que podem ajudar na montagem do plano de ação da ISO 9001:2015 ou até mesmo fazê-lo de forma automática. Este é o caso da Consultoria Online Verde Ghaia, um software especializado em implementação de sistemas de gestão, que já realiza o diagnóstico e monta todo o plano de ação de forma automática, já no padrão da ISO.

Os sistemas também podem ajudar na questão do controle da execução e no monitoramento dos indicadores das atividades.

É possível que o gestor acompanhe de perto o trabalho de cada membro da equipe diretamente de seu computador, com atualizações em tempo real.

6 – Estabeleça uma rotina de verificação e cobrança das ações do plano

ISO 9001:2015

Após criar as ações do plano, designar às pessoas corretas e determinar os prazos de cada uma, é necessário criar uma rotina de verificação da execução de cada uma delas. Assim, será mitigado o risco de uma atividade ser executada de forma equivocada, sem ser corrigida de imediato.

A implementação da ISO 9001:2015 deve ser feita através de uma metodologia estabelecida pela própria norma, a saber, o plano de ação. As dicas expostas neste artigo podem ajudar muito o gestor a estabelecer um plano mais confiável e assertivo.

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