Padronização: Fator-chave para melhoria Contínua

O nível de desenvolvimento atingido pela humanidade jamais teria ocorrido se o homem não tivesse criado e adotado inúmeros padrões, tais como os de moradia, os de alimentação, os de caça e pesca, os de cultivo, os de comportamento.

Mas o que são padrões? Como eles se aplicam às organizações? Acompanhe conosco essa discussão.

Conceituação de Padronização

Se uma pessoa desempenha determinada atividade de modo simples e eficaz a tal ponto que as outras pessoas que estão à sua volta se convençam de ser esse o melhor modo de desempenhar tal atividade e, espontaneamente, passem a executar essa tarefa da mesma forma, pode-se dizer, então, que o modo de executar a referida tarefa foi padronizado.

Quando as tarefas a serem desenvolvidas pelo grupo são suficientemente simples ou grupo suficientemente pequeno, os padrões costumam não ser documentados, eles são transmitidos verbalmente e através do convívio diário – o conhecimento transmitido de pai para filho pode ser tomado como um bom exemplo para esse fato, sendo que padrões desse tipo são extremamente antigos. Porém, quando a complexidade das atividades e a quantidade de pessoas envolvidas aumentam, como numa empresa, os padrões devem ser documentados para assegurar a uniformidade de cada tarefa executada e, por consequência, uniformidade dos resultados.

Portanto, pode-se conceituar padrão como sendo um documento aplicável sobre um produto ou serviço, método de ensaio e inspeção, uma atividade específica, uma seqüência ou conjunto de atividades, uma ou mais pessoas, que define de modo claro:

• O porque de sua aplicação.
• O que deve ser feito.
• Quais são os resultados esperados.
• Quem é responsável por cada atividade.
• Quando cada atividade deve ser executada.
• Onde as atividades devem ser executadas.
• Como se executa a atividade.

Padrão ISO é uma referência para a execução dos processos

Um padrão é, portanto, uma referência para a execução de uma tarefa ou a produção de um bem ou serviço. É um elemento de comparação – blocos-padrão para calibração de instrumentos de medição, um padrão monetário, um padrão visual para cor ou forma, etc. Como tal, um padrão necessita sempre ser claro e simples o suficiente para que possa ser entendido e seguido por todos a quem se aplica – deve ser escrito de forma que atenda ao usuário, deve ser capaz de eliminar quaisquer dúvidas que este venha a ter.

Para alguns autores, o documento estabelecido para uniformizar uma prática, a fim de se buscar os melhores resultados possíveis deve ser chamado de padrão, uma vez que a adesão a ele é espontânea e as pessoas o fazem por se convencerem das vantagens advindas desta. Portanto, eles não utilizam a palavra norma para caracterizar tal documento. Para eles, norma tem haver com regras, leis, imposição de algo a ser feito por alguém.

Entretanto, padrões também são estabelecidos pelas organizações para assegurar o cumprimento de requisitos legais e contratuais, que são padrões impostos pelo Estado, pelo cliente ou qualquer órgão competente – por exemplo os padrões de emissão de vapores, gases e efluentes líquidos. Mesmo a principal instituição responsável pela padronização em nível nacional, a ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas, não diferencia as terminologias padrão e norma. Para efeito do presente estudo, tal diferenciação também não será considerada, portanto, pode-se entender padrão e norma da mesma forma.

Implantar um sistema de gestão com padrões internacionais – ISO

É, também, importante lembrar que a decisão de implantar um sistema de gestão baseado em padrão internacional, por exemplo ISO 14001, cabe exclusivamente à empresa que assim desejar. Mas, caso ela decida pela não implantação, fatalmente, deixará de atender a requisitos de alguns mercados, não conseguindo, consequentemente, vender para esses.

Outro fato importante é que a realidade a que estão submetidas as organizações é absolutamente dinâmica – os requisitos dos clientes mudam continuamente, os requisitos legais são revisados, os produtos, serviços e processos necessitam ser melhorados para continuar competitivos, os custos precisam ser reduzidos. Deste modo,  os padrões também não podem ser estáticos, precisam, como produtos, serviços e processos, ser continuamente melhorados e atualizados.

Vantagens da padronização

“Implantando padrões:

• Aumento do acesso e da aceitação no mercado.
• Redução do tempo e dos custos no desenvolvimento de produtos.
• Obtenção de vantagem competitiva e aumento na velocidade de compra e venda.
• Corte nos custos na aquisição de componentes e materiais.
• Redução de  despesas administrativas e de materiais.

Participando do desenvolvimento de padrões:

• Auxílio no desenvolvimento de novos mercados e  fortalecimento dos existentes.
• Garantia de acesso ao mercado externo para a tecnologia ou processos da empresa.
• Ajuda no ganho de vantagem competitiva pela influência no conteúdo de normas domésticas e internacionais.
• Minimização do tempo para comprar e vender, fortalecimento da presença no mercado, e oportunidade de se obter novos rendimentos através do licenciamento de tecnologias”.

Quais os Objetivos da Padronização?

Padrões são estabelecidos para uniformizar práticas, produtos e serviços, bem como para preservar a história e domínio tecnológico de uma empresa. São instrumentos absolutamente necessários à gestão.

 De acordo com Falconi, possuir domínio tecnológico é:

1. Ser capaz de estabelecer sistemas (inclui especificar e projetar produtos e processos, “hardware e software”).
2. Assegurar-se de que o que está sendo executado pelas pessoas corresponde ao que está registrado no sistema (treinamento no trabalho e auditoria).
3. Assegurar os objetivos de qualidade, custo, prazo, quantidade, local, moral e segurança (gerenciamento).
4. Ser capaz de analisar o sistema para garantir o atendimento das metas (controle da qualidade).

Isto significa que, ter domínio tecnológico é assegurar que as atividades necessárias ao atendimento das partes interessadas serão sempre exercidas, é não permitir que os conhecimentos vitais à organização sejam posse exclusiva da memória de alguns funcionários – afinal de contas essa é volátil, pois as pessoas podem se esquecer ou deixar de trabalhar para a empresa –, é garantir que a empresa saberá fazer sempre da melhor maneira possível – melhor até mesmo que o mais capacitado concorrente.

Padronizar, portanto, é a única maneira de assegurar uma forma repetitiva e uniforme de executar ações. É um modo de assegurar previsibilidade e confiabilidade das atividades, produtos e serviços de uma organização. A padronização é um meio para se atingir melhores resultados.

Ciclo PDCA no processo de Padronização ISO

Sendo a padronização um meio, ela necessita para atingir os seus objetivos estar inserida num sistema de gestão. O sistema de gestão da qualidade desenvolvido pelo Dr. W. Edwards Deming – TQC – Total Quality Control – e implantado no Japão a partir da década de 50, juntamente com o Toyotismo, tem sido a mais completa e racional forma de gerenciamento das organizações: o gerenciamento pelo ciclo PDCA, mostrado na figura ao lado, que consiste em:

P – Plan, significa Planejar: estabelecer as metas a serem atingidas e definir o plano ou caminho para atingir tais  metas – porque fazer, o que fazer, quem são os responsáveis, quando fazer, onde fazer e como fazer. Nessa fase devem ser previstas todas as etapas necessárias ao alcance da meta – o cronograma, os possíveis desvios e os caminhos alternativos – os Planos de Contingência. Não se pode dar margens a improvisos, caso contrário corre-se o risco de não se chegar onde se quer. É nessa etapa que se define os procedimentos ou padrões para o desenvolvimento das atividades.

D – Do, significa Fazer: treinar as pessoas para que elas possam executar de maneira eficaz o Planejamento; colocar em prática todas as tarefas da forma que foram previstas – cumprir disciplinadamente os procedimentos;  e coletar dados para se proceder a avaliação da eficácia da implementação do Plano.

C – Check, significa Verificar: consiste na comparação dos resultados obtidos na implantação do Planejado com as metas estabelecidas para se medir até que ponto o Plano está sendo implementado com sucesso. Tal verificação deve ser crítica o suficiente para perceber todas as oportunidades de melhorias, mesmo onde tudo tenha sido implementado com sucesso e as metas previstas tenham sido alcançadas.

A – Act, significa Agir: analisar cada falha de implementação – desvios com relação às metas estabelecidas; identificar e eliminar as causas dos problemas e padronizar as ações necessárias para jamais permitir que o mesmo problema volte a ocorrer por quaisquer das causas já descobertas. Significa, também, conservar tudo de bom que foi planejado e implementado.

Padronização e Melhoria Contínua

Gerenciar atividades repetitivas utilizando o Ciclo PDCA, de acordo com o mostrado no fluxograma anterior, consiste em assegurar que as metas-padrão para cada atividade sejam sempre atingidas – peças produzidas dentro das especificações de projeto, serviço prestado dentro do custo-padrão, etc.

E gerenciar atividades não repetitivas implica em, para cada projeto, estabelecer uma meta específica e um caminho para atingi-la, executar as atividades planejadas, verificar se a meta está sendo atingida, descobrir e eliminar as causas das falhas, implantar e padronizar as soluções e, novamente, estabelecer novo projeto, definir nova meta e “girar” o Ciclo PDCA mais uma vez.

Desse modo, pode-se assegurar uma contínua e consistente melhora no nível de desempenho da organização. Porém, sem a padronização não é possível a aplicação de tal modelo de gestão.

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