Oito formas de resolver o alto custo da implementação ISO 9001

É possível alcançar padrão internacional de qualidade sem gastar muito. Descubra como no artigo abaixo.

Certificar-se nas normas da ISO deixou de ser interesse apenas das grandes organizações, hoje as micro e pequenas empresas têm optado por adotar o selo de qualidade junto a marca. Isso porque as atualizações na norma e exigências do mercado tornaram a implementação da ISO 9001 necessária a qualquer empresa que queira manter-se à altura dos concorrentes.

Todavia, a grande preocupação dos empreendedores consiste no alto custo da implantação da ISO 9001. Com a crise no país e a necessidade de redução de gastos, agora mais do que nunca almeja-se a contenção de despesas.

Como intuito de oferecer meios práticos para resolver a questão dos valores elevados do processo de implementação, informamos abaixo 10 dicas simples e possíveis de serem executadas por qualquer organização. Confira!

1ª dica: Antecipe-se

Um problema recorrente em muitas empresas é deixar a implementação das normas para a última hora. Decidem iniciar o processo de obtenção do selo apenas quando o cliente exige a certificação como critério de fechamento de contrato. Tomadas de decisões realizadas dessa maneira geram uma série de problemas, inclusive aumento dos gastos.

Realizar o processo de implementação com tempo escasso exige aumento do número de colaboradores empenhados na adequação aos requisitos e utilização de horas a mais do consultor.

Portanto, orienta-se que empresas sejam elas de grande ou pequeno porte iniciem o quanto antes a implantação dos itens necessários da ISO. O intuito é que os gastos sejam minimizados com o processo feito com antecedência.

2ª dica: Não economize no diagnóstico!

Uma das etapas mais importantes da implantação da ISO 9001 é o diagnóstico. Nesta fase deve-se investir na análise detalhada de cada um dos processos da empresa. A intenção é que todas as adequações sejam planejadas corretamente.

É muito comum que algumas organizações não se dediquem tanto ao diagnóstico e por isso são obrigadas a retomar a várias etapas do procedimento para refazer parte das operações da ISO 9001.  Portanto, para economizar com gastos de retrabalhos na implantação da norma, aconselha-se que invista tempo suficientemente relevante na fase do diagnóstico.

Procure analisar o sistema atual de gestão da sua empresa e verificar quais são os requisitos da ISO 9001 que já são atendidos e quais são os principais pontos que precisam de melhoria. A partir dessa informação, é possível antecipar algumas ações e evitar novamente o retrabalho.

3ª dica: Pesquise!

Antes de fechar contrato, realize muitas pesquisas a respeito da empresa de consultoria. Verifique se há processos abertos contra ela por algum tipo de problema na prestação de serviços. Avalie se há uma empresa cliente cujo dono você conhece. Desse modo, será possível observar além das qualificações, a reputação da organização.

Analise se o valor cobrado é justo e segue a regra do mercado. Desconfie de valores muito discrepantes ao restante das ofertas das concorrentes. Nem sempre vale a pena pagar menos e sofrer depois com as dificuldades no processo de implementação.

Encontre uma empresa que seja conceituada e tenha tradição na implementação das normas ISO. A pesquisa evitará que você invista seu dinheiro em projetos que trarão desconfortos ao seu negócio ou até mesmo prejuízos com gastos elevados.

4ª dica: Estipule uma equipe de implementação

Escolha um profissional habilitado que facilitará o processo de implementação da ISO 9001. A agilidade e praticidade são características fundamentais para o bom andamento da fase de adequação aos requisitos. Quanto menos tempo gasto, mais economia sua empresa terá em relação aos investimentos na busca do selo de qualidade.

Para reduzir os custos, há também a possibilidade de você mesmo conduzir esta etapa. Em muitas micro e pequenas empresas, o próprio dono executa junto ao consultor esse procedimento de adaptação aos itens da ISO 9001.

5º dica: evite gastos com consultoria presencial

No método convencional, o consultor faz visitas presenciais à empresa para instruir a respeito do processo de implementação da norma. Entretanto, as visitas podem ser bastante dispendiosas devido ao custo elevado da hora de um consultor. Em muitos casos, a quantidade de visitas pode chegar a quase 40, o que torna o valor oneroso para muitas organizações.

Para essa questão, existe a consultoria online. Com a Consultoria Online oferecida pela Verde Ghaia, sua empresa tem a mesma qualidade do serviço tradicional, porém, por menos da metade do valor. Ou seja, neste tipo de consultoria não há custos de deslocamento, hospedagem e alimentação. Também evita interferências nas rotinas da organização.

O procedimento se torna muito mais confortável para as empresas, tendo em vista que a consultoria online é flexível devida as inúmeras vantagens que a internet proporciona de comunicação, que pode ser feita a qualquer hora e lugar.

6ª dica: faça pela internet

Na busca pela redução dos gastos, uma excelente alternativa para a implantação da ISO 9001 é o software de gestão de qualidade. Esse tipo de ferramenta funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana. Portanto, evita-se a interferência na rotina dos colaboradores.

O software para a gestão da qualidade é a ferramenta utilizada pela consultoria online, apontada no item anterior. Outro benefício do software é que ele pode ser utilizado por qualquer empresa, independentemente do tamanho e especialidade. Ele também oferece diversas facilidades devido à integração com outras ferramentas e softwares.

É importante frisar que a plataforma é 100% on-line e não exige custos de adequações dos computadores da empresa, o que reduz ainda mais os gastos.

7ª dica: faça com uma empresa conceituada

Quem está no mercado há muitos anos compreende as nuances dos negócios e as principais dificuldades de uma empresa que está iniciando o processo de implementação da ISO 9001 passará. Portanto, orientamos que sua organização escolha uma consultoria que possua características como experiência e inovação no currículo. Esses dois importantes itens irão facilitar o bom andamento e portanto a redução de horas gastas no projeto.

Verifique também se há certificações e premiações na área de atuação. É possível conferir esses pontos no site da consultoria ou também nas buscas pela internet. Um software que tenha as melhores tecnologias do mercado facilitará a adaptação dos colaboradores ao sistema e também na execução das tarefas.

8ª dica: Faça você mesmo!

Empresas que contam com um profissional especialista nas normas da ISO, podem realizar o processo de forma individual. A implementação é disponibilizada no site da ISO e pode ser executada por alguém que entende do assunto. Mas deve se ter muito cuidado neste processo, porque a adequação aos processos não garante certificação.

O valor investido em uma certificadora pode ser perdido, caso a implementação não seja aprovada. Portanto, é possível que a empresa gaste ainda mais tentando fazer sem auxílio de uma consultoria especializada. É bom esclarecer que empresas de consultoria são responsáveis por realizar o processo de implementação da ISO 9001, enquanto os órgãos certificadores são incumbidos de analisar se a empresa está ou não alinhada com as exigências da norma e, portanto, entregar o certificado de conformidade.

Faça com uma empresa de consultoria que lhe dê 100% de garantia de certificação. A consultoria Verde Ghaia está há 17 anos no mercado e garante por contrato a cada um dos clientes a certificação nas normas ISO.

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