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O que você precisa entender sobre os 3C?

Com a chegada inesperada do trabalho remoto nas nossas vidas, resolvi compartilhar com todos vocês sobre a importancia dos 3Cs, responsáveis pelo bom andamento das tarefas. São eles, Comunicação | Colaboração | Confiança.

Posso dizer que estes são, basicamente, os três pilares que sustentam o trabalho à distância. Obviamente eles também fazem toda a diferença nas organizações que os adotam até mesmo no trabalho presencial.

Embora falemos deles na perspectiva do HOME OFFICE, deixo claro que os 3Cs são imprescindíveis para as organizações que desejam a melhoria contínua de seus processos. 

Comunicação

Se você já discutiu com algum colega de trabalho pessoalmente ou por telefone, sabe muito bem que a segunda opção pode ser um tanto problemática, uma vez que gera mal entendidos, pois não transmite os sinais físicos que podem apaziguar uma discussão. Tudo por telefone, se torna mais frio e impessoal.

Trabalhar remotamente, não é muito diferente disso. Basta imaginar uma reunião numa sala, com todos juntos, e depois uma videoconferência, com conexões de internet de velocidade variável em cada lar, microfones com ruídos, falas picotadas, crianças pedindo algo, telefone tocando, vizinho chamando, cachorro latindo… Parece filme, né? Mas, essa tem sido a realidade de muitos. 

É por isso que a comunicação deve ser o ponto principal, principalmente entre equipes trabalhando remotamente. A comunicação precisa ser a mais clara e direta possível, evitando mal entendidos, por exemplo:

  • As informações passadas devem ser simples e com linguagem acessível a todos os participantes.
  • Todos devem estar cientes de suas funções e deveres.
  • A quantidade de canais deve ser limitada, de modo que as informações não fiquem muito dispersas.
  • Escolha um aplicativo de conversa (Whatsapp, Telegram, Messenger), um sistema de vídeo e voz (Zoom, Skype)
  • Trate seus assuntos com os demais colaboradores da empresa através do e-mail corporativo e telefone.
  • Documentos importantes devem circular apenas pelo e-mail corporativo.
  • A segurança da informação também é um fator primordial. Procure conhecer os termos de uso de todos os aplicativos escolhidos.
  • Se você é gestor, abra espaço para tirar dúvidas, deixe a equipe à vontade. Nenhuma pergunta é irrelevante.
  • Adote um software de gestão online como o SOGI da Verde Ghaia, deste modo é possível centralizar informações e facilitar a coordenação de projetos.

Colaboração

Para que toda a parte operacional do trabalho remoto funcione, é essencial que haja colaboração mútua entre a equipe. Como as pessoas estarão em ambientes diferentes, será um pouco mais difícil captar o andamento de cada tarefa, por isso, a ordem é não procrastinar.

  • Todos devem estar bem dispostos e contribuir ativamente durante as reuniões (normalmente por videoconferência); nada de ficar fazendo uma tarefa paralela enquanto seu colega fala.
  • Se houver um pedido para completar alguma tarefa, não procrastine. Muitas vezes, um colega depende da conclusão do seu trabalho para dar continuidade ao dele.
  • Não permitam que problemas cresçam além do que deveriam. Isso cria um efeito de “jogo do empurra”, fazendo com que ninguém queira assumir as implicações que virão a seguir e gerando conflitos desnecessários.
  • Realizem sessões de brainstorming para estimular a criatividade e para que todos possam ter voz. Inicialmente, nenhuma ideia deve ser descartada para que ninguém sinta vergonha de participar ativamente. O filtro para escolher o que será de fato adotado só virá depois.
  • Caso você seja o gestor, crie um ambiente positivo, de modo que as pessoas tenham vontade de colaborar umas com as outras espontaneamente. Esteja disponível para dúvidas; entre em contato periodicamente com seus colaboradores; elogie-os pelo bom trabalho.
  • Realize reuniões presenciais de tempos em tempos.

Confiança

“Imagine se vou deixar meus colaboradores trabalharem em casa?! Aposto que vão ficar enrolando o dia inteiro!” Parece incrível, mas em pleno século XXI, muitos gestores ainda têm essa mentalidade.

Acontece que a confiança é essencial no trabalho remoto. Pense assim: se você não confia no seu colaborador, por que então ele foi contratado? Ora! Se aquela pessoa está ali na empresa, cumprindo uma função, então é porque ela é digna de estar ali, certo? Portanto, dê um voto de confiança à sua equipe.

  • Na gestão remota, autogestão é a palavra chave. Mas isso, não significa eliminar a figura do líder. Ele é essencial e precisa se fazer presente.
  • Garanta que todos estejam cientes de seus deveres e obrigações na empresa.
  • Quando cada colaborador sabe o que fazer, dificilmente as tarefas se perdem.
  • O gestor deve distribuir bem o trabalho, de forma que ninguém fique sobrecarregado ou com muito tempo livre. E aquele colega que terminou seus afazeres bem antes do tempo sempre pode ajudar os outros.
  • Outra dica para o gestor: para garantir que todas as entregas aconteçam no prazo determinado, mantenha contato com os colaboradores.
  • Procure saber sobre o andamento das tarefas, mas ao mesmo tempo, dê espaço para a criatividade.
  • Peça pequenos feedbacks ao fim de cada expediente e realize um balanço semanal dos resultados.
  • O gestor é um grande “solucionador de problemas”. Em geral, ele entra em cena quando o colaborador não consegue resolver determinada situação por conta própria.
  • Dê abertura tanto para que seus colaboradores gerem soluções sozinhos, quanto para buscarem ajuda quando necessário.

Quando essa relação de confiança se solidifica, nenhum problema se transforma numa bola de neve assustadora. Coloque em prática o conceito dos 3Cs e melhore a rotina das suas tarefas.

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Daniela Pedroza – Diretora Técnica da Verde Ghaia

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