Evitar a não conformidade significa evitar prejuízos ou retrabalhos na operação das empresas
O diferencial de uma empresa se deve a muitos fatores, mas é inquestionável a ótica do mercado que o quesito qualidade desponta como uma das características mais relevantes de uma organização. Por esse motivo, a ISO 9001 tem sido utilizada por milhares de empresas de diferentes nacionalidades. Dados divulgados pela ISO, mostram que a ISO 9001 é a norma mais conhecida no mundo.
Integrante da família 9000, a ISO 9001 traz os requisitos do Sistema de Gestão de Qualidade que atua na eficácia dos processos, a fim de que a empresa alcance os resultados esperados. Quando uma companhia não opera de acordo com um dos itens da norma, ela está em não conformidade com a ISO 9001.
O que significa não conformidade com a ISO 9001?
Quando uma organização está em não conformidade significa dizer que um dos processos está ocorrendo de maneira errada. Este erro gera resultados insatisfatórios, ou seja produtos não conformes, que não estão alinhados a determinados itens da ISO 9001.
A padronização do sistema de gestão da empresa permite que os processos se alinhem aos requisitos da norma. E impede que produtos sejam criados fora do padrão de qualidade da ISO 9001 e aquém das expectativas dos clientes.
Em linhas gerais “não conformidade” é não atender a determinado requisito da norma, não estar alinhada a ISO.
Entenda a diferença entre não conformidade e defeito
Embora os dois termos apresentem algumas características semelhantes, eles são distintos em seus conceitos. Para evitar que você confunda não conformidade com defeito, explicaremos abaixo as principais distinções.
O defeito no processo está relacionado a um problema de utilidade ou funcionalidade de um determinado processo dentro da gestão de qualidade. Além de não atender ao requisito, quando há defeito, o processo se torna improdutivo.
Exemplo: A linha de produção de garrafas de vidro possui capacidade para entregar 10 garrafas por minuto. No entanto, está entregando três garrafas quebradas. Logo há um defeito no processo
Já a não conformidade não está necessariamente ligada a um problema no processo, pode ser que o procedimento funcione perfeitamente, todavia ele não atende a algum item específico da ISO 9001. A Não conformidade significa dizer que o processo simplesmente não está à altura do padrão de qualidade.
Exemplo: A linha de produção de garrafas de vidro possui capacidade para entregar 10 garrafas por minuto, mas está entregando apenas oito. Neste sentido, há uma não-conformidade.
Resumindo, todo defeito é uma não conformidade, mas nem toda não conformidade é um defeito.
Para evitar que ocorram irregularidades, ou seja não conformidades nos processos das organizações, existe a melhoria contínua. Este é outro importante requisito da ISO 9001 que possibilita a aperfeiçoamento do sistema da organização.
O que significa melhoria contínua?
A melhoria contínua é um dos requisitos do sistema de gestão de qualidade da ISO 9001. Ela atua no aprimoramento constante dos processos ou dos métodos de trabalho. A partir dela, busca-se alcançar níveis elevados de perfeição que vão além dos conceitos de qualidade, alcançando os interesses e necessidades dos clientes.
A melhoria contínua proporciona ideias e estratégias para auxiliar na gestão das não conformidades. A partir da melhoria contínua é possível criar mecanismos eficazes para evitar a reincidência de problemas nos processos e melhorar a produtividade da empresa.
Assista o vídeo abaixo de uma das nossas consultoras explicando como tratar as não conformidades:
Três dicas simples para tratar as não conformidades
Mais importante que criar estratégias para corrigir as não conformidades, é antever situações que poderão apresentar-se como um problema para a empresa.
1ª dica – Estabeleça metas: A partir de um plano estratégico é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Quando se organiza metas, observa-se com mais detalhes os percursos e caminhos dos processos e portanto onde podem ocorrer ou já acontecem as não conformidades. Estipule também no planejamento estratégicos itens que constem a análise das não conformidades.
2º dica – Utilize ferramentas: As ferramentas da qualidade atuarão nas suas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.
3ª dica: Faça ações corretivas: Com a análise da origem e causa das não conformidades é possível se preparar para evitar problemas sistémicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo e recurso em correções.
Não conformidades podem ser causadas por:
– Não atendimento a requisitos de clientes e contratos;
– Em auditorias internas quando requisitos de um Sistema de Gestão da Qualidade baseado na norma ISO 9001 não estão sendo atendidos;
– Quando um produto não apresenta as suas características especificadas;
– Quando uma lei ou regulamento não é respeitado;
Para compreender melhor a questão da não conformidade da ISO 9001, é preciso esclarecer que existem duas distinções: As não conformidades maiores e menores.
Entenda a diferença entre não conformidades maiores e menores
Não conformidades maiores
Esse tipo de não conformidade está relacionada a problemas mais graves. São erros sistêmicos no sistema de gestão de qualidade. Na maioria dos casos, ocorre quando um requisito inteiro da norma não é cumprido.
Podemos citar como exemplo, a não existência de um método de verificação, análise e registros de equipamentos de monitoramento e medição, ou se todos os equipamentos de monitoramento e medição não possuem identificação de seu estado de verificação e registros mantidos.
Outro exemplo é a ausência do requisito da política de qualidade nos processos. A política de qualidade é um documento que especifica as ações de controle de qualidade de uma organização. A inexistência dele irá gerar sérias consequências para a empresa como a ineficiência da comunicação dos itens de qualidade para a equipe de colaboradores.
Não conformidades menores
Trata-se de falhas pontuais, ou seja, erros mais específicos.
Como por exemplo, um único equipamento de monitoramento e medição não está com a identificação. Ou então do seu estado de calibração ou quando registros de competência de um determinado colaborador não estão arquivados.
Saiba como evitar as não conformidades
Embora temos consciência que é impossível que em uma empresa seja ela de grande ou pequeno porte nunca ocorram erros no sistema, é aconselhável que se crie medidas para reduzir o número de não conformidades nos processos. Para isso, oferecemos algumas orientações que podem ser úteis a qualquer organização que queira andar alinhada na ISO 9001.
Capacite os colaboradores: Treine cada um dos integrantes da equipe com informações relevantes sobre a não conformidade. A intenção é que eles entendam corretamente os conceitos de “não conformidade”, “ação corretiva”, “correção”, “ação preventiva”.
Promova mensurações: Crie indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades. Por exemplo, relacione as não conformidades aos custos que elas geram dentro dos processos.
Alinhe esses indicadores as metas estratégicas da organização;
Envolva os colaboradores no processo correção de não conformidades. É fundamental que todos saibam que exercem papel relevante para o cumprimento e correção das não conformidades. Defina ações para corrigir as não conformidades como responsabilidade de toda a organização e não apenas da área da qualidade.
Apresente a relevância do SGQ. Crie a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas. Portanto, todos são responsáveis pelo cumprimento da norma ISO 9001.
Quer entender mais sobre o assunto? A Consultoria Online Verde Ghaia possui profissionais experts no assunto que podem auxiliar sua empresa a evitar e compreender a não conformidade na ISO 9001.
Ótimas dicas!
Muito obrigado Marcia!!!! Estamos a sua disposição.