Nova versão da ISO 9001 e as mudanças no controle de documentos

Todo sistema de gestão é composto por documentos. Nesse sentido, o controle de documentos é necessário para dar boa sequência as atividades e para manter certo padrão ao longo dos anos de existência da empresa, independente de qualquer mudança que ocorra no meio do caminho

Imagine o seguinte cenário: você acaba de ser contratado em um cargo promissor, substituindo alguém que atuava na empresa há cerca de aproximadamente sete anos, porém, não há documentos registrados acerca das atividades que eram realizadas anteriormente e nem controle das ações que devem ser feitas para manutenção de algum processo existente ou operacionalização de alguma tarefa. E aí, o que você faz? Começa do zero!

Se a empresa tivesse o controle de documentos adequado com os devidos registros de rotina, essenciais para manter a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, não seria preciso “começar do zero” e assim, o novo funcionário teria acesso aos registros pertinentes à sua atividade, podendo manter o padrão de qualidade existente e ainda, possivelmente, propor melhorias de uma forma muito mais eficaz.

Documentos e a antiga versão da ISO 9001

Falando em qualidade, o Sistema de Gestão ISO 9001, desde a última atualização realizada em 2015, teve uma mudança significativa quanto ao quesito controle e registro de documentos de uma organização.

A versão da ISO 9001:2008, trata sobre a documentação no item 4.2 – Requisitos de Documentação definiu quais os documentos eram necessários para compor o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), como: os objetivos, a política, o manual da empresa e demais documentos que garantam, por meio dos registros, a eficácia do SGQ.

Este item da norma é subdivido em dois outros: o item 4.2.3 – Controle de Documentos e o item 4.2.4 – Controle de Registros, que definem bem o que é controle e o que é registo.

Qual a nova definição para os documentos na atual versão da ISO?

Com a nova versão da ISO 9001:2015, a definição de registro e controle mudou um pouco de contexto, a partir do tópico 7.5 – Informação Documentada, inserido dentro do item 7 – Apoio.

Dessa forma, toda vez que a norma descrever que se deve manter a informação documentada, significa que você deve manter uma rotina, uma regra ou uma instrução de trabalho, de forma a regulamentar a prática.

Já, toda vez que for pedido que se retenha a informação documentada, significa que se tenha um registro, evidenciando a prática de determinada rotina. Essas mudanças são muito positivas visto que, não haverá a necessidade de ter documentos apenas porque a norma exige, e sim porque são necessárias para manter o SGQ e a certificação em dia.

Importante!

Deve-se considerar na Informação Documentada todas as determinadas pela organização e as sugeridas pela norma, visto que um dos critérios das normas de qualidade tanto da ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001 é a criação e o controle dos documentos.

É importante frisar que a existência da documentação do sistema de gestão favorece a conscientização do que é fundamental para a organização atender os requisitos do cliente, cumprindo a política e alcançando os objetivos propostos.

O que farei com os meus documentos quando eu fizer a migração?

Os documentos, que anteriormente tinham um capítulo inteiro na norma destinado a eles (não por menos), visto que é um item muito importante para a implementação da norma na empresa, agora estão inseridos em um tópico do requisito de apoio, e isso muda muita coisa.

Basicamente, se antes para ter a certificação do SGQ era necessário o cumprimento de alguns procedimentos padrões que permitiam que a norma “funcionasse no papel”, agora, com a nova versão da ISO 9001, a documentação se torna um item que dará suporte a todo o processo exigido pela norma.

Assim, antes de qualquer coisa, é preciso, primeiramente,  entender o funcionamento da empresa, bem como identificar quais são seus Stakeholders, definir os processos e os responsáveis que atenderão as necessidades da empresa de forma eficaz e obter uma estrutura completa para a operação dos processos.

Feito isso, busca-se entender quais são as informações necessárias para a garantia da eficácia dos processos, em que a documentação poderá ser mantida (documento) ou retida (registro).

Neste contexto, aqueles documentos que existiam apenas para “atender a norma” não são mais necessários ao SGQ, e sim apenas aqueles que garantam a eficácia dos processos identificados, que façam sentido dentro da organização e para o sistema de gestão.

Por que o controle de documentos é tão importante para uma empresa?

O Planejamento Estratégico, a definição da Missão, Visão e Valores, bem como seu organograma e demais aspectos importantes para o bom funcionamento de uma organização, são informações muito relevantes e significativas que precisam ser documentadas.

Ter o controle dos documentos é importante para que o empresário e seus funcionários não se percam diante das informações existentes sobre a empresa, permitindo assim o seu bom funcionamento e a garantia da melhoria contínua das atividades.

Documentos são como se fossem capítulos de um livro que contam toda a trajetória da empresa, não importa se sua empresa é micro, média ou grande. Gerir de forma eficaz os arquivos da empresa é garantir que haja economia de tempo e ainda evita a perda de dados importantes.

Do que se trata a informação documentada?

O requisito Informação Documentada, constante no item 7.5 da ISO 9001 na versão 2015, é dividido em três partes, que são:

• 5.1. Generalidades – esta seção divide as informações documentadas obrigatórias em duas partes, as que são requeridas pela ISO e as requeridas e necessárias pela própria empresa;
• 5.2. Criando e atualizando – esta seção trata da identificação dos documentos, por meio de uma mídia ou outro formato específico e ainda sobre a análise crítica e aprovação antes da sua divulgação.
• 5.3. Controle de informação documentada – esta seção diz sobre a disponibilidade dos documentos em local de uso, que devem estar de modo legível e protegido, com sua identificação de revisão mostrada de forma clara.

As exigências acerca das informações que devem ser documentadas, segundo a nova versão da ISO 9001 são:

• Escopo da Qualidade
• Política da Qualidade
• Objetivos e Metas da Qualidade
• Critérios para avaliação e seleção de fornecedores

Além desses documentos obrigatórios, a adoção de outros documentos deve ser considerada, mesmo que estes não sejam mandatórios, como:

• Procedimento para a análise crítica pela alta direção;
• Procedimento para a competência, formação e sensibilização;
• Processo para determinar contexto da organização e as partes interessadas;
• Procedimento para a manutenção de equipamentos e aparelhos de medição e monitoramento;
• Procedimento para lidar com os riscos e oportunidades;
• Procedimento de vendas e requisitos relativos a produtos e serviços;
• Procedimento para a auditoria interna;
• Procedimento para a produção e fornecimento de serviço;
• Procedimento de documento e de controle de registros;
• Procedimento para projeto e desenvolvimento de produtos e serviços;
• Procedimento para a gestão de não conformidades e ações corretivas;
• Procedimento para o monitoramento da satisfação do cliente;

O que eu faço com meu manual da qualidade?

A última revisão da ISO 9001 não exige mais o Manual da Qualidade, porém ele não perdeu a sua importância, pois nele apresenta-se exatamente como é o seu SGQ, do começo ao fim. Portanto, embora não seja mais uma exigência, o Manual da Qualidade é um registro importante sobre as práticas do SGQ na sua empresa, não o desconsidere totalmente.

Como otimizar meu controle de documentos?

Para a gestão eficaz do controle de documentos, há softwares que auxiliam nestes processos com várias funcionalidades que permitem a gestão otimizada dos documentos. A Consultoria Online Verde Ghaia desenvolveu o software chamado “Módulo de documentos”, que auxiliar as organizações nesta etapa de controle de documentos.

Além deste software, o Grupo Verde Ghaia também disponibiliza uma série de soluções voltadas para gestão das atividades de sua empresa, relacionada à gestão de normas ISO, gestão de resíduos por meio do VG  Resíduos, gestão de obrigações legais e outras funcionalidades que permitirão que sua empresa seja mais eficaz e competitiva no mercado.