ISO 19011: como preparar sua empresa para Auditoria?

A ISO 19011 é uma norma criada para fornecer orientações para a realização de auditorias dos sistemas de gestão. Com ela, os gestores conseguem se adequar melhor aos requisitos exigidos pelas normas. Esse processo de gerenciamento dos sistemas de auditoria é muito importante, pois os passos vão determinar melhor a qualidade do resultado.

Dessa forma, é fundamental projetar, implementar, monitorar e revisar o processo para que se obtenha a melhoria na avaliação do sistema de gestão implementado do seu negócio.

Projetar: A primeira ação indica a necessidade de você conhecer a fundo o seu processo, sabendo tudo que ele vai demandar e qual será o seu resultado. Isso significa que você precisa saber exatamente tudo o que vai fazer.

Implementar: A implementação, ou execução, é fator decisivo, sem o qual o processo ficará estagnado na projeção. Dois pontos são essenciais para que a implementação aconteça: iniciativa e acabativa.

• Iniciativa: É a tomada de atitude na direção da ação proposta. Aqui, você precisa reunir dados e informações que, uma vez processados, lhe dará a direção certa para executar o que fora proposto.

• Acabativa: Significa executar cabalmente o que fora planejado. É importantíssimo entender não se trata de “eu fiz a minha parte” ou “foi feito o que era possível hoje”, mas, sim, de finalizar tudo o que a iniciativa determinou.

Monitorar: Atribuir as responsabilidades e autoridades para esses processos e estar atento ao cumprimento dessas atribuições. É preciso que as responsabilidades e autoridades estejam claramente definidas para que sua equipe desempenhe um trabalho organizado e eficaz, permitindo que as pessoas se aperfeiçoem no que realizam. Esse monitoramento garantirá o sucesso do que inicialmente foi projetado.

Revisar: É a manutenção do Sistema de Gestão, que se dá mediante três passos: 1) a manutenção de fato; 2) a melhoria e a 3) evolução.

Princípios de auditoria definidos e citados pela ISO 19011

A adoção desses princípios é pré-requisito para se chegar a conclusões de auditoria pertinentes e suficientes, permitindo aos auditores trabalhar independentemente entre si, obtendo conclusões semelhantes em circunstâncias semelhantes.

• Integridade: Trata sobre questões relacionadas à idoneidade da equipe de auditores, as características pessoais como honestidade, responsabilidade e dedicação, para que as auditorias sejam executadas corretamente, com imparcialidade e sem desigualdades, evitando, inclusive, possíveis influências que venham interferir no seu julgamento.

• Apresentação justa: Aborda a importância das conclusões das auditorias serem verdadeiras e objetivas, considerando também o registro de possíveis problemas de divergência de opiniões durante a auditoria. Além de que a comunicação do auditor deve ser clara e objetiva.

• Devido cuidado profissional: A aplicação de diligência e julgamento na auditoria. Os auditores devem trabalhar com o devido cuidado, considerando a importância da tarefa que eles executam e a confiança neles depositada pelo auditado e por outras partes interessadas. Os auditores devem ter a capacidade de ser ponderados em seus julgamentos em todas as situações da auditoria de SGI.

• Confidencialidade: Menciona a importância da discrição dos auditores para que as informações obtidas das atividades executadas sejam protegidas. Além da preservação para que não sejam usadas de forma inapropriada e/ou para ganhos pessoais, tanto para o auditor quanto para o auditado. Incluindo o manuseio apropriado de informações confidenciais ou sensíveis.

• Independência: A base para imparcialidade da auditoria e objetividade das conclusões da auditoria. Para isso, é essencial a objetividade dos auditores durante todo o processo; em caso de auditoria interna, é desejável que não a realizem nos respectivos locais que desempenham suas funções. Isso é um modo de garantir que as conclusões sejam baseadas somente nas evidências identificadas.

• Abordagem baseada em evidência: Método racional para alcançar conclusões de auditoria confiáveis e reproduzíveis em um processo sistemático de auditoria. As evidências devem ser passíveis de verificação, normalmente baseadas em informações que estavam disponíveis durante a auditoria. Para que se possa garantir a confiabilidade das conclusões a que se chegaram os auditores, amostragem de análise e auditoria devem estar coerentes entre si. Método racional para alcançar conclusões de auditoria

Como controlar cada etapa da sua Auditoria de SGI?

A realização de auditorias é um procedimento saudável e extremamente benéfico para as empresas. A gestão alcança mais eficiência, uma vez que é possível avaliar não apenas os processos, mas também os envolvidos que, de certa forma, tornam-se responsáveis pela melhoria contínua do SG implementado.

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