O que você precisa saber sobre implementação de um Sistema de Gestão? Você deseja implementar um Sistema de Gestão da Norma ISO, porém não faz ideia de como começar. Nós compreendemos. São tantas Normas Regulamentadoras, que pode ser confuso até mesmo compreender qual dos selos ISO é mais adequado ao seu modelo de negócios. Mas não se aflija.
Implementando um sistema de gestão
Esse tipo de dúvida é mais normal do que você imagina! Muitos gestores querem muito implementar um Sistema de Gestão em sua organização, mas não sabem como dar o primeiro passo.
A implantação do sistema de gestão em várias organizações têm se tornado comum em muitos pontos. Geralmente essa ação se volta para obter certificações internacionais que aumentem a imagem da empresa no mercado. No entanto, vem sendo notado que mesmo quando certificada, a empresa ainda apresenta falhas em sua execução. Dessa forma, o planejamento que proveu o certificado acaba não se mantendo durante todo o negócio. Mas, por que isso ocorre ao sistema de gestão? Há vários motivos para se indagar – e muitos são bem simples de se entender o porquê!
E através de oito perguntinhas, que você deve se fazer, para compreender de que modo sua empresa pode se beneficiar com um Sistema de Gestão. Então, vamos lá!
Sugestão de leitura: Quando as implementações do Sistema de gestão falham (Parte I)
1. Por que você tem a intenção de implantar um sistema de gestão em sua empresa?
A intenção é melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos? Reduzir acidentes? Aumentar a credibilidade junto ao mercado? Não importa qual(is) seja(m) sua(s) intenção(ões). O fato é que só será possível definir o melhor Sistema de Gestão para seu modelo de negócios depois que esse questionamento estiver respondido.
2. Na sua visão, o sistema de gestão tem qual objetivo? Serve apenas para atendimento a requisitos do cliente ou agrega valor?
Outra questão muito importante. O selo ISO não é um “enfeite”, uma espécie de “troféu” para sua empresa ostentar. Ele é muito, muito mais importante do que isso. Quando a empresa conquista um selo ISO, ela está mostrando que se adequou a uma série de padrões internacionais e que possui a participação de todos os seus colaboradores na empreitada. É algo bastante grandioso, trabalhoso, que demanda recursos humanos e financeiros e que exige mudança de mentalidade da parte de todos na organização.
3. O que você espera com o sistema de gestão implantado? Quais serão os ganhos?
É muito importante estabelecer os ganhos esperados porque eles ajudam a definir as metas da empresa. Se você implementar um Sistema de Gestão sem definir metas, é muito provável que a empreitada vá dar errado, pois a tendência será atirar para todos os lados, sem foco algum — e com isso sua empresa não terá nenhum ganho realmente significativo. Em resumo: não tente conquistar montes de selos ISO ou fazer grandes planos se não houver condições para tal. Seus objetivos precisam ser muito bem definidos.
4. Acha que o sistema de gestão trará mais lucro a sua empresa?
Sim, todos gostamos de lucro, mas analise essa questão com mais cuidado… Ao esperar que o sistema de gestão traga mais lucro para sua empresa, de que forma você espera que isso aconteça? O lucro não virá automaticamente só porque você implantou um SG na sua empresa. Na verdade, o Sistema de Gestão servirá exatamente para identificar os riscos que permeiam sua empresa com mais clareza e, quem sabe, até mesmo cavar algumas oportunidades (os chamados “riscos positivos”. Já falamos deles aqui).
5. Algum cliente já lhe solicitou certificação para fornecer produtos ou serviços a ele?
Se houve solicitação de certificação por parte dos clientes, é preciso agir. Isso significa que a certificação é um fator importante para fechar negócios e que o processo de implantação do Sistema de Gestão deve ser mais acelerado. Nesse caso, verifique a possibilidade de contratar um serviço de consultoria online para agilizar a execução.
6. Você tem disponibilidade de recursos para implantação do sistema de gestão?
Para se adotar um bom Sistema de Gestão faz-se essencialmente necessário ter duas coisas: tempo e verba. O tempo exigido não será apenas o seu, gestor, mas o de toda a sua equipe. É preciso ter certeza de que existe disponibilidade para isso; um SG implementado fora de hora, sem apoio de todos os departamentos da organização, tende a ser um verdadeiro desperdício de tempo e de dinheiro (e ainda pode prejudicar o andamento das atividades rotineiras de todos). Já a questão da verba pode ser contornada de várias formas. Se você não tem capital para investir num modelo de consultoria presencial, estude a possibilidade de trabalhar com a consultoria online ou a consultoria híbrida; ambos os modelos apresentam cortes consideráveis em seu custo.
7. Acha que sua organização tem maturidade para implantar e manter um sistema de gestão?
O excesso de otimismo pode ser um problema aqui. Sua resposta a esta pergunta precisa ser totalmente realista, baseada em dados sólidos.
8. “As normas hoje são mais práticas.” Você tem esta visão ou acha que as normas não são nada mais, nada menos do que burocracias que simplesmente “devem ser seguidas”?
A maneira como você enxerga as normas regulamentadoras diz muito sobre o futuro da sua empresa. Seja sincero. Se você considera as NRs uma grande bobagem burocrática, não tenha medo de dizer isso a si mesmo, até mesmo para não perder tempo tentando implantar um Sistema de Gestão que não estará em seu coração, que não carregará a sinceridade nele. No entanto, compreenda que o mercado tem visões muito particulares sobre empresas que conquistam os selos ISO. Pense no assunto com cautela.
Sugestão de Leitura: Falhas que ocorrem nas implementações de Sistema de gestão (Parte II)
E se você tem dificuldade para responder a qualquer uma das perguntas acima, não tem problema também. A Verde Ghaia possui uma equipe de consultores experientes que vão analisar o cenário da sua empresa e ajudar a chegar nas respostas.
A Verde Ghaia é especialista em Sistemas de Gestão, desde o planejamento à implementação, e ao longo dos anos tem auxiliado muitas organizações na conquista de certificações.
Fale conosco e implemente um sistema de gestão eficiente!
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