Entenda como esse importante item no sistema de gestão é apresentado pela norma internacional da ISO
Quem nunca entrou em uma loja a procura de determinado artigo e ouviu a seguinte frase do vendedor: “o produto está em falta”. A deficiência no estoque pode se dar por uma série de razões, dentre elas a má gestão de fornecedores.
Essa é uma das áreas significativas do planejamento organizacional da empresa e por isso merece devida atenção. O erro na gestão de fornecedores pode gerar além da falta de produtos, outra série de dificuldades. Vejamos algumas delas:
- Variação da qualidade do produto ou serviço;
- Mudanças contínuas de preço do serviço/produto;
- Enfraquecimento da marca junto ao cliente devido a irregularidade no fornecimento dos serviços;
- Perda de vendas e clientes por falta de produtos;
- Aumento de gastos devido à má gestão de fornecedores
- Mau atendimento ao cliente devido à falta no estoque
Atentar-se à gestão de fornecedores é essencial para o bom funcionamento do empreendimento como um todo. É por isso que a ISO 9001: 2015 trata especificamente do item: gestão de fornecedores. A intensão é que o sistema de gestão das empresas seja cada vez mais aperfeiçoando evitando erros relacionados a esse requisito.
Mas antes de aprofundar na questão, vejamos o que define o termo “fornecedores”.
O que são fornecedores?
O fornecedor pode ser entendido como provedor externo, prestador de serviço, contratado, aquele que fornece serviço, material ou produto para à empresa. Segundo um dos requisitos da ISO 9001: 2015 “A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.
Nessa classificação, compreende-se que os fornecedores são provedores externos. A partir dessa explicação, vejamos o que a norma internacional do sistema de gestão aponta que deve ser observado para ser trabalhado pelas empresas na gestão de fornecedores.
Avaliação dos fornecedores
Como já mencionamos nesse artigo, os fornecedores exercem papel importante na empresa, por isso é necessário que a seleção inicial seja bastante criteriosa, atentando a cada um dos requisitos que a norma do sistema de gestão de qualidade propõe.
Há também a execução de estratégias sistematizadas e documentados para avaliação do desempenho, da regularidade dos fornecedores. A versão 2015 da ISO 9001 permite ao empresário promover essa análise perspicaz para reunir o melhor grupo possível de fornecedores que atendam de fato a necessidade e demanda da organização.
Para isso, vale executar três etapas básicas com os fornecedores: avaliação inicial, monitoramento do desempenho e reavaliação.
1ª etapa da gestão de fornecedores: avaliação inicial
Além de práticas comuns como pesquisas e análises prévias sobre o fornecedor e sua atuação no mercado, para a boa gestão orienta-se que seja solicitado documentos que indiquem que o fornecedor cumpre as leis relacionadas ao serviço referido.
Além de exigir registros de comprovação da atuação legal do fornecedor, existem normas da ISO como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 que trazem confiabilidade e segurança do fornecedor. As normas são padrão internacional de qualidade em diferentes áreas e legitimam as empresas certificadas.
Vale ressaltar que muitas corporações não realizam relações comerciais com empresas sem certificação nos sistemas de gestão. Portanto, assim como você deve observar no seu fornecedor, é necessário que sua empresa também possua selos de qualidade.
2ª etapa gestão de fornecedores: monitoramento de desempenho
Outra ação importante na gestão dos fornecedores é monitorar o desempenho. Essa ação implica em registrar alguns pontos importantes do fornecedor, como:
– prazo de entrega
– análise de compatibilidade entre nota fiscal e produto entregue
– atendimento
– impactos
– posicionamento no mercado
– avaliação do histórico de serviço prestados
Os itens a serem observados mudam de acordo com o tipo de fornecedor e da empresa, portanto alguns pontos são mais importantes que os outros a ser avaliado no provedor. Fique atento ao tipo de seguimento que a sua empresa atua. Como por exemplo em uma padaria é essencial a qualidade e pontualidade da organização que irá lhe fornecer o trigo.
A ISO 9001 permite que o processo de gestão de fornecedores seja automatizado, permitindo que as etapas de monitoramento de desempenho sejam práticas e simples.
3ª etapa gestão de fornecedores: reavaliação
Para dar continuidade a qualidade do trabalho que tem sido prestado pelo fornecedor, é importante que ocorram reavaliações semestrais ou anuais, alterando de acordo com o empreendimento ou demanda do serviço.
A prática da reavaliação fortalece pontos importantes do serviço e permite monitorar se o fornecedor continua obedecendo os requisitos de prestação de serviço. A reavaliação na gestão de fornecedores é importante não apenas para confirmar se os serviços continuam sendo feitos com qualidade, mas se os erros observados em análises anteriores foram corrigidos.
Além dessas três etapas, citaremos abaixo alguns processos que precisam ser realizados em diferentes seguimentos no que diz respeito a gestão de fornecedores:
Planejamento: Nesse item, a ISO 9001:2015 propõe que a empresa defina o que precisa ser alcançado dos provedores externos. Pontue o que você espera do fornecedor e a partir disso verifique se a empresa de interesse conta com as características ou a capacidade necessária para ser o fornecedor do seu negócio.
Comunicação: Os requisitos devem ser informados aos provedores externos de maneira clara e apropriada promovendo a conexão de informações e conteúdo.
Controle: Para a ISO 9001:2015, controles devem ser determinados para a organização assegurar que processos, produtos e serviços providos externamente (que afetem a qualidade dos produtos e serviços da organização) estejam conformes com requisitos, incluindo critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação dos mesmos, conforme citado anteriormente nesse artigo.
O tipo e a extensão dos controles dependem do risco associado. Para a ISO9001:2015, o desempenho dos provedores externos deve ser analisado, inclusive pela Alta Direção.
Gestão de competências: A ISO9001:2015 requer que organização determine a competência necessária de pessoa(s) que realize(m) trabalho sob o seu controle que afete o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Para a ISSO 9001:2015, o conhecimento organizacional pode vir de provedores externos.
Explicada a importância da gestão dos fornecedores e os processos que implica, a Consultoria Online, empresa do Grupo Verde Ghaia, auxilia organizações de pequeno, médio e grande porte a implementarem cada um dos requisitos do sistema de gestão da ISO 9001.
Portanto caso você precise de auxílio profissional nessa ou em outras normas da ISO, basta entrar em contato com nossa equipe pelo telefone (31) 2127-9137.
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