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Quando as implementações do Sistema de gestão falham

A implantação do sistema de gestão em várias organizações têm se tornado comum em muitos pontos. Geralmente essa ação se volta para obter certificações internacionais que aumentem a imagem da empresa no mercado. No entanto, vem sendo notado que mesmo quando certificada, a empresa ainda apresenta falhas em sua execução. Dessa forma, o planejamento que proveu o certificado acaba não se mantendo durante todo o negócio.

Por que isso ocorre ao sistema de gestão empresarial? Há vários motivos para se indagar – e muitos são bem simples de se entender o porquê!

O que permite a implantação do sistema de gestão empresarial

Para que ocorra a implantação do sistema de gestão no meio empresarial, é necessário preparação e planejamento além do simples entendimento da norma ISO 9001. Na verdade, para qualquer norma que seja atendida, é sempre útil se portar dessa maneira. E o principal ponto para implantação de um sistema de gestão é o envolvimento das figuras de liderança da empresa, direção e equipe. Não só isso, se requere total entendimento das partes quanto a atual situação da empresa. Pois senão, ocorre resiliência em aceitar o processo de mudança para, de fato, atender aos requisitos normativos. A certificação provida funciona sobre o alicerce de que todas as partes interessadas se encontram envolvidas com a capacidade da empresa.

No entanto, não se trata só de dificuldade de adaptação dos funcionários, também se trata de mudança falha de cultura por parte da alta direção. Esse foi o caso da implantação de um sistema integrado de gestão, o ERP, pela joalheria Shane Co. Em 2006, elaboraram um projeto para implantação, mas em 2009 só haviam tido falhas e decepções, o que levou a sua falência.

O que houve? Projeto com escopo fora da realidade e custoso, mapeamento de processos ineficiente, teste falho das funcionalidades do ERP e software com requisitos insatisfatórios. A combinação da realidade financeira mais falta de conhecimento da gestão culminaram num fracasso colossal.

Isso aconteceu pela ineficiência do sistema de gestão integrado? Não, mas pela falta de planejamento e conhecimento do próprio projeto.

Implantação de sistema de gestão integrado sem entendimento do cenário da organização

O sistema integrado de gestão empresarial (ERP) se trata de um software de gestão que busca organizar o fluxo de informações entre diferentes setores. Afinal, uma atividade interfere na outra – e o ERP busca conectar os módulos de cada um. Ao fazer gerenciamento dos setores de uma empresa, e dela no geral, ele traz maior visão sobre os dados de processos operacionais, administrativos e gerenciais. Tudo ocorrendo de maneira automatizada.

No entanto, nem sempre esse diferencial se encontra claro para a própria empresa – e com isso se fala da alta direção e seus funcionários. Para implantação eficiente, é necessário diagnóstico do atual panorama empresarial. E esse diagnóstico bate em pontos chaves como comprometimento com os requisitos normativos. Como se encontra o mapeamento de processos e macrofluxos requeridos na ISO 9001 ou levantamento de perigos e riscos aos colaboradores na ISO 45001?

Os requisitos são sequer atendidos e monitorados regularmente na empresa? Não manter constância de atendimento às normas é grande parte do fracasso de gestão após certificação. Isso aliado a uma cultura inoperante da empresa. A implantação de um sistema de gestão integrado esbarra na resistência à mudança do atual estado da empresa – muitos funcionários acostumados a processos antigos. Só que esses processos não se mostram mais tão eficientes em atender aos requisitos.

Planejamento e análise para implantação do software de gestão

A implantação do sistema de gestão ocorre através de planejamento coletivo das partes e do atendimento aos requisitos normativos. Sem os devidos ajustes, o software de gestão pode ser inoperante para a realidade do negócio. É pelo planejamento alinhado com aplicação real que o impacto é estimado e metas e objetivos são factíveis. Nisso, envolve-se idealização dos modelos de desempenho e de rotinas, útil para lidar com a resiliência à mudança no sistema de gestão.

E tudo isso requere análise nos processos operacionais, assim como avaliação dos atuais objetivos e controles. Isso envolve, inclusive, análise de riscos relacionados ao processo de mudança do sistema de gestão. Afinal, uma gestão integrada, por mais eficiente que seja, está suscetível aos riscos, caso não ocorra planejamento alinhado com a empresa.

Tratamento das não-conformidades e busca por melhorias

O principal objetivo da análise de riscos é prover melhorias na organização através do tratamento de ameaças ao progresso operacional. Os principais riscos acabam surgindo pela inadequação aos requisitos normativos como a ISO 9001, 45001 ou 14001. Assim, deve ser indagado o comprometimento da equipe geral com o controle das não-conformidades. Não só isso, se estão preparados para manter o controle e quebrar a constância delas, analisando as causas e elaborando eficiente plano de ação.

Afinal, é a regularidade da manutenção que deve ser buscada em uma empresa, já que a implantação da gestão falha muitas vezes após certificação. Regularidade é o que prove melhorias no sistema de gestão da organização! Para isso, é necessário aplicação de testes dos processos, principalmente das aplicações do ERP. Inclusive, a adoção de testes, antes de abandonar gestão anterior, costuma garantir maior adoção por parte dos funcionários.

No entanto, não deve ser esquecido que a empresa necessita de atuação eficiente do sistema de gestão integrado em três etapas para garantir real melhoria. Essas três etapas são o monitoramento, verificação e validação das medidas de controle.

Melhorias aplicadas às medidas de controle

Para ocorrerem medidas de controle, qualquer que seja seu tipo, é necessário que elas passem por três etapas: a validação, monitoramento e a verificação. Em muitos sistemas, a validação é a última etapa desse processo, mas também é cabível que seja a primeira. Afinal, ela é aplicada no sentido de obter evidências de que as medidas de controle possuem eficácia.

Após isso, ocorre o monitoramento, elaborado como uma sequência organizada de observações e/ou medições, com objetivo de avaliar a operação das medidas conforme planejado. Por fim, ocorre a verificação, que trata de confirmar que foram atendidos os requisitos exigidos por uma norma, através de evidências precisas. Todo esse processo é documentado – com esses registros sendo mantidos após termino. Isso ocorre para haver evidência de conformidade e também para funcionar como parâmetro em revisões posteriores.

A importância de uma empresa capacitada na implantação do sistema de gestão integrado

Muitos dos erros cometidos durante implantação da gestão, de falta de alinhamento à ausência de testes nas medidas de controle, ocorrem por ausência de capacitação. E essa ausência ocorre por uma empresa não contar com uma equipe capacitada para isso. É necessário conhecimento para promover uma mudança de cultura real, através de avaliações como consultoria e auditoria. A própria empresa pode não ter capacidade para entender qual tecnologia se aplica a si ou quais processos necessitam dela.

Cabe a uma empresa com equipe capacitada e conhecimento técnico amplo fazer isso. Uma organização profissional é capaz de mapear os processos que necessitam de automatização, entender o escopo do sistema de gestão e quais testes aplicar. Não só isso, como também possuem entendimento das métricas para avaliação do projeto, de forma a ter capacidade de prover melhorias ao sistema. Afinal, a inconstância do sistema costuma ser maior sintoma de falha, pois não há aprimoramento real.

E uma equipe capacitada é capaz de entender o que há por melhorar e, assim, se torna capaz de aplicar um Sistema de Gestão.

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