Falhas que ocorrem nas implementações de Sistema de gestão

Um dos pontos para implementação do sistema de gestão é atender as normas de controle e de entendimento das etapas de processo, assim como obrigações. Reconhecer as barreiras e fatores críticos disso é essencial. Mas não é apenas isso, também se faz necessário reconhecer as limitações para manutenção de adequações do sistema de gestão, assim como de sua eficácia. Não o aprofundar ou o adaptar ao longo do tempo é ponto nevrálgico para diversas falhas.

Isso é um problema que deve ser reconhecido pela empresa contratada responsável, mas que também deve ser compreendida pelo utilitário. É importante que conheça as falhas que ocorrem na implementação do sistema de gestão.

Os pontos para implantação do sistema de gestão

 A implantação do sistema de gestão é um processo que faz ser necessário ter preparação e planejamento, mas também entendimento de adequação. Não só adequação do sistema às mudanças conforme tempo, mas dos colaboradores de uma empresa.

Para implantação de um sistema, é necessário engajamento daqueles que possuem conexão com a qualidade do produto afetado. Não estranho é a falta (ou excesso) de envolvimento da direção ser principal barreira para a correspondência à norma ISO 9001. A certificação promovida pela norma garante que todas as partes interessadas se sintam envolvidas e seguras com a capacidade da empresa oferecer produtos de qualidade. No entanto, mesmo após obtenção da certificação, os benefícios relacionados não perduram.

O envolvimento dos colaboradores na implantação do sistema de gestão é o principal ponto para sua manutenção além do certificado. A ISO pode assumir um tom genérico que possibilita diferentes maneiras de lidar com o caso, variando a efetividade.

E a efetividade pode ser baixa em casos de excessiva participação da alta gerência, assim como confiança elevada no poder de campanhas em massas. Essa última objetiva uma mudança de cultura, mas empaca em pontos como tempo para inserção da ideia e rotatividade de funcionários. Assim, os pontos-chave para manutenção e melhoria após implantação é o envolvimento da equipe, comprometimento da gerência e conhecimento acerca das normas. Inclusive, envolvimento é o que permite controle das não-conformidades em estágio inicial.

No entanto, para entender os estimulantes de falhas, é necessário tomar alguns degraus.

Falta de entendimento dos requisitos normativos e/ou atendimento superficial às obrigações

Normas ISO são elaboradas de forma genérica, já que alimenta a possibilidade de qualquer empresa possuir certificação. Caso da ISO 9001, anteriormente citada, que padroniza os processos de trabalho, de forma a ajudar na produção de qualidade. Ou então, da ISO 14001, envolvida com o estabelecimento confiável de gestão ambiental e padronização do Ciclo de Vida. Basicamente, buscam não limitar o sistema de gestão. No entanto, isso pode acabar sendo causador de falhas em empresas.

Isso ocorre quando as responsabilidades se concentram na organização, assim como o entendimento dos requisitos e melhor maneira para correspondê-los. Como dito antes, isso permite a variedade de métodos, mas muitos podem ter efetividade baixa por falta de entendimento do que é estabelecido na norma.

O contexto se deteriora mais quando documentos e práticas são elaboradas superficialmente, de forma a atender às obrigações da norma e garantir a certificação. O que é produzido não atende à realidade da empresa ou dos colaboradores.

Traduzindo, se torna uma elaboração ineficiente e produtora de falhas organizacionais.

Planejamento e análises para os processos operacionais

Parte da implantação do sistema de gestão é planejamento, como a preparação de terreno para ocorrer o evento e elaboração da melhor forma de alocá-lo. Ajustes devem ser feitos para adaptar-se ao contexto operacional. Através do planejamento, são elaboradas as metas e objetivos do sistema de gestão, além de qual será seu impacto ao ser instalado. Depois, ocorre a idealização dos modelos de desempenho e de rotinas, uma elaboração do sistema aplicado no cotidiano.

Aí pode ocorrer uma das rachaduras na implantação: o planejamento distante da aplicação real. Aplicações de métodos distante do contexto organizacional interferem na qualidade, um dos pontos da norma anteriormente falada. E entra aqui a análise nos processos operacionais. Se trata de um processo que considera os objetivos, controle e os próprios processos para identificar e analisar, como ocorre na análise de riscos.

Afinal, um erro crasso no planejamento é não ocorrer a elaboração de medidas preventivas para possíveis riscos.

Tratamento das não-conformidades

A análise de riscos envolve, principalmente, a busca por melhorias na organização, sendo esse conceito de “aprimoramento” exigido pelos requisitos normativos. Logo, essa evolução organizacional envolve o tratamento correto das não-conformidades. A quebra de requisitos normativos deve ser devidamente tratada conforme o problema apresentado. Não se trata apenas de solucionar a não-conformidade, mas de quebrar sua recorrência, analisando a raiz de sua existência e elaborando plano de ação correto.

Só evidenciar a existência delas já confere maturidade a organização, solucioná-las faz ela galgar mais um passo para implantação do sistema de gestão sem erros. Ressalva-se que aqui cabe mais uma análise, a de eficácia das ações de tratamento da não-conformidade, o que acresce à análise geral da organização.

Medidas de controle: monitoramento, verificação e validação

Já abordado o tratamento das não-conformidades, é necessário abordar a contenção de riscos adequada. Para isso, as medidas de controle devem passar por três processos: o monitoramento, a verificação e a validação. Todos os três passos atendem aos requisitos normativos. Para começar, a validação, que vezes assume a etapa final da medida de controle, outras a inicial. Numa ponta ou na outra, ela serve para obtenção de evidências de que a medida é capaz de ser eficaz.

Após a validação, é necessário avaliar se a medida será colocada corretamente, sendo isso possível através do monitoramento: a condução sequencial de observações/medições para avaliação do método de aplicação da medida.

Por fim, ocorre a verificação, o ápice dos processos. É aqui que existe a confirmação, por meio de evidências sólidas, de que todo o processo atende aos requisitos normativos. Essa parte do processo funciona para atestar a eficiência das medidas de controle. Afinal, as medidas de controle são ponto nevrálgico para contenção de possíveis riscos e falhas. Dessa forma, é mais do que essencial que as mesmas estejam livres de erros ou não-conformidades com a norma.

A importância da empresa para implantação do Sistema de gestão

Todos os pontos trabalhados nesse artigo se relacionam com o envolvimento da organização utilitária do sistema de gestão, mas também envolve a empresa contratada. Ela é essencial para que ocorra uma implantação eficiente e com mínima quantidade de falhas. Uma empresa deve ser comprometida com implantação e também manutenção, possuindo equipe capacitada e com boa gama de conhecimento técnico. Todo o assunto aqui tocado deve ser abordado e aprofundado por ela.

Medidas de controle passam por suas mãos, assim como entendimento das normas e tratamento de não-conformidades. Na verdade, todo um planejamento é elaborado pela empresa em conjunto com o utilitário. É isso, que deve ser demonstrado pela empresa para implantação: características que garantam confiança em sua eficiência. Fora que não há método mais confiável de evitar falhas do que contar com uma equipe especializada no ramo de gestão.

Conclusão

O entendimento das falhas que ocorrem na implantação do sistema de gestão é algo que passa pelo cerne das normas e da cultura organizacional. Não só isso: se trata de adequação ao contexto em que é aplicado o sistema. Isso envolve a gerência da organização, os colaboradores e a empresa que lida com o sistema. Em todos os aspectos, a contenção de falhas parte do envolvimento.