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Excesso de tempo investido na certificação da ISO 9001? Veja como resolver o problema

Excesso de tempo investido na certificação da ISO 9001? Veja como resolver o problema
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Confira algumas dicas que otimizam a quantidade de tempo empregado na implementação das normas ISO

 

certificacao iso 9001 

 

Grandes empresas, em geral, possuem sistemas de gestão baseados na norma ISO muito bem implementados e gerenciados. Isso porque esse tipo de organização conta com equipes específicas para realização deste trabalho. O planejamento da rotina de trabalho destes profissionais é todo voltado para a implementação, manutenção e atualização dos sistemas.

Porém quando se observa as micro e pequenas empresas, a realidade é um pouco diferente. De maneira geral, não existe um profissional específico para cuidar das normas e muitas vezes algumas tarefas ficam sem responsáveis. Por esse motivo, prolonga-se o período de implementação, provocando um tempo elevado para certificação na ISO 9001.

Por situações como esta, muitas empresas desistem no meio do processo da implementação e perdem todo o investimento estrutural. Além do tempo e recursos financeiros disponibilizados no projeto.

 

Listamos abaixo algumas dicas que podem auxiliar você na racionalização do projeto e assim impedir gastos elevados de tempo na certificação da ISO 9001.

 

Não economize tempo no treinamento da equipe

 

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Logo no início do projeto, a equipe deverá receber um treinamento da consultoria que está auxiliando a sua empresa na implementação. O treinamento consiste em geral, em um curso de interpretação da norma, onde a equipe será capacitada nos termos técnicos da ISO 9001, na definição do escopo da certificação, na implementação dos itens da norma e nas atribuições de cada requisito normativo.

Muitas pessoas querem iniciar a implementação da ISO 9001 o mais rápido possível, mas a capacitação da equipe é algo crucial para o sucesso das adequações aos requisitos da norma. É também essencial para evitar tempo excessivo utilizado ao longo do projeto, onde é muito comum procurar informações já recebidas no treinamento, um típico caso de retrabalho.

Então a dica é a seguinte: certifique-se de que sua equipe aprendeu tudo no treinamento. Essa observação com certeza irá lhe prevenir de prolongar excessivamente o tempo na implementação da ISO 9001.

 

Foque no diagnóstico

 

O diagnóstico é uma etapa essencial do projeto. Ele ocorre logo após o treinamento. O diagnóstico consiste em ajuntar informações sobre as operações atuais da empresa e verificar quais se adequam ao padrão da norma.

Um diagnóstico feito às pressas pode deixar passar muitas etapas que a empresa executa. Tendo em vista, que já poderia ser utilizada durante a implementação. Caso isso aconteça, a empresa terá retrabalho, pois estará estabelecendo padrões de trabalho, os quais já atende.

Por outro lado, um diagnóstico bem feito irá direcionar os esforços da equipe de implementação para os pontos de maior prioridade, melhorando assim o rendimento do projeto.

Um diagnóstico bem feito pode ser fator decisivo para que a empresa não gaste tempo demais para se certificar na ISO 9001 e assim extraia o máximo do projeto, no menor intervalo de tempo possível. Afinal, tempo é dinheiro.

 

Controle os procedimentos

 

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Controlar os procedimentos é muito mais que arquivá-los em pastas organizadas em um computador. O controle de procedimentos envolve um processo cíclico de elaboração, aprovação, revisão e aplicação dos processos estabelecidos. Portanto, se a empresa não quer ter um gasto de tempo alto para certificar na ISO 9001, é muito importante que ela realize bem o controle de procedimentos.

Existem alguns métodos de se controlar procedimentos, mas se a empresa possui um volume significativo de documentos, o ideal é que se contrate um software de controle de documentos. A ferramenta fará tudo de forma automática e irá prevenir a perda de documentos, versões, revisões e vencimento de registros dos processos.

 

Não pegue atalhos

 

Há muitas empresas interessadas em obter a certificação ISO 9001 por exigência de clientes ou por pressões mercadológicas. No entanto, tratar da certificação apenas como um documento que alega que a empresa possui atestado de qualidade é uma boa maneira de se jogar dinheiro no lixo. O principal objetivo da certificação ISO 9001 deve ser a melhoria dos processos da empresa, a elevação da produtividade e por consequência, dos lucros.

A auditoria da certificadora é feita por amostragem, isto é, eles elegerão alguns processos e irão auditá-los, pois é impossível verificar 100% dos procedimentos de uma empresa. Neste sentido, por amostragem surpresa, eles pressupõem que os demais procedimentos seguem os mesmos critérios.

Ao saber que a auditoria é feita por amostragem, algumas empresas podem focar em processos mais aparentes e deixar de lado alguns processos considerados “menos importantes”. No entanto, isso pode ser transformado em um grande risco, pois nunca se sabe quais processos serão auditados. Caso haja alguma não conformidade grave nos processos escolhidos, a implementação será reprovada e muito tempo será perdido.

Então fique atento a mais esta dica para não gastar tempo excessivo na busca pela certificação ISO 9001: Não recorra aos atalhos ou “dicas quentes”, sempre faça o processo tradicional e completo para não correr riscos no dia da auditoria.

 

Contrate uma consultoria que seja totalmente ou pelo menos parcialmente online

 

O papel do consultor é muito importante, pois ele é o profissional encarregado de transmitir as demandas a toda a equipe focada na execução da implementação. No entanto, no processo de consultoria tradicional em que o consultor fica presencialmente na empresa, é um formato pouco flexível e pode exigir mais tempo do profissional.

A consultoria presencial embora seja muito boa e possua muita qualidade, não é prestada de maneira contínua. Em geral, o consultor visita a empresa semanalmente ou até mensalmente, o que torna com os procedimentos mais lentos e portanto exijam mais tempo de execução.

No processo de consultoria online, os métodos são executados e avaliados pelos consultores em tempo real. Os colaboradores da empresa não precisam deixar suas funções de lado para se dedicar à certificação, pois podem trabalhar na implementação da ISO 9001 nos horários mais adequados à sua rotina.

A consultoria online, além de mais barata é mais ágil pois trabalha com demandas imediatas e o tempo de resposta não pode ser comparado ao tempo de um consultor presencial. Além do mais, todo o tempo de deslocamento e paradas para alimentação, descanso e outras ociosidades é eliminado na consultoria online, acelerando muito o processo.

 

Então se a ideia é economizar tempo, sem dúvidas, o processo online é o mais indicado!

 

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