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Entenda o valor do plano operacional para seu negócio

Entenda o valor do plano operacional para seu negócio
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Plano operacional é a formalização dos objetivos e procedimentos que a empresa deve seguir. É a concretização em forma de documentos e metodologias que são escritos pelos colaboradores de alto escalão, como: gerentes, supervisores, diretores.

O planejamento é uma atividade rotineira, que qualquer indivíduo faz no seu dia a dia, mesmo que de forma não estruturada. Planejar e fazer planos consiste basicamente em:

– o que fazer,

–  quando fazer,

– como fazer,

– quem irá fazer;

Como criar um bom plano operacional?

O plano operacional é a parte mais detalhada do planejamento. Um plano operacional é um documento no qual os responsáveis de uma organização estabelecem os objetivos que desejam que sejam cumpridos e estipulam os passos a seguir.

O planejamento está focado na eficiência, cuidando das atividades rotineiras da organização, assegurando que os colaboradores realizem suas tarefas e operações de acordo com o estabelecido pela organização, a fim de que os objetivos possam ser atingidos.

Vejamos alguns passos para elaborar os planos da sua empresa:

  • Procedimentos: constituem em guias para a ação e são mais específicos do que as políticas organizacionais. Enquanto as políticas são guias para pensar e decidir, os procedimentos são guias para fazer.

Os procedimentos procuram dirigir todas as atividades da organização para os objetivos comuns, a impor consistência a organização e eliminar custos de auditorias recorrentes.

Os procedimentos constituem em passos detalhados indicando como cumprir uma determinada tarefa ou alcançar um objetivo.

  • Orçamentos: são os planos operacionais relacionados à parte financeira de um departamento da empresa em um determinado período de tempo.

Os orçamentos geralmente têm o planejamento para um período de um ano, correspondendo ao exercício fiscal da organização.

  • Métodos para executar as atividades rotineiras: os fluxogramas são boas práticas para expressar os procedimentos em rotinas.

Fluxogramas são gráficos que representam o fluxo ou sequência de procedimentos ou rotinas para realização de uma atividade.

Uma boa dica também é a utilização do check list, onde pode-se descrever a rotina operacional.

  • Programas: Os programas consistem em planos que correlacionam duas variáveis: tempo e atividades que devem ser realizadas.

A programação constitui uma importante ferramenta de planejamento no nível operacional das empresas e devem ser expressa em cronogramas.

  • Regras e regulamentos: são planos operacionais relacionados com o comportamento desejado para os colaboradores da organização.

As regras e regulamentos estabelecidos auxiliam aos colaboradores o que devem ou não fazer.

Também deverão ser considerados os detalhes descritos a seguir que irão fazer toda a diferença na sua organização:

Busque profissionais qualificados: procure ter profissionais ideais e que estejam de acordo com os objetivos da sua empresa, trazendo assim resultados positivos. É ideal também que cada colaborador esteja designado a cumprir determinada atividade, e que todos saibam a dimensão do projeto e compreendam a sua importância para que se concretize.

Faça um plano operacional para cada atividade: o interessante é realizar o planejamento operacional para cada atividade. É bom fazer um levantamento de quais são os procedimentos a serem realizados para a execução de cada tarefa, qual será o custo total e tempo investido em sua concretização.

Crie metas e prazos para alcançá-los: para ter um plano operacional bem sucedido é fundamental estipular metas e prazos para serem conquistados. O ideal é dar uma única meta para toda a equipe e metas individuais para os profissionais responsáveis pela execução de cada atividade, uma vez que cada uma delas possui as suas particularidades.

A relevância do bom planejamento para as empresas

Para atender às demandas do mercado, o planejamento operacional da empresa deve ser realizado pensando na lucratividade.

O planejamento ajuda a empresa a ficar organizada, com melhor customização do tempo e melhor rendimento da produção.

Entre os itens analisados por esta estratégia estão o tempo de realização, profissionais qualificados para fazer as tarefas, os resultados a ser alcançados, plano B para enfrentar eventuais transtornos e todos os custos desde o início até o fim, evitando que o caixa da empresa seja pego desprevenido.

Quando se consegue montar um bom planejamento, dificilmente o negócio sofre com falhas bruscas e imprevistas, possibilitando que a empresa consiga se reerguer, já que provavelmente terá um plano B para uma situação reversa. O planejamento estratégico também evita problemas internos e externos.

Tenha uma equipe focada!

Se você quer uma empresa bem sucedida, com uma equipe focada e com o máximo de aproveitamento, promova o seu próprio planejamento operacional.

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O que considerar no plano operacional?

Veremos aqui o que considerar para elaborar um plano operacional:

– Estrutura física: para facilitar o planejamento operacional, é possível utilizar uma planta ou elaborar um esquema que identifique o fluxo de operação e a estrutura. Isso facilita o desenvolvimento e melhora as possibilidades de planejamento e melhorias futuras.

– Recursos humanos: é importante conhecer quem trabalha na empresa e quais são suas funções, responsabilidades e qualificações. E também compreender a organização como um todo e a função de cada colaborador dentro do plano operacional.

– Hierarquia operacional: sabendo o que cada um realiza dentro da empresa, é bom entender também como estes cargos estão dispostos hierarquicamente dentro do planejamento operacional.

O plano estratégico funciona quando os objetivos de longo prazo da empresa são expostos e o resto é ajustado para alcançar essa meta da forma mais eficiente possível.

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