Muitas empresas têm investido em gestão de compras, uma vez que ela é uma das partes essenciais da logística e auxilia diretamente as empresas na redução dos custos
A gestão de compras ou administração de compras é a atividade responsável pela aquisição de materiais e matérias-primas utilizadas em suas atividades, seja na produção de um produto e/ou serviço ou em outras atividades administrativas.
Além do controle das aquisições, estão incluídos na gestão de compras os cálculos relacionados à despesa com estocagem e depreciação, análise dos sistemas de custeio e avaliação das instalações.
A gestão de compras possibilita que as empresas aproveitem melhor os recursos disponíveis evitando gastos desnecessários com a aquisição de materiais, depreciação e estocagem.
A Verde Ghaia através da sua consultoria online proporciona à sua empresa um serviço de qualidade na implantação da gestão de compras e todos os benefícios que a gestão eficiente permite principalmente no controle de custo.
A importância da gestão de compras
O responsável por realizar a gestão de compras em sua empresa precisa planejar as aquisições atentando para realizá-las no tempo correto e na quantidade certa. Para isso é necessário ter ciência de todo o contexto, organização e variação de produtividade da sua empresa.
A sua empresa pode utilizar softwares e ferramentas operacionais que os auxiliam na tarefa de manter um cadastro atualizado dos fornecedores e um fluxo confiável de matérias-primas e materiais.
Como a ISO 9001 ajuda a sua empresa na gestão de compras?
A Norma ISO 9001 da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT tem sido adotado por diversas empresas como ferramenta de gestão.
A implementação da ABNT NBR ISO 9001 apresenta-se como uma das melhores práticas para a padronização de métodos, processos e práticas de uma empresa, incluído a gestão de compras.
A gestão da qualidade busca garantir que as atividades aconteçam conforme foram planejadas e com ênfase na prevenção de não conformidades através da adoção de atitudes e controles.
O conceito de qualidade está associado à redução de custos, aumento da produtividade e satisfação do cliente, ou seja, fazer melhor, gastando menos e entregando ao cliente produtos ou serviços que atendam ou superem suas expectativas.
A gestão de compras na ISO 9001
A falta de um determinado produto ou matéria-prima no seu estoque pode comprometer sua produção, qualidade e relacionamento com seu cliente.
Imagine ter que explicar a seu cliente que o pedido não foi entregue dentro do prazo ou que o serviço será entregue com atraso porque a sua gestão de compras não verificou o estoque, por exemplo. Com certeza a sua empresa perderá uns “pontinhos” com seu cliente.
Perceba que os fornecedores exercem papel importante no negócio, por isso é necessário verificar os requisitos que a norma do sistema de gestão de qualidade propõe.
A ISO 9001, através dos requisitos, permite a empresa realizar uma análise para reunir o melhor grupo possível de fornecedores que atendam de fato a necessidade e demanda da organização.
A VG Resíduos possui um software de gestão de fornecedores, onde é analisado a necessidade de comprar determinado bem ou serviço. É realizado a avaliação e seleção de fornecedores, a gestão de contratos, o controle de licenças, a verificação do cumprimento de condicionantes e a contratação de fornecedores qualificados.
Funções principais da gestão de compras
Uma das funções principais da gestão de compras é fazer com que sua empresa obtenha a melhor relação entre custo e benefício, comprando produtos ou matérias-primas de qualidade, mas a preços baixos.
Também esta relacionada gestão de estoque para a aquisição de mais produtos quando necessário.
Os requisitos da gestão de compras
Registro de entradas e saídas
Ter noção do que deve ser comprado é essencial para uma gestão de compras eficiente.
Por isso, ter um controle rígido das entradas e saídas de produtos e matérias-primas é fundamental para a gestão de compras e estoque.
Padronização de produtos e descrições
Um estoque bagunçado onde não é possível encontrar o que se precisa não ajuda a ter um controle de compras.
É importante que o seu estoque seja bem organizado, por isso é importante colocar cada produto em sua respectiva categoria.
Também é recomendado criar códigos que identifiquem cada tipo de mercadoria, deixando tudo bem organizado e evitando confusões.
Análise do fluxo de vendas
Saber quais produtos vendem mais, se alguma mercadoria sofre sazonalidade são itens fundamentais na gestão de compras.
O fluxo de vendas traz essas informações e a sua empresa deve analisar essas informações para realizar a compra de materiais e matéria-prima.
Com essas informações, a sua empresa pode determinar uma estratégia adequada e funcional ao empreendimento, evitando manter muitos materiais em estoque e comprando conforme os históricos de demanda.
Outro fator importante que a análise de fluxo de vendas permite é que sua empresa tome decisão comercial adequada para vender os produtos que estão parados no estoque.
Programação de compras
Analisando o fluxo de vendas, a empresa deve programar as compras de açodo com a demanda.
Basicamente, a gestão de compras analisa em quais períodos do ano é necessário adquirir uma quantidade significativa de determinado material.
Dessa forma, é possível manter um número mínimo de produtos em estoque e reduzir custos.
Conhecimento dos fornecedores
A melhor forma de realizar a gestão de compras é conhecendo bem o fornecedor e ter mais de um fornecendo do mesmo material.
Antes de contratar um fornecedor, é importante verificar não apenas o preço, mas também a credibilidade que ele tem no mercado, a disponibilidade de produtos que ele possui e a flexibilidade para entregas.
Além de uma consultoria em implementação de gestão de compras na sua empresa, também auxiliamos sua empresa a implantar a ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001.
A nossa consultoria realiza o diagnóstico inicial do seu negócio, planeja a implantação do Sistema de Gestão da Qualidade, apoia a interpretação e adequação da sua empresa às exigências da ISO 9001:2015, realiza as auditorias internas e acompanha até a sua certificação.
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