A responsabilidade da conquista pela certificação ISO é algo muito sério diante de todos os acontecimentos mundiais, envolvendo os impactos ambientais, a qualidade dos serviços prestados, sociedade, saúde mental e física e segurança dos colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços, contratados, dentre outras partes interessadas.
Quando falamos de certificação ISO de uma empresa, por exemplo, estamos dizendo sobre um organismo independente, imparcial que atesta que houve e há cumprimento dos requisitos normativos em questão, cujo cumprimento está diretamente ligado a certificação. Contudo, é importante atestar que a organização está em conformidade com as exigências do cumprimento de seus requisitos aplicáveis, isto significa que os requisitos estão sendo cumpridos, que as não conformidades estão sendo tratadas, que as ações preventivas são realizadas, bem como as ações normativas estão sendo monitoradas e gerenciadas, tanto para os seus clientes quanto outras partes interessadas dentro do processo da organização.
Diante este fato, caso não haja cumprimento dos requisitos aplicáveis ao negócio, a organização corre o risco de não conseguir a sua certificação. E, se caso houver certificação para essas empresas, o organismo certificador é chamado a uma responsabilidade judicial. Isto significa que o organismo certificador está sendo conivente com o que a empresa certificada está fazendo de errado. Portanto, é uma responsabilidade compartilhada e muito grande de ambas as partes.
O que significa ter uma empresa Certificada na ISO?
Precisamos entender que certificar uma organização não se trata somete de descrever o que fazemos e que fazemos o que está escrito. Vai muito além disso! Trata-se de enraizar requisitos normativos nos processos, de treinar e conscientizar funcionários para que cumpram os objetivos da empresa de forma sistemática e principalmente por ser tratar de ter prestadores de serviços e contratados comprometidos e bem qualificados.
Quando falamos de contratados e prestadores, estamos dizendo sobre pessoas ou empresas que fazem algo em nome da empresa, ou seja, eles utilizam o nome da organização para realizar alguma atividade que a própria organização não entrega, muitas vezes, ou seja, não tem know how. Como há esta particularidade, é necessário realizar uma boa qualificação de fornecedores, determinar critérios para seleção dos mesmos baseado em requisitos legais, requisitos que a própria organização julga necessário de acordo com o que seus clientes solicitam e conforme escopo a ser contratado.
Após realizar qualificação do fornecedor, é necessário coletar todos os registros necessários para comprovação de que trata-se de uma empresa idônea, que possui processos que visem a qualidade do serviço prestado, atendimento a legislações aplicáveis, atendimento a requisitos do contrato, qualificação dos profissionais que entregarão o serviço e controle de subcontratados, quando aplicável.
Gerenciamento de Fornecedores: qual a importância?
Algumas organizações têm uma área específica para fazer gerenciamento de fornecedores, outras, utilizam softwares onde os fornecedores imputam evidências das exigências e outras contratam empresas para gerenciar terceiros. Independente da forma como for, se com recurso interno ou não, a necessidade de gerenciamento é cada vez maior até mesmo devido ao cumprimento de legislações e exigências de clientes.
É importante lembrar que não vale somente qualificar este fornecedor, é necessário também monitorar esta qualificação, pois, a realidade muda e a partir disso, é necessário checar se há continuidade do atendimento ou não. O prazo para requalificação deve ser estipulado por cada organização de acordo com a criticidade do serviço prestado. Entre meio qualificação e requalificação, outro ponto importante é a avaliação do fornecedor seja ele de produtos através de uma inspeção de recebimento e/ou após o uso ou de serviços através de critérios pré-definidos e acordados.
Diante disto, quando um fornecedor não atende algum requisito já acordado, é muito importante que através de fatos e dados, notifique-se o fornecedor para que ele desenvolva e não mais cometa os mesmos erros. Caso este erro seja sistêmico, determine também formas de desqualificação e as amarre em contrato para resguardo.
Lembrando que todos os fornecedores estão sob a responsabilidade do contratante, isso quer dizer que não tem aquela de cada um com seu cada um, ou seja, o que vale pra um, vale pro outro também tratando-se de estar em contrato e seja lá o que ocorrer dentro das dependências da organização ou tenha peso legal, é de responsabilidade compartilhada.
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Paula Baptista / Consultora de SGI
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