Dicas para o tratamento eficaz de não conformidades no sistema de gestão

As empresas que contam com sistema de gestão, seja da qualidade, integrada ou outros, podem ter alguma dificuldade diante das não conformidades encontradas nas auditorias. Neste artigo informaremos dicas para o tratamento eficaz das não conformidades da sua empresa.

Primeiramente, vamos entender o que é não conformidade

As não conformidades estão relacionados com processos que geraram resultado insatisfatórios, ou seja, que não atenderam determinado requisito das normas ISO 9001, 14001, 22000, entre outras.

Portanto, não conformidade é qualquer fato que se apresente não conforme com o que era esperado. Como por exemplo: um produto com defeito, uma entrega atrasada, um serviço realizado de forma errada, dentre outras não conformidades que podem acontecer em uma empresa.

 Ferramenta eficaz para o tratamento das não conformidades

Existe uma ferramenta de controle da Gestão da Qualidade chamada Registro de Não Conformidade (RNC). Essa ferramenta registra os desvios ocorridos na produção dos processos, produtos ou serviços, é uma ferramenta básica para indicar os pontos fracos e fortes da sua empresa.

O Registro de Não conformidade é um checklist, uma lista de verificação que é definida pelos gestores, devendo constar as seguintes informações:

• Código da Não Conformidade

– Nome da Não-Conformidade;

– Pode ser gerado de forma sequencial (RNC001, RNC002, RNC003, etc);

– Com o número da Não Conformidade, todos do setor de qualidade conseguirão identificar todas as informações pertinentes a uma determinada RNC, já que não pode haver mais do que 1 RNC com o mesmo código.

• Centro de trabalho

– Nessa fase identificam-se o centro de trabalho relacionado à RNC que está sendo criada;

– Também conhecida como “setor “, representa um conjunto de máquinas que se assemelham em diversos aspectos, sejam no tipo de serviço desempenhado até o custo R$/hora em sua utilização;

– Com este campo, o setor de qualidade conseguirá rastrear quais conjuntos de máquinas estão mais relacionados a Não Conformidades.

• Recurso

– É a máquina onde a Não Conformidade foi encontrada;

– Como está alocado em um centro de trabalho, precisa ser uma das máquinas que estão relacionadas ao mesmo;

– O setor de qualidade conseguirá rastrear quais máquinas estão mais relacionadas às Não Conformidades.

• Ordem

– Neste campo indica-se em qual ordem de produção a RNC foi encontrada;

– Se tratando apenas de RNCs encontradas durante a produção, este precisa ser um campo obrigatório;

– A ordem de produção é o número que traz em si uma série de informações pertinentes ao setor industrial, como: Produto a ser fabricado, quantidade planejada da ordem, data de entrega, cliente, etc.

• Operação

– Dentro de uma ordem de produção podem existir “n” operações diferentes entre si;

– O conjunto de operações é chamado de roteiro de produção e é responsável por identificar todas as tarefas que precisar ser realizadas para que o produto seja finalizado;

– A operação é um importante campo a ser preenchido para garantir que todos os processos previstos na mesma estejam totalmente alinhados com a expectativa da empresa;

– Se muitas RNCs estão sendo registradas para uma mesma operação, há um forte sinal de que algum processo não está sendo feito da maneira que foi especificado.

• Produto

– Em sistemas informatizados, no momento em que é vinculada a ordem na RNC, automaticamente este campo já é preenchido.

– No caso da empresa não possuir um sistema informatizado para o controle da qualidade, neste campo informa-se o produto no qual foi encontrada a Não Conformidade.

– A importância desse campo se deve ao rastreamento de quais produtos apresentam maior incidência de Não Conformidades.

• Unidade de medida

– Em sistemas informatizados, no momento em que é vinculada a ordem na RNC, automaticamente este campo também já é preenchido;

– Caso a empresa não possua sistema informatizado para o controle da qualidade, neste campo informamos a unidade de medida que é responsável por controlar o produto o qual foi encontrada a Não Conformidade;

– É importante para identificar qual unidade de medida o campo “Quantidade Não Conforme” está se referindo.

• Quantidade de não conformidades

– Neste campo, informamos a quantidade não conforme encontrada, ou seja, quantos Kg, unidades, fardos, kits (qualquer que seja a unidade de medida) foram comprometidos com a Não Conformidade.

Agora falaremos dos campos mais específicos e detalhados do Relatório da não conformidade. Geralmente esses campos são preenchidos por profissionais da qualidade, tendo em vista que requer maior conhecimento na área. Pois se os campos estiverem com informações deficientes, podem ter seu tratamento comprometido.

Vejamos quais são esses campos:

• Tipo de Não conformidade

O Tipo de Não conformidade é a caracterização de um erro/desvio de processo ou de produto, algo visível a olho nu ou através de uma série de testes de qualidades.

Exemplos de tipos de não conformidades: produto envasado em menor quantidade, coloração diferente, produto entregue com atraso, dentre outros.

• Causa da Não conformidade

– Consiste na raiz do problema;

– Responsável por identificar o que aconteceu fora do esperado e acabou gerando a Não Conformidade.

Alguns exemplos: Matérias primas de baixa qualidade, bico da envasadora com defeito.

As causas acima explicam bem os tipos de Não Conformidade que podem ser encontradas.

• Responsável pela Não Conformidade

– É o funcionário que teve papel fundamental para que a Não Conformidade fosse gerada;

– Geralmente é o operador da máquina que não obedeceu a alguma orientação ou, por qualquer distração, acabou comprometendo a produção ou serviço;

– Esse campo é importante para saber se algum funcionário precisa de reforço nos treinamentos ou até mesmo de mais atenção em seu serviço.

• Prejuízo causado pela Não Conformidade

– Para qualquer gestor de empresa, o que mais lhe motiva é melhorar a rentabilidade da mesma;

– Caso os RNCs carreguem consigo o valor monetário perdido em cada um, toda proposta de melhoria sugerida pelo setor da qualidade terá a caracterização do quanto a empresa deixará de desperdiçar se forem executadas.

• Resolução da Não Conformidade

– Muitas pessoas confundem Resolução da Não Conformidade com Ação Preventiva.

– A resolução da Não Conformidade não é o que a empresa fará para evitar que novas Não conformidades sejam geradas com o Tipo e Causas especificadas no RNC.

– É a destinação que aquela quantidade não conforme terá, ou seja, se ela será retrabalhada, usada no estado ou descartada.  As ações preventivas são tomadas após a análise dos RNCs registrados em um determinado período de tempo e decididas em conjunto com as equipes de qualidade e industrial da fábrica.

• Detalhamento da Não Conformidade

– É um campo de texto longo, caso alguém do setor de qualidade queira detalhar mais a Não Conformidade encontrada

– Não é utilizado em gráficos e relatórios, mas serve como algo auxiliar para compreender toda o cenário encontrado naquele RNC.
A empresa deverá ter um controle sobre esses documentos, gerando relatórios e gráficos para o melhor acompanhamento das tratativas. Essa ferramenta é importante para tomadas de decisões empresariais.

Dicas para a sua equipe realizar o tratamento das não conformidades

É muito importante envolver as pessoas envolvidas nos processos da sua empresa para o tratamento das não conformidades. A liderança também deve estar comprometida com a eficácia do Sistema de Gestão como um todo.

• Organizar as Não conformidades

Mantenha o controle de todas as não conformidades em um local unificado, com as informações disponíveis.

• Sinalização de atrasos

Realizar o acompanhamento visual e obtenha relatórios exclusivos das ocorrências e ações que estejam em atraso para atuar juntamente com os responsáveis.

• Definição das responsabilidades

Definir o responsável pela ocorrência, planos de ações, verificações das eficácias e indique a equipe de trabalho.

• Registrar as ocorrências corretamente

As ocorrências e planos de ação devem estar registrados usando boas práticas de gestão da qualidade, como a ferramenta 5W2H.

• Saber os custos das não conformidades

Importante saber quais são os custos originados com os problemas das não conformidades encontradas dentro de cada processo da sua empresa.

• Utilizar ferramentas para a análise de causa

Utilizar ferramentas como o Diagrama de Peixe, O 5W2H para analisar a causa raiz da não conformidade.

• Utilizar o ciclo do PDCA

Mantenha um histórico de toda as ocorrências e emita um Relatório de Não Conformidade (RNC).

• Receber notificações automáticas

Receber notificações automáticas sobre atrasos, aprovações, comentários e alterações das ocorrências e planos de ação.

Receber dicas é tão bom, ainda mais da Verde Ghaia!

Então vamos lá!

1 –Caso precise abrir uma não conformidade, não tenha medo

Em algumas empresas cria-se a cultura de não abrir não conformidades, o que é um grande erro!

É muito importante para empresa entender o que está sendo acontecendo, principalmente quando não estiver acontecendo de forma correta. Então abra quantas não conformidades forem necessárias, mostrando assim maturidade do Sistema de Gestão.

2 – Não deixe para depois o que pode fazer hoje!

Outro erro é deixar a tratativa da não conformidade para depois. Deve-se ter uma ação imediata, para analisar a causa e tomar as devidas ações corretivas e preventivas.

3 – Tenha cuidado com a descrição no Relatório da Não Conformidade

A descrição deve ser clara, objetiva e com o máxima de evidências possíveis, apontando também o item da norma que não foi cumprido.

Quando realizar a análise da causa, esgote todos os motivos até chegar a causa raiz do problema.

4 – Cumpra os prazos estabelecidos

Estabeleça um plano de ação com responsável e prazo para cumprimento da ação imediata e corretiva/preventiva. As ações oriundas de um RNC devem ser gerenciadas, de preferência, em uma ferramenta informatizada para que se possa fazer filtros por responsável, assunto, setor. Coloque prazos exequíveis e no caso de não cumprimento registre o motivo do adiamento junto ao RNC.

5 – Seja criterioso para avaliar a eficácia de um RNC

Um RNC só deve ser encerrado quando se comprovar a eficácia de sua ação corretiva/preventiva. Avalie por um período se não houveram reincidências e encerre o RNC se tiver a certeza de que as ações tomadas foram eficazes.

Fique ligado!

ISO 9001:2015 – Item 10 – Melhoria, Não conformidade e Ação Corretiva

A nova versão 2015 da ISO 9001, tem o item 10 que se divide em:

10.1 – Generalidade

10.2 – Não conformidades e Ações corretivas

10.3 – Melhoria Contínua

O item 10.2 – Não conformidades e Ações corretivas, em específico é tratado da seguinte forma pela norma ISO:

10.2 Não Conformidade e ação corretiva

10.2.1 Ao ocorrer uma não conformidade, incluindo as provenientes de reclamações, a organização deve:

1. a) reagir à não conformidade e, como aplicável:

1) tomar ação para controla-la e corrigi-la;

2) lidar com as consequências;

1. b) avaliar a necessidade de ação para eliminar a(s) causa(s) da não conformidade, a fim de que ela não se repita ou ocorra em outro lugar:

1) analisando criticamente e analisando a não conformidade;

2) determinando as causas da não conformidade;

3) determinando se não conformidade similares existem, ou se poderiam potencialmente ocorrer.

1. c) implementar qualquer ação necessária;
2. d) analisar criticamente a eficácia de qualquer ação corretiva tomada;
3. e) atualizar riscos e oportunidades determinados durante o planejamento, se necessário;
4. f) realizar mudanças no sistema de gestão da qualidade, se necessário.

Ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades encontradas.

10.2.2 A organização deve reter informação documentada como evidência:

1. a) da natureza das não conformidades e quaisquer ações subsequentes tomadas;
2. b) dos resultados de qualquer ação corretiva.

Com todas essas recomendações e ferramentas, a análise da causa raiz no tratamento da não conformidade fica mais fácil para compreender como funciona o mundo das não conformidades.

Nem sempre a causa de um problema é tão fácil de ser encontrada, mas com certeza é melhor dedicar um pouco mais de tempo e resolver o problema na causa raiz, do que ter custo de não qualidade ou insatisfação dos clientes.

Você empresário, o que está achando? Quer mais dicas e orientações para minimizar ou até mesmo eliminar as não conformidades? A Verde Ghaia, está aqui, para te ajudar no que precisar. A partir de ferramentas especializadas no sistema de gestão, tornarmos todo o processo mais simples e fácil de ser executado.

A Verde Ghaia também possui uma equipe qualificada capaz de oferecer soluções personalizadas nesse serviço de gerenciamento de resíduos sólidos e gerenciamento ambiental, com a empresa do Grupo, VG Resíduos, realizando uma análise completa de todos os processos do seu empreendimento, nosso produtos apresenta também práticas para redução de gastos e custos desnecessários. Nossa equipe se preocupa não só com o ciclo de vida do seu produto, mas também com os melhores resultados para você!