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Conheça alguns exemplos de não conformidade da ISO 9001

Conheça alguns exemplos de não conformidade da ISO 9001
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Quando uma empresa é certificada pela ISO 9001 pelo seu Sistema de Gestão da Qualidade, isso significa que os processos da empresa cumprem os requisitos exigidos pela norma, ou seja, estão em conformidade e são executados de modo controlado e satisfatório.

Essa certificação passa por auditorias periódicas para verificar a manutenção do certificado na empresa. Essas auditorias são realizadas por Organismos de Certificação, que são cadastrados e autorizados pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia – INMETRO.

Nessas auditorias podem ocorrer as chamadas não conformidades no processo, devido ao descumprimento efetivo de algum requisito da norma. Hoje vamos discutir alguns exemplos de não conformidade de ISO 9001 para auxiliar você no momento da auditoria do órgão certificador. Vamos lá?

O que é uma não conformidade?

A ISO 9001, norma pertencente à família 9000, traz os requisitos do Sistema de Gestão de Qualidade para que a empresa possa alcançar resultados em seus processos por meio da eficácia e da qualidade.

Assim, o não atendimento a um requisito é definido como uma não conformidade, ou seja, quando a empresa não opera de acordo com os requisitos, considera-se que ela não está em conformidade com a ISO 9001.

Este requisito não necessariamente precisa estar definido apenas na norma ISO, podendo ser também um requisito do cliente, um procedimento interno ou ainda a falha em atender a um requisito legal, que quando não cumprido, se torna uma não conformidade.

O que fazer para manter minha empresa em conformidade?

Mais importante do que criar estratégias que irão corrigir as não conformidades, é ter um bom planejamento estratégico, alinhado com as ações, objetivos e metas da empresa, a fim de prever situações que poderão apresentar-se como um problema posteriormente.

 

Veja algumas ações que auxiliarão sua empresa a se manter em conformidade com seus processos.

  • Defina metas claras e reais: a partir do planejamento estratégico é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Portanto, ao se organizar metas claras e reais, é possível enxergar melhor os fluxos de processo com mais detalhes, e assim, perceber onde podem ocorrer ou onde já existem não conformidades. É importante também estipular, no planejamento estratégico, itens que permitam a análise das não conformidades, como um plano de ação, por exemplo.
  • Uso de ferramentas de apoio: as ferramentas da qualidade atuarão nas suas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.
  • Ações corretivas: Com a análise da origem e causa das não conformidades é possível se preparar para evitar problemas sistêmicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo e recurso em correções.

O  que fazer quando receber uma não conformidade?

Quando uma empresa recebe uma não conformidade, devem ser tomadas medidas em tempo hábil para execução de ações corretivas, a fim de eliminar as causas da não conformidade e impedir que ela ocorra novamente.

Neste contexto, ao se deparar com uma não conformidade, procure seguir os passos abaixo:

Exemplos de não conformidades mais comuns

As não conformidades podem ser diversas e variam em função do cumprimento dos requisitos nas empresas. Mas há alguns tipos de não conformidades, que podemos listar como sendo as principais:

  • Não aplicar os requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade no processo, interferindo na qualidade de produto – por vezes, a incorreta interpretação da norma para aplicação na empresa resulta em não conformidades, portanto o acompanhamento de um Consultor é fundamental no processo de implementação da norma na empresa.

 

  • A não existência de métodos que abranjam o planejamento das atividades e serviços prestados – a falta de compreensão quanto à importância do planejamento das atividades e sua influência no SGQ acarretam em não conformidades, sendo assim, invista em planejar as atividades da sua empresa, assim você sairá ganhando tempo para se dedicar as coisas que realmente importam.

 

  • Falta de envolvimento das pessoas com sistemas de gestão – o não envolvimento das pessoas da empresa no SGQ acarreta em não conformidade, visto que são as pessoas da empresa que executam as atividades dentro da empresa e, os assuntos de SGQ devem ser entendidos como responsabilidade de todos na organização, desse modo, com o apoio do Departamento Pessoal, busque o envolvimento de todos das equipes, para o efetivo funcionamento do SGQ.

 

  • A não realização de treinamentos relacionados ao SGQ – o não entendimento da importância dos treinamentos para as pessoas envolvidas nas atividades operacionais e sua ligação direta com sistema de gestão acarreta em não conformidade, portanto, a atuação do Departamento Pessoal com a realização de treinamentos relacionados faz toda a diferença para que não ocorram não conformidades e as atividades da empresa sejam mantidas de acordo com os requisitos da norma.

 

  • Falha na elaboração das instruções operacionais – quando a elaboração e a aplicação das instruções de trabalho não são claras, há a ocorrência de não conformidades e prejudicam a qualidade dos produtos e serviços prestados, aumentando o retrabalho, muitas vezes desnecessário, desse modo, quanto mais claras e objetivas forem às instruções, melhor a qualidade dos processos, produtos e menor os custos com retrabalho.

 

  • Falta de equalização entre competências dos colaboradores e as normas – Contratar funcionários com competências e não equalizar os conhecimentos com as reais necessidades da empresa, por meio de treinamentos, acarreta em não conformidade. Isto porque, somente com a exposição clara das normas e objetivos da empresa aos seus funcionários é que se torna possível eles, efetivamente, possam contribuir para a melhoria dos processos internos. Dessa forma, funcionários bem treinados e competentes aumentam a eficácia do SGQ na empresa, como por exemplo: na redução dos índices de problemas, no aumento da produtividade, na redução das reclamações dos clientes, no aumento da motivação dos colaboradores, na diminuição do tempo gasto na implementação de novas técnicas ou programas de melhoria, no processo de contratação e/ou promoção de novos funcionários facilitados.

 

Os exemplos citados acima são os mais comuns, mas podemos falar de diversas outras situações que acarretam em atividades não conformes. O importante é sempre buscar entender a norma e o auxílio de um consultor para acompanhar todo o processo na empresa e tirar o máximo de dúvidas acerca da certificação que se deseja implementar.

 Relevância dos Treinamentos

 

A compreensão dos conceitos relacionados às normas de gestão de uma empresa por todas as pessoas que compõe o quadro de funcionários, desde a recepção até a alta direção, é de suma importância para manutenção dos sistemas, portanto, é preciso treinar e reciclar com frequência os colaboradores, inclusive os novos contratados.

Uma empresa, ao se deparar com não conformidades, precisa analisar todo o processo, e não apenas o produto, para que as tomadas de ações realmente eliminem a causa da não conformidade. A preocupação em reduzi-las deve ser constante entre os funcionários da empresa, e deve ser um objetivo estratégico da alta direção.

Para tanto, busque sempre:

  • Criar indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades.
  • Alinhar os indicadores com as metas estratégicas da organização;
  • Definir as ações para correção das não conformidades como responsabilidade de toda a organização e não apenas da área da qualidade;
  • Criar a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas.

Onde devo buscar auxílio para os sistemas de gestão?

As não conformidades podem ocorrer em qualquer sistema de gestão, seja ele de qualidade ou ainda o de meio ambiente e de saúde e segurança do trabalho. A Verde Ghaia pode acompanhar a sua empresa para te auxiliar na implementação de qualquer sistema das normas ISO de forma eficaz e com o melhor preço do mercado.

Além disso, a Verde Ghaia atende no cumprimento de um dos requisitos do Sistema de Gestão Ambiental, que trata da gestão de resíduos, por meio de sua inovadora plataforma virtual VG Resíduos, onde é possível fazer um gerenciamento completo de todos os resíduos gerados na empresa, bem como comprar e vender resíduos no Mercado de Resíduos e buscar por fornecedores dos mais diversificados ramos.

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