Confira o passo a passo da implementação ISO 9001 e os benefícios da norma para o seu negócio

A certificação na ISO 9001 é muito mais que um selo atrelado à marca, existem inúmeras vantagens por detrás da adoção da norma

É muito comum falarmos de ISO 9001 e imediatamente pensarmos na certificação em si. A ideia que se tem é como se a certificação fosse um diploma a ser conquistado pela empresa. De fato, ter o selo da norma atrelado à marca pode ser um diferencial e uma vantagem até mesmo para aquele contrato que a empresa desejava obter, mas só seria possível após a certificação.

É inquestionável que alcançar a certificação é extremamente relevante. Todavia, empreendedores visionários se questionam: mas é só um selo? Um papel na parede? Quais os reais benefícios da implementação da ISO 9001? O que eu realmente ganho com isso?

Listaremos abaixo alguns benefícios da adoção da norma, já atrelados ao método de implementação. Nesse sentido, quando a norma começar a ser implementada na empresa, boa parte do caminho já terá sido percorrido.  Ou seja, você saberá qual a vantagem para a sua empresa e na sequência como implantá-la.

1.A ISO 9001 trará o conceito de rastreabilidade de documentos

Quem nunca se esqueceu aonde guardou aquele arquivo importante? Aquela licença ambiental ou simplesmente o registro de manutenção de uma máquina?

O conceito de rastreabilidade é muito mais que o ato de trazer organização para os dados da empresa, sendo ele um dos benefícios trazidos pela ISO 9001. Ele abarca todas as etapas pelas quais um arquivo precisa passar até ser tornado obsoleto. Principalmente o conceito de aprovação, revisão e homologação de um documento.

Como implementar a rastreabilidade de documentos? Passo a Passo

A empresa pode criar uma pasta específica em um servidor ou num sistema de nuvem que permita que documentos distintos sejam acessados por pessoas com permissões de acesso distintas. Assim documentos poderiam ser movidos de pastas conforme seu status, como por exemplo: “em criação”, “em análise”, “em revisão”, “em homologação”, “obsoletos”. Dessa forma, um fluxo será criado para a gestão dos documentos. Processos similares poderiam ser adotados para arquivos físicos.

Uma outra solução interessante para empresas com um grau de complexidade de operação mais robusto, seria a aplicação de um sistema de controle de documentos. A consultoria online Verde Ghaia fornece aos seus clientes um software de controle de documentos totalmente online, muito simples de usar e com todas as funcionalidades necessárias ao bom gerenciamento de arquivos.

2 –  A ISO 9001 promove a divulgação da política da qualidade da empresa

Quase toda empresa possui uma aba em seu site, pouco visitada e quase sempre com uma frase bem genérica que descreve a política da qualidade da empresa. Um grande benefício trazido pela ISO 9001 é a comunicação da política da qualidade.

A implementação da ISO 9001 fará com que o assunto relacionado a qualidade sejam tratados com mais relevância pela organização e que seja efetiva em todos os processos da empresa. Uma das dificuldades das empresas é fazer com que os funcionários valorizem a cultura da qualidade e repensem seus afazeres diários pautados no ponto de vista da política da qualidade da empresa.

Para este desafio, a comunicação será uma ótima aliada, uma vez que promove a divulgação constante e intensa dos princípios e requisitos de qualidade. Enfatizando a equipe de colaboradores a representatividade que a política de qualidade exerce dentro da empresa.

Como implementar a divulgação de política de qualidade? Passo a Passo

A primeira coisa a se fazer é elaborar a política da qualidade da empresa. A política da qualidade deverá ser desenhada com base naquilo que é valor para as partes interessadas da empresa, ou seja, clientes, funcionários, fornecedores, etc. Uma ferramenta que pode facilitar a elaboração é a Matriz SWOT.

Após a elaboração da política, ela deve ser frequentemente comunicada ao corpo da empresa. Podem ser utilizados treinamento, seminários, ações de comunicação interna, entre outras ações. O importante é que a qualidade se transforme em uma cultura da empresa e não seja vista simplesmente como um protocolo a ser cumprido.

3 –  A ISO 9001 irá realizar a documentação das atribuições de responsabilidades

Se há algo que atrapalha o andamento das operações e muitas vezes até o relacionamento profissional e pessoal dos colaboradores, é a confusão de papéis e responsabilidades. Sempre há alguém que acaba tomando para si uma atribuição indevida, a qual é de responsabilidade de outra pessoa.

Um dos benefícios trazidos pela implementação da ISO 9001 é formalização da determinação dos papéis e responsabilidades, fazendo que tudo se torne mais claro e cada um saiba realmente o que é de sua atribuição.

Como implementar a atribuição de responsabilidades? Passo a Passo

Com base no organograma da empresa, defina as atribuições e funções de cada cargo, depois estabeleça as responsabilidades de cada função. Então comunique à toda empresa. Exponha o resultado final para que cada um saiba o que é seu dever o que é dever do outro.

4 –  A ISO 9001 irá formalizar os procedimentos que são padrão da empresa

Em toda organização, cada funcionário domina as atividades cotidianas inerentes às suas funções, mas raramente estas atividades são documentadas. Por isso, quando ocorrem inconsistências no processo ou a chegada de um funcionário novo, dificuldades certamente virão para o estabelecimento da normalidade do processo.

A solução é ter padrões operacionais claros para evitar que cada um faça a atividade como melhor lhe convier e assim as coisas não se “encaixem” no final. Este também é um dos benefícios trazidos pela implementação da ISO 9001

Como implementar a formalização dos procedimentos padrões? Passo a Passo

Junto às áreas técnicas e administrativas da empresa, estabeleça padrões operacionais para as atividades e os formalize.

Tome por exemplo a atividade de um funcionário que cuida das impressões da empresa. O processo que ele realiza poderia ser: imprimir folhas A4 na configuração XB75 da impressora > recolher as impressões falhas e armazenar na caixa de rascunhos > verificar ao final do dia o nível de carga dos tonners > caso haja tonners com baixo nível de carga, solicitar mais ao almoxarifado.

Pronto, uma das atividades do funcionário já está padronizada. Agora coloque em um diagrama de fácil compreensão e comunique ao setor responsável. Se preciso, cole o desenho do processo em uma das paredes do setor.

Conclusão

Citamos apenas alguns dos benefícios trazidos na implementação da ISO 9001.  Na realidade, são incontáveis as melhorias trazidas pela adoção da norma. Para saber mais sobre o assunto, você pode falar com um dos consultores da Verde Ghaia Online pelo telefone (31) 3656-5538.

Quanto ao procedimento de implementação da ISO 9001, obtenha mais informações pelo artigo “Implantação ISO 9001 passo a passo”.