Compliance: 10 maneiras de saber que sua empresa segue a lei

Complicance pode ser entendido como o conjunto de normas, regulamentos, políticas e diretrizes que orientam as operações de uma empresa com o objetivo de reduzir seu risco legal, ambiental, trabalhista e tributário. O compliance também é entendido como um conjunto de ações anticorrupção que uma empresa pode adotar.

No artigo de hoje, vamos abordar 10 maneiras de saber que a empresa segue a lei, para tal, vamos listar ações, que se estiverem sendo aplicadas, sinalizam a perfeita conformidade legal da organização.

1 – A empresa realizou o levantamento da legislação aplicável

Um dos primeiros pontos a se analisar para verificar se a empresa cumpre as leis que lhe são aplicáveis é a constatação da realização do levantamento da legislação referente ao negócio.

Nem todas as leis se aplicam à todas as empresas, isto quer dizer que há leis que incidirão apenas sobre alguns tipos de organizações a depender de vários critérios. Há também órgãos reguladores que atuam em setores específicos da economia.

O levantamento da legislação pode ser feito por um advogado especialista ou pelo setor jurídico da empresa que fará a avaliação nos âmbitos operacional, tributário, trabalhista, ambiental e etc.

Todas as leis listadas serão postas em um documento para a verificação do nível de atendimento à cada uma delas.

2 – Auditorias de conformidade legal são realizadas periodicamente

Um outro sinal de que a empresa cumpre a lei é a realização periódica de auditorias de conformidade legal. Estas auditorias são feitas com base no levantamento da legislação abordado no item anterior.

A auditoria de conformidade legal verifica o nível de atendimento à cada uma das leis listadas no levantamento legal da organização, ela gera um plano de ação para a adequação às leis que forem identificadas como não atendidas ou atendidas parcialmente.

3 – A empresa audita fornecedores críticos

Uma ação que é feita apenas pelas empresas altamente produtivas do ponto de vista legal é a verificação do atendimento à legislação por fornecedores importantes, os quais podem ter influência direta sobre a operação ou sobre os produtos da companhia.

Não são raros os casos de empresas que tiveram problemas com órgãos de fiscalização e até com a justiça, causados por ações de seus fornecedores. Nestes casos, as empresas foram responsabilizadas por conivência ou negligencia para com as práticas ilegais dos terceiros.

4 – Técnicas internas de complicance são aplicadas em todos os setores

Um outro sinal de que a empresa cumpre as leis é a aplicação de técnicas de compliance em todos os setores. Ações como a verificação das horas trabalhadas por cada funcionário, o uso correto dos equipamentos e o cumprimento das normas de segurança já ajudam muito no atendimento à toda a legislação.

Neste caso, empresas mais complexas como indústrias, mineradoras, petroleiras e etc. tem uma missão mais difícil pois quase todos os seus setores são fortemente regulados por normas internas ou por normativas de órgãos reguladores, ou seja, possuem regras rígidas de operação.

5 – A empresa monitora a legislação aplicável

Além do levantamento da legislação citado no primeiro item, outra parte complementar e fundamental para o cumprimento das leis é o monitoramento das leis aplicáveis ao negócio. Afinal, todos os dias o Estado e as agências reguladoras revogam e promulgam centenas de leis, as quais deverão ser avaliadas pela empresa, se são ou não aplicáveis à sua operação.

Muitas empresas fazem este monitoramento de forma manual, mas o custo é muito elevado e a velocidade de aplicação é muito baixa. Então surgiram alguns softwares especializados no monitoramento legal e avaliação da aplicabilidade à empresa, uma destas soluções é oferecida pela Verde Ghaia.

6 – A empresa contrata fornecedores certificados pelas normas ISO

Uma maneira mais saber se toda a cadeia produtiva da empresa atende as leis e também de reduzir o risco de algum problema legal atingir a empresa é a contratação de fornecedores e prestadores de serviço que sejam certificados pelas normas ISO.

Normas com ao ISO 14001 e 45001 obrigam a empresa a realizar o levantamento e monitoramento das leis aplicáveis. Assim, o contratante sabe que no âmbito legal, o potencial fornecedor está muito provavelmente em conformidade absoluta.

7 – A empresa monitora o passivo trabalhista

A maior parte dos processos movidos contra empresas no Brasil é de origem trabalhista. Não é surpresa, visto que o país tem uma das legislações mais restritivas e complexas do mundo neste quesito.

Outro sinal muito útil para verificar o atendimento às leis é o monitoramento do passivo trabalhista, ou seja, as possibilidades de a empresa sofrer um processo por descumprimento de leis da CLT.

O ideal é que este passivo esteja em zero ou próximo de zero, de forma que a organização não tenha que se preocupar com eventuais perdas financeiras causadas por ações movidas por ex-funcionários.

8 – A empresa se baseia na ISO 19600:2014

No ano de 2012 a Austrália iniciou um processo de construção da norma ISO para compliance, ela seria baseada em uma norma já vigente naquele país. Em 2014 foi publicada a norma ISO 19600 que sistematiza a gestão de compliance baseada nos mais rígidos padrões internacionais.

O foco da norma é permitir que a empresa tenha um robusto sistema de gestão de riscos e também um sistema interno anticorrupção, ela não determina exatamente quais os procedimentos e quais as ações serão implementadas, mas lança as bases e cria o ambiente para que ações para reduzir os riscos e coibir a corrupção floresçam.

A norma é ideal para apoiar empresas que pleiteiam um processo robusto de crescimento e sustentabilidade a longo prazo, garantindo que imprevistos indesejados (controláveis) não inviabilizem sua operação e nem sua situação econômica.

A verde Ghaia Consultoria Online dispõe de uma equipe preparada para auxiliar a empresa em todos os processos de compliance, bem como na implementação das normas ISO, inclusive a ISO 19600:2014

9 – Viabilidade legal faz parte da estratégia de negócios da organização

Não são raros os casos de negócios que são feitos e operações que são concretizadas e logo depois embargadas pela justiça. Infelizmente no Brasil, as empresas não gozam de segurança jurídica para fazer seus negócios.

Daí surge a importância da verificação da viabilidade jurídica das ações da empresa. Essa verificação deverá ser feita por profissionais competentes que avaliarão tanto a legislação quanto a jurisprudência vigente para basear sua conclusão.

Caso a empresa verifique a viabilidade jurídica de suas operações antes de realiza-las, este é um grande sinal de cumprimento das leis.

10 – Setor jurídico de validação de suas operações e contratos

Outro sinal de que a empresa cumpre as leis é a existência de um departamento jurídico para validação legal das atividades, ele poderá ser usado para a consulta de viabilidade citada acima.

O departamento jurídico é essencial para reduzir o risco legal e também para ajudar a empresa a cumprir com clareza todas as leis aplicáveis ao seu negócio.

O cumprimento das leis no Brasil não é uma tarefa simples, o país tem uma das legislações mais complexas do mundo e agências reguladoras para quase todos os tipos de atividade.

Entender como cada uma destas leis se aplica ao negócio da empresa e saber se elas estão sendo ou não cumpridas é fundamental para se evitar multas e problemas judiciais.

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