Como utilizar a Planilha SWOT para definir riscos e oportunidades?

Através da análise SWOT é possível saber como definir riscos e oportunidades para que a saúde da empresa, bem como de seus fornecedores e colaboradores sejam asseguradas.  Para uma companhia ser conduzida com sucesso é necessário que se tenha uma visão multidimensional do seu negócio, ou seja, não ter apenas um olhar simplista de um determinado aspecto do negócio, mas de todas as áreas que regem o empreendimento. 

A análise SWOT é uma planilha utilizada para avaliar a posição competitiva de uma empresa, reconhecendo seus pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. De modo resumido, a análise SWOT é um modelo de avaliação indispensável que mede o que uma organização pode e não pode fazer e suas potenciais áreas de risco.

O que torna o SWOT particularmente poderoso é que, ele proporciona reflexão e pode ajudá-lo a descobrir oportunidades válidas para serem exploradas. E, ao entender as fraquezas do seu negócio, você pode eliminar ameaças e se planejar para superá-las.

Além disso, no que se trata de concorrência para o seu negócio, ao usar a estrutura SWOT, é possível elaborar estratégias que o diferenciará dos seus concorrentes. Desse modo, aumenta a competittividade da sua empresa e melhora as chances de alcançar sucesso em sua área de atuação.

O que significa a sigla SWOT?

S.W.O.T. é um acrônimo na língua inglesa que significa “strenghts”, “weakenesses”, “opportunities” e “threats”.

Adaptado à língua portuguesa esse acrônimo se torna F.O.F.A, que significa “forças”,“oportunidades”, “fraquesas” e “ameaças”.

Uma análise SWOT é uma lista organizada das maiores forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da sua empresa.

• Forças (Strengths) descrevem o que uma organização distingue e diferencia da concorrência: uma marca forte, base de clientes fiéis, um balanço sólido, tecnologia exclusiva e assim por diante.
• Fraquezas (Weakenesses) impedem que uma organização atue no seu máximo potencial. São áreas nas quais a empresa precisa aperfeiçoar para permanecer competitiva. Exemplo: rotatividade média acima do setor, altos níveis de endividamento, uma cadeia de suprimentos inadequada ou falta de capital.
• Oportunidades (Opportunities) referem-se a fatores externos favoráveis ​​que uma organização pode usar para lhe dar uma vantagem competitiva. Por exemplo, um fabricante de carros pode exportar seus carros para um novo mercado, aumentando as vendas e a participação de mercado, se um país reduzir as tarifas.
• Ameaças (Threats) referem-se a fatores que têm o potencial de prejudicar uma organização. Por exemplo, uma praga é uma ameaça para uma empresa produtora de feijão, pois pode destruir ou reduzir o rendimento da safra. Outras ameaças comuns incluem questões como aumento dos custos de insumos, aumento da concorrência, baixa oferta de mão-de-obra e assim por diante.

Como aplicar a planilha SWOT?

Para que se obtenha resultados mais completos e objetivos é indicado que a análize SWOT seja feita por grupos de pessoas diferentes e com interesses distintos dentro da companhia. Administração, vendas, pós-vendas, atendimento ao público a até mesmo clientes podem contribuir com uma visão importante e legítima. Reunir a equipe para uma análise SWOT é inclusive uma ótima oportunidade para incentivar a participação e o engajamento à estratégia de resultados de uma organização.

Normalmente a análize SWOT é desenvolvida utilizando o modelo de quatro quadrados, mas também é possível realizar a análise fazendo listas para cada categoria. Use o método que preferir e que facilite a compreeensão e organização dos resultados.

É recomendado fazer uma sessão de brainstorming para indicar diferentes aspectos em cada uma das quatro categorias. Cada membro da equipe pode ter seu momento de completar individualmente o modelo de análiza SWOT, e depois se reunir para discutir e compilar os resultados. Não é necessária a preocupação com a elaboração inicial. Identifique os fatores que acredita-se serem os mais relevantes em cada uma das áreas dos quadrante.

Identificando riscos e oportunidades na Planilha SWOT

Para uma boa compreensão do que significa identificar riscos e oportunidades através dessa ferramenta, elucidamos abaixo uma demonstração de análise:

• Oportunidades:
• Que boas oportunidades você consegue identificar?
• Quais tendências interessantes você conhece?

Oportunidades úteis podem vir de situações como:

– Mudanças na tecnologia e nos mercados em uma escala ampla e estreita.

– Mudanças na política do governo relacionada ao seu campo.

– Mudanças nos padrões sociais, perfis populacionais, mudanças no estilo de vida e assim por diante.

– Eventos locais.

Uma dica útil quando se olha para as oportunidades é notar suas forças e se perguntar se elas abrem alguma janela de oportunidade. Ao mesmo tempo, observe suas fraquezas e pergunte a si mesmo se você poderia abrir possibilidades ao emliminá-las.

Oportunidades Financeiras: Qual seria a grande oportunidade para melhorar suas finanças? Talvez iniciar uma nova linha de produtos aumentaria retenção de clientes, ou até mesmo procurar uma nova localização para o seu negócio.

Oportunidades de aprendizado e crescimento: que oportunidades você tem para impulsionar a equipe? Por exemplo, existe alguma alternativa de treinamento? Você poderia fazer alguns ajustes para melhorar a cultura interna e assim a qualidade dos serviços?

Oportunidades Internas: Quais processos têm o potencial de te levar para o futuro se melhorados? Isso pode implicar uma parceria com uma empresa que atua em algum nixo que poderia favorecer o seu negócio.

Oportunidades do cliente: o que poderia melhorar para beneficiar drasticamente os clientes? Você poderia melhorar sua interface online? Existe algum produto que pode melhorar em qualidade? O atendimento ao cliente e pós-vendas podem ser elevados à um padrão mais alto?

• Ameaças
• Quais obstáculos você enfrenta?
• O que seus concorrentes estão fazendo?
• Os padrões ou especificações de qualidade do seu trabalho, produtos ou serviços estão mudando?
• As mudanças na tecnologia estão ameaçando sua posição?
• Você tem problemas de inadimplência ou fluxo de caixa?
• Alguma das suas fraquezas poderia ameaçar seriamente o seu negócio?

Uma dica é estar atento para não ignorar fatores externos, como novos regulamentos governamentais ou mudanças tecnológicas em seu setor.

Ameaças financeiras: Quais ameaças podem afetar seriamente sua saúde financeira? Podem ser concorrentes que lidam no mesmo mercado com um custo menor? Um produto bancário no exterior?

Ameaças de aprendizado e crescimento: O que ameaça as pessoas no ambiente interno de sua organização? Pode ser desde a instabilidade em seu departamento de atendimento ao cliente até a saída de um funcionário de determinado setor deixando uma lacuna de um funcionário experiente.

Ameaças internas: Quais áreas atuais da sua empresa podem prejudicá-lo futuramente? Existe algum produto que é distribuído hoje, mas que poderia falhar em algum momento? Você está passando por alguma mudança dentro da empresa que, potencialmente, poderia desestabilizar algum setor?

Ameaças aos clientes: Qual é a sua maior preocupação em relação aos seus clientes? Um de seus concorrentes oferece um parcelamento sem juros que poderia prejudicar sua participação no mercado? O quão facilmente seus clientes podem ter acesso aos seus produtos pela internet?

O exemplo da Coca-Cola

Um exemplo prático de como a análise consciente de riscos e ameaças é essencial para um negócio foi a análize SWOT da Value Line da Coca-Cola em 2015. Foram observados pontos fortes como uma marca muito conhecida, vasta rede de distribuição e possibilidades como mercados emergentes. Porém, também foram apontadas fraquezas e ameaças como flutuações da moeda estrangeira, um gosto crescente por bebidas “saudáveis” e a consecutiva competição de fornecedores de tais bebidas.

A Coca-Cola tomou medidas para abordar essas preocupações, potencializando suas atividades de marketing, publicidade e promoções e se expandiu para outras categorias de bebidas. Como resultado, em um ano, seu dividendo por ação subiu de 33 para 35 centavos, e seu estoque, que estava em torno de US$ 39 por ação, subiu para US$ 46. Ela caiu desde então, mas permanece em alta com cerca de 13% nos últimos três anos.

A importância da Planilha SWOT

A análise SWOT proporciona uma visão ampla que estimula a discussão sobre a situação de uma empresa. É uma visão panorâmica destinada a efetivar a viabilidade de um conceito ou estratégia de dentro para fora – uma revisão mais macro que outras ferramentas analíticas. Dessa forma, essa técnica possibilita saber como definir riscos e oportunidades, para que um negócio cresça de forma segura e explorando seu máximo potencial.  

Uma boa maneira de implementar a análise SWOT no seu negócio é a partir da norma ISO 9001 focada no sistema de gestão de qualidad das empresas, que além desta proporciona uma série de outros benefícios.