Como Sistema de Gestão da Qualidade pode alavancar os resultados da sua empresa? Empresas de pequeno e médio portes (especialmente os pequenos), em geral possuem significativas dificuldades de gestão, muitas destas organizações sequer possuem foco na qualidade do processo e apenas buscam formas de sobreviver.
O objetivo de um sistema de gestão da qualidade é alavancar os resultados de uma organização de forma geral, não apenas no sentido financeiro, mas de maneira sistemática e operacional, pois entende-se que é a partir de uma gestão efetiva é que os resultados econômicos se apresentarão.
Neste artigo, abordaremos os conceitos básicos de um sistema de gestão e demonstraremos como ele pode alavancar os resultados de uma empresa que está buscando se organizar.
Os desafios da gestão em pequenas e médias empresas
Pequenas empresas em geral são constituídas por profissionais que possuem conhecimento na área de atuação e acabaram por abrir seu próprio negócio, seja por uma oportunidade única ou por necessidade.
Muitas destas empresas são de administração familiar e há muita interferência de fatores pessoais no âmbito da gestão organizacional, o que dificulta um pouco a sistematização dos processos. No entanto não é nada impeditivo, haja vista que existem grandes empresas multinacionais brasileiras e estrangerias que começaram como organizações familiares.
A questão é que geralmente estas empresas estão lutando para sobreviver e acabam deixando a sistematização da gestão para um segundo plano, o que pode retardar seu processo de amadurecimento. Neste caso, o sistema de gestão da qualidade poderia acelerar a expansão da companhia e até mesmo garantir a sua permanência no mercado.
O estabelecimento de papéis e processos
Toda empresa que busca profissionalizar sua gestão, tratará inicialmente de estabelecer os papéis e processos inerentes à cada colaborador e área produtiva.
As empresas sem um sistema de gestão estabelecido são administradas por demanda e por função, ou seja, faz-se o que se percebe que tem que ser feito.
Digamos que, por exemplo, uma pequena empresa sem sistema de gestão possua algumas máquinas. Em um dado momento o operador percebe que a máquina precisará ser reparada, então reporta ao seu chefe, que buscará entender o problema e contratar um serviço de manutenção.
Porém, ao longo deste processo de tomada de decisão, a máquina pode parar e comprometer toda a produção da empresa.
Em uma empresa com sistema de gestão bem estabelecido, haveria um indicador de controle para as máquinas e seria praticada a manutenção preventiva, que planeja a compra de peças de reposição e programa a manutenção de forma que as máquinas não parem nunca, exceto quando as paradas forem programadas.
O sistema de gestão irá eleger aquilo que é importante para a empresa, para que tais fatores possam ser monitorados, medidos e melhorados. Ele também definirá os cargos e atribuições de cada colaborador, pois no nosso exemplo, o próprio operador poderia atuar no programa de manutenção, evitando o acionamento do chefe.
O papel do Sistema de Gestão da Qualidade
Os sistemas de gestão da qualidade começaram a surgir após o início do estudo científico da administração. Passou-se então a perceber que algumas práticas de certas companhias, as levavam a resultados mais efetivos que outras. A sistematização destas práticas sob uma teoria organizacional consistente levou ao surgimento do sistema de gestão da qualidade.
Após o fim da 2ª guerra, o Japão se modernizou e, em algumas décadas tornou-se a segunda maior economia do mundo, isso foi feito graças a um rigoroso sistema de produção que ficou famoso no mundo todo, o toyotismo, dele surgiu grande parte das práticas adotadas hoje pelos modernos sistemas de gestão da qualidade, sobretudo a ISO 9001.
Todas as organizações de relevância do mundo operam sob rigorosos sistemas de gestão da qualidade (ou SGQ). Esse tipo de sistema elevaram a produtividade das companhias e trouxeram o capitalismo a um novo patamar.
O sistema de gestão ISO 9001 é o mais usado do mundo?
Muitos métodos de se organizar a produção foram aplicados por diversas companhias ao redor do mundo, mas o sistema de gestão da qualidade elaborado pela ISO na Suíça é de longe, o mais utilizado dentre todas as opções já testadas.
Ele é feito sob um rígido padrão de qualidade e impressiona por sua simplicidade e robustez. Abraçando os principais conceitos da teoria organizacional, ajuda as empresas a desenhar seus processos, elaborar indicadores, estabelecer funções e cargos e, sobretudo, praticar a melhoria contínua.
Como alavancar os resultados da empresa
Os primeiros resultados observados na empresa após a implementação do sistema de gestão da qualidade são vistos na organização dos processos. Eles são nomeados e mapeados de acordo com o produto que entregam, e neste caso, o produto não é em si uma mercadoria, mas sim a saída daquela atividade, a qual será disponibilizada ao processo seguinte.
Vamos tomar como exemplo o setor de TI de um escritório de advocacia. O produto deste setor é a entrega de soluções de tecnologia de informação que permitem que a empresa continue funcionando, embora a atividade principal não esteja ligada à tecnologia. Assim, cada processo da empresa tem suas entradas e saídas mapeadas e desenhadas na forma de insumos e produtos.
Os resultados serão alavancados em pouco tempo, uma vez que serão expostas as perdas por má utilização do ativo, além de melhoria significativa na entrega do produto final e recepção do fator que faz a organização existir, o dinheiro do cliente.
Com tudo organizado e medido, a alavancagem dos resultados é apenas uma questão de tempo.
Agora que você já entendeu como o sistema de gestão da qualidade pode alavancar os resultados da empresa, o próximo passo é planejar a sua implementação. Muitas empresas contratam profissionais exclusivos para esta tarefa, outros procuram ajuda de consultorias especializadas neste tipo de projeto.
A Consultoria Online Verde Ghaia disponibiliza profissionais com décadas de experiência em implementação de sistemas de gestão de todos os tipos, sobretudo aqueles baseados nas normas ISO.
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