Como promover a avaliação de empresa?

Sem avaliação de empresa, não é possível que se execute uma gestão de qualidade

É comum imaginarmos a figura de um gestor empresarial como alguém sempre ocupado, com as mangas das camisa arregaçadas, correndo para todos os lados ao mesmo tempo em que atende mil ligações e responde à centenas de e-mails. De fato, essa é a rotina de grande parte dos gestores brasileiros.

As atividades ligadas à execução dos processos acabam consumindo tempo e fazendo os gestores se envolverem muito na operação, o efeito colateral disso é uma quantidade grande de ações de gestão e avaliação da empresa sendo deixadas de lado, gerando assim um ciclo vicioso, pois quanto mais tempo sem avaliar os processos, mais tempo o gestor gastará com tarefas operacionais.

O que é avaliação de empresa?

Avaliação de empresa é a ação de se definir processos críticos e determinar os parâmetros de medição de cada um deles. Assim a empresa estará sempre sendo avaliada e tendo seus processos melhorados conforme os resultados vão sendo coletados.

Avaliação de empresa é basicamente uma análise de seus processos sob a ótica de padrões pré-estabelecidos. A forma ideal de se avaliar uma empresa é com base em um sistema de gestão, que define e padroniza os processos, com por exemplo o ISO 9001.

Como avaliar uma empresa?

A avaliação de uma empresa inicia-se pela definição dos processos críticos, como por exemplo: financeiro, operações, estocagem, transporte, etc. Tudo o que é considerando importante precisa ser medido. No caso de uma empresa genérica, deve ser avaliada a qualidade de sua gestão, ou seja, o conjunto de ferramentas utilizadas para a administração do negócio.

O conjunto de ferramentas, métricas e padrões utilizados para a gestão de um negócio é como denominamos um sistema de gestão. O sistema de gestão mais utilizado do mundo é o ISO 9001 que padroniza os processos relativos à qualidade. Contudo, existem também outros sistemas, como por exemplo, o ISO 14001 que padroniza os processos relativos ao meio ambiente.

Uma vez definidos os processos críticos (ou seja, importantes) a empresa deverá definir as medidas ideais que ele deve apresentar, ou seja, estabelecer métricas capazes de qualificar o resultado observado como aceitável ou não.

Após a definição dos processos e das métricas, basta partir para a observação e coleta de resultados. É o que denominamos diagnóstico de sistema de gestão.

Como definir os critérios prioritários de avaliação?

Os critérios prioritários de avaliação devem expressar o nível considerável aceitável pelo cliente do processo. Neste caso, definimos como “cliente”, não apenas os compradores dos produtos e/ou serviços da empresa, mas todos aqueles que são receptores do resultado do processo.

Por exemplo: os clientes do processo “RH” são todos os funcionários da empresa além da diretoria, já os clientes do processo “montagem” provavelmente serão os integrantes do processo seguinte, como o “acabamento” por exemplo.

Os critérios de avaliação serão definidos com base no que é importante para o cliente do processo. Por exemplo: em um processo de transporte, é importante que as mercadorias sejam entregues em até 5 horas após o carregamento, então será avaliado no diagnóstico se as mercadorias estão sendo entregues em até 5 horas. Mais que isso é insatisfatório.

É possível automatizar a avaliação da empresa?

Até pouco tempo atrás não era possível automatizar a avaliação da empresa, mas com o surgimento de softwares especializados, essa tarefa se tornou significativamente mais simples acessível à organizações de todos os tamanhos.

Um bom exemplo é a plataforma de Consultoria Online da Verde Ghaia. Ela já carrega todos os parâmetros importantes que devem ser medidos pelo diagnóstico das normas ISO e gera o questionário automaticamente.

Desse modo a tarefa do gestor é apenas responder as perguntas que os sistema faz e evidenciar quando a resposta for positiva. Após todas as respostas concluídas, um relatório será gerado automaticamente com o resultado e um gráfico mostrando os pontos em que a empresa está bem e os pontos que ela está mal.

Assim a avaliação da empresa é executada através de um diagnóstico totalmente automatizado. Hoje a plataforma pode ser carregada com os parâmetros da ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 (que agora se tornou ISO 45001) e várias outras normas, além de poder ser personalizada com os padrões desejados por cada cliente.

Como medir os resultados da avaliação?

A medição dos resultados da avaliação da empresa deve ser realizada através da alimentação dos indicadores estabelecidos na fase de definição das prioridades. É importante que os resultados observados sejam compatíveis com as soluções a serem implantadas para a melhoria do processo após a avaliação da empresa.

A avaliação da empresa consiste principalmente na medicação de resultados palpáveis para a prática da melhoria contínua. Por isso, o ideal é que os resultados não sejam medidos como “bons”, “regulares” ou “ruins”, mas sim em formas quantitativas (se possíveis numéricas) para que se saiba o quanto se progrediu em relação à medição anterior.

Usando o exemplo das entrega citado acima, imagine que o resultado medido foi uma média de 4,5 horas, saberemos que só será considerada uma melhoria se os resultados obtidos na próxima medição forem menores que este valor.

Como gerar planos de ação para correção dos problemas?

A parte mais complexa da avaliação de empresas é a transformação dos resultados observados em planos de ação para melhoria do processo em questão.

O gestor deve “quebrar” o problema observado em pequenas etapas com ações individuais para que cada membro da equipe possa ter sua tarefa e contribuição na melhoria desejada.

Uma maneira simples de executar essa parte da avaliação da empresa é utilização de um software que gere tarefas já validadas para o processo.

A plataforma da Verde Ghaia Consultoria Online por exemplo, gera todas as ações individualizadas e já com os prazos de execução logo após a consolidação do diagnóstico, assim fica bastante simples a geração do plano de ação, pois ela é feita com um simples clique em um botão.

Conclusão

A avaliação da empresa é parte fundamental do processo de gestão e sem ela, não há administração de qualidade. Os softwares tem muito a auxiliar no trabalho dos gestores e a plataforma de Consultoria Online da verde Ghaia se destaca como sendo uma das pioneiras no mercado brasileiro a fazer este tipo de serviço.