Um tema que sempre vem à tona: como evitar e tratar as não conformidades em auditorias. Ou ainda, como evitar que as não conformidades ocorram, fazendo com que o sistema de gestão esteja perfeito?
O momento da auditoria é tão aguardado quanto temido por boa parte dos gestores de sistemas de gestão nas empresas. Afinal de contas, este é o evento que testará todo um trabalho desenvolvido ao longo de muito tempo por toda a equipe responsável por sistemas de qualidade, meio ambiente, saúde e segurança e afins.
No artigo de hoje, vamos tratar especificamente da prevenção e tratamento das não conformidades em auditorias de sistemas de gestão.
Implemente a norma usando planos de ação descritivos
A peça fundamental na implementação do sistema de gestão é o plano de ação. Construído após o diagnóstico, ele deve ser exato e claro, com uma descrição completa do que será feito para atender a cada ponto da norma, bem como a data limite para execução, quem será o responsável e quais evidências deverão ser coletadas.
Com um bom plano de ação, será mais fácil evitar não conformidades e mesmo caso elas apareçam, será muito mais simples trata-las, pois haverá uma grande rastreabilidade das ações executadas. Uma boa implementação está intimamente ligada a um bom plano de ação.
Tenha procedimentos bem documentados
Caso as não conformidades apareçam durante a auditoria interna, elas poderão ser tratadas com base na documentação dos procedimentos. Uma documentação de procedimentos bem feita é ideal para a identificação das não conformidades e quando este for o caso, para a correção das mesmas.
Com procedimentos pouco documentados, ficará difícil para o gestor apontar onde estão as falhas e também será complicado corrigi-las pontualmente. Já no caso de os procedimentos estarem todos bem estruturados, documentados e validados, as não conformidades poderão ser isoladas no fluxo de cada processo e tratadas separadamente.
Portanto, para evitar que não conformidades se formem e também para corrigi-las caso sejam encontradas, documente 100% dos procedimentos do sistema de gestão.
Não economize na auditoria interna
Algumas empresas apenas gastam muito tempo na implementação e acabam estourando o prazo previsto para o projeto de certificação nas normas ISO, isto ocorre com maior frequência nos casos de migração do sistema de gestão, uma vez que muitas empresas deixam para começar o projeto na última hora, quando já não dá mais para postergar.
A morosidade na implementação e na migração acaba reduzindo o tempo disponível para a execução de auditorias internas, o que dificulta a localização de não conformidades, as quais poderão ser expostas na auditoria externa, gerando retrabalho e até mesmo a possibilidade de reprovação do sistema de gestão da empresa no processo de certificação.
Por isso, o ideal é fazer os projetos de sistemas de gestão com prazos reais e ainda considerar uma margem de erro para cobrir eventuais imprevistos, pois a auditoria interna deve ser feita de maneira meticulosa para verificar qualquer não conformidade e trata-la a tempo.
Caso a não conformidade seja localizada na auditoria interna, ela deverá ser tratada ainda antes da visita do auditor do organismo certificador. Contudo, caso o prazo já esteja estourado isso não será possível, ficando a empresa desprotegida no item não conforme.
Utilize a mesma metodologia em todo o processo de implementação
Após a mudança do formato das normas ISO para a estrutura de alto nível no ano de 2015, vários itens da norma estão interligados, ou seja, os processos e resultados de um item poderão impactar os de outro subsequente.
Para evitar não conformidades o ideal é que a implementação seja feita toda sob a mesma metodologia. Isso quer dizer que se a empresa contratar um consultor para iniciar o processo e depois outro profissional assumir, o resultado poderá ser prejudicado, não pela imperícia dos consultores, mas pela metodologia aplicada a cada item e a forma de interpreta-los na operação da empresa.
A variação metodológica também poderá dificultar a correção das não conformidades caso sejam encontradas. É algo raro de acontecer, mas é possível, dependendo do nível de variação entre as metodologias utilizadas na implementação do sistema de gestão.
Foque nos pontos mais críticos de cada norma
Outra ação essencial para evitar as não conformidades é focar nos pontos críticos de cada norma. Na ISO 9001 por exemplo, a política de qualidade é parte fundamental e central do projeto, caso ela não seja feita corretamente, afetará todo o conjunto das demais ações a serem realizadas.
Na ISO 14001, um dos pontos mais críticos é o levantamento e monitoramento da legislação aplicável à empresa. Muitas consultorias não prestam este serviço em conjunto com a implantação da norma, o que pode atrasar o processo e dificultar a implementação, uma vez que este ponto é crítico, pela quantidade de regras e normas vigentes na legislação brasileira.
A Verde Ghaia Consultoria Online oferece uma solução completa, sendo possível contratar a consultoria para a implantação dos sistemas de gestão e também o serviço de levantamento e monitoramento dos requisitos legais aplicáveis.
Caso os pontos críticos sejam priorizados durante a implementação, dificilmente surgirão não conformidades e caso elas apareçam, serão de fácil correção.
Lembre-se da conscientização da equipe
O último ponto fundamental a ser comentado na prevenção às não conformidades é a conscientização da equipe de trabalho. Muitos gestores se esforçam para manter o sistema de gestão perfeito para receber o auditor, deixam tudo em ordem, cada procedimento é documentado e todas as informações são disponibilizadas. Contudo se esquecem de conscientizar a equipe de fora do setor sobre a norma e suas mudanças na empresa.
Muitas vezes, quando chega o auditor, ele pergunta algo sobre o sistema de gestão a um funcionário qualquer pelo corredor e ele não sabe responder. Pergunta também sobre ações do sistema de gestão nos setores da empresa e os funcionários não entendem a forma como a norma afeta o seu dia a dia.
Caso isso ocorra, o auditor poderá marcar uma não conformidade pela falta de aplicação real da norma no dia a dia da organização. Portanto, foque na equipe e não apenas nos procedimentos.
Os sistemas de gestão são ferramentas fantásticas para elevar a produtividade de qualquer empresa, profissionalizando suas operações e permitindo um maior aproveitamento dos recursos disponíveis.
Mas é necessário entender que documentos, planilhas e procedimentos escritos não valem nada por si só, eles precisam fazer a diferença e serem de fato aplicados na prática organizacional, assim, nenhuma não conformidade será encontrada no dia da auditoria externa.
Para implementar um sistema de gestão em qualquer norma de maneira simples, rápida, acessível e confiável, sua empresa pode sempre contar com o pessoal da Verde Ghaia Consultoria Online.
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