Como classificar meus processos conforme a nova ISO 9001?

É mais do que necessário propor a implantação do sistema de gestão de Qualidade que atenda aos requisitos de uma norma. No entanto, normas mudam – e com isso, a forma de atender aos requisitos. É uma situação para consultoria da ISO 9001: 2015.

Afinal, recentemente a norma passou por algumas mudanças, e com isso surgiu a dúvida de como classificar os processos. Como os processos organizacionais devem atender aos requisitos normativos atuais? Para sanar as dúvidas, é necessário conhecer mais sobre a reformulação da norma e como funcionarão os processos. Depois, é tempo para consultoria da ISO 9001: 2015!

Como se encontra a norma pós-reformulação – ISO 9001:2015?

A ISO 9001: 2015 é a norma voltada para Sistema de Gestão da Qualidade, que traz requisitos para esse sistema. Nada mais é do que uma lista com boas práticas de gestão, postas em funcionamento por empresas de nome no mercado. Traduzindo, tudo que há de melhor no sistema de gestão se encontra nessa norma, com todas as informações reunidas de forma genérica. Dessa forma, qualquer empresa pode adaptá-la para seu contexto, não importa porte ou produto.

Não se trata da única, mas é a mais conhecida e utilizada, tendo um órgão regulador em cada país (aqui no Brasil sendo a ABNT). Nela se aborda aspectos como: estratégia, comunicação com cliente, liderança, produtos, fornecedores, operações, etc. Na verdade, não raro é usada combinada com outras normas e outros sistemas de gestão da produção. Dessa forma, todos foram afetados quando recentemente foi lançada a ISO 9001: 2015, onde muitas novidades foram adicionadas.

Em seu cerne, funciona sobre a base PDCA:

• Planejar;
• Executar;
• Checar,
• Agir.

Assim, funciona com o planejamento de uma estratégia, ligada aos processos de operação e qualidade, tendo equipe definida.

Depois, devem ser executados planos de ação que levem a adição de melhorias necessárias para correto funcionamento. No entanto, sem esquecer de avaliar todo o processo através de reuniões e auditorias regulares, assim como os produtos. Ao fim, dar continuidade ao que funcionou e melhorar o que pode apresentar-se de melhor forma. Assim funciona a consultoria ISO 9001: 2015 – e agora é hora dos detalhes.

Como devem funcionar os processos dentro de uma empresa?

Os processos nada mais são do que a ordenação das atividades de maneira eficiente, de forma que também permita o controle e manutenção dos recursos. Muito comum é o uso de fluxogramas para pôr em ordem. Na consultoria da ISO 9001: 2015, a ação preventiva se torna parte do planejamento estratégico: o pensamento baseado em risco é adicionado às etapas que montam os processos – e a preventiva prossegue na operação e revisão também.

Dessa forma, como são estruturados os processos na empresa? Primeiro, ocorre a requisição de serviço por parte do cliente, assim como de meios para produção do que foi solicitado. O acúmulo de conhecimento, procedimentos, pessoas e ferramentas produzem então um produto que atenda a ele.

• Processos primários: são compostos das atividades essenciais, que agregam valor direto ao cliente;
• Processos de suporte: serve de apoio aos primários e outros processos de natureza semelhante.

Dos processos básicos, se formam dois subprocessos de uma organização: gerenciais e os de gestão. Eles existem para que haja orientação estratégica, estabelecendo os meios para alcance dos objetivos.

Fluxograma de processos: criação e análises

O fluxograma é uma das maneiras mais eficientes e comuns para entendimento da sequência de processos. Na verdade, é uma grande ferramenta para ordenação deles – e um ótimo jeito de produzir análises. Para elaborar um fluxograma, você deve conhecer seus principais símbolos, com funções e significados diferenciados: de início de fluxo e de término, de entrada/saída de dados/produtos, de tarefa/atividade, de decisão, de conexão de linhas, de processo e de documento.

Ao buscar representar esse fluxo de processos, o formato do fluxograma pode ser vertical ou horizontal. No entanto, é possível encaixar o que mais vai de encontro ao seu gosto. Para aplicação do processo, você deve entender como funciona a entrada (a requisição do cliente) e saída (o produto devolvido), além dos processos. O exemplo dando no tópico anterior é um tipo de processo geral que poderia ser enquadrado num fluxograma.

Para começar, você deve especificar o processo que quer documentado, definindo os limites (a entrada e a saída) e quem documentará (uma pessoa ou grupo). Por fim, reproduza os passos reais e busque validar a exatidão do fluxograma ao terminar.

E como analisar o fluxograma que foi produzido? Basicamente, perguntas devem ser feitas para questionar as etapas envolvidas na produção, sendo isso útil tanto para análise, quanto para criação do próprio. O que é produzido? Ou então indo mais fundo, qual a função dessa atividade ou sua necessidade? A sequência se encontra correta e com executor bem definido? Elabore perguntas que produzam um processo criterioso.

Como realizar a identificação de problemas e gargalos nos processos – e como resolvê-los

Feita a análise criteriosa do fluxograma, é possível identificar possíveis problemas e gargalos nos processos – ou entre eles. Sendo uma análise voltada para melhorias do sistema de gestão de qualidade, é possível até os corrigir. E dá para contar com uma análise padronizada de possíveis problemas e gargalos na figura do MASP (Method of Analysis for Solving Problem). O Método de Análise e Solução de Problemas se trata de uma alternativa aos formulários com ação corretiva.

A metodologia funciona com base no ciclo PDCA: Planejar, Executar, Checar e Agir, que pode ser definido também como corrigir. No entanto, o MASP se volta para solução de problemas e embasamento deles e dos gargalos.

Ele é composto de oito etapas:

1. Identificação do Problema: definição clara do problema e de seu risco;
2. Observação: investigação das características do problema sob um aspecto macro;
3. Análise: busca pelas causas principais;
4. Plano de Ação: produção do plano para limitar as causas;
5. Ação: limitar as causas;
6. Verificação: avaliar se a limitação e eliminação da causa foi uma prática efetiva;
7. Padronização: medida preventiva contra reaparecimento do problema;
8. Conclusão: recapitulação dos sete processos para uso posterior.

Além disso, sempre analise entrada/saída do fluxograma e faça mapeamento das etapas, de forma a encontrar incoerências. Fazer essa constante avaliação e aplicar o método MASP é uma forma garantida de evitar problemas e gargalos.

Como a Consultoria Online pode ajudar

Como entender o funcionamento dos processos dentro da nova norma? Como entender a sequência de processos e analisá-la? Como identificar os possíveis problemas e gargalos? É necessário contar com consultoria para ISO 9001: 2015.

A Consultoria Online é apta para elaboração de fluxogramas e identificação de problemas sobre a batuta do MASP. E não só fica nesse aspecto micro: também traz facilidade de controle comercial e trabalho de aspectos para desempenho da equipe empresarial. Entender os processos é entender como a empresa funciona, como ela se organiza. A Consultoria Online entende isso e se mostra aberta a promover a compreensão da organização em toda a sequência de atividades.

E claro, sempre tratando junto das conformidades da norma ISO 9001 renovada!

Conclusão

É papel importante para a empresa possuir a ISO 9001: 2015. E implantar o sistema da gestão de qualidade é um passo decisório para quem quer oferecer produtos e/ou serviços com qualidade. Mas, mais do que é isso, é necessário sempre estar nos conformes para que possa alcançar uma ótima produção e resultados surpreendentes. E mesmo com a reformulação, não significa que a organização deve se reformular também – mantendo-se sempre um negócio atual.

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