Como certificar sua empresa em quatro meses

Algumas medidas simples podem garantir que o projeto seja entregue com qualidade e num prazo recorde

Em geral, quando os clientes ligam para a empresa de consultoria procurando por um serviço relacionado à certificação nas normas ISO eles logo fazem uma pergunta clássica: “em quanto tempo o certificado fica pronto?”

Ao contrário do que a maior parte das pessoas pensam, não há como prever um tempo exato para a execução de um serviço de certificação nas normas ISO, isso porque cada área da empresa possui sua especificidade e nem sempre a disponibilidade dos profissionais é a mesma do consultor que fez o planejamento. Isso sem contar com os imprevistos que certamente acontecerão no processo.

Contudo, na maior parte das vezes em que o telefone toca com um novo pedido de orçamento, junto dele vem a frase: “preciso certificar rápido, um cliente está exigindo”.

Portanto para ajudar empresas que estão com urgência para conquistar o selo, fizemos este artigo, que não é uma garantia de certificação em tempo recorde, mas que aumentará substancialmente a chance de se terminar o projeto no incrível prazo de quatro meses.

#Passo1 – Eleja um Responsável Pelo Projeto

Há um ditado que diz que cão com vários donos, morre de fome. Um projeto empresarial segue mais ou menos a mesma lógica. Quando há muitas pessoas liderando, o tempo tende a ser desperdiçado em discussões mais focadas nos métodos que nos fins. Como estamos tratando de um projeto com prazo apertado, o mais adequado é eleger uma metodologia e apostar nela, sem muita discussão, afinal, enquanto você lê este artigo, o prazo já está correndo.

Para acelerar o projeto, escolha um líder, alguém que ficará responsável pelos procedimentos, das validações, da troca de informações com a consultoria e da documentação. O ideal é que seja uma pessoa com bons conhecimentos sobre o processo da empresa, para evitar que ela tenha que ficar perdendo tempo com pesquisas internas.

#Passo2 – Gaste Tempo no Diagnóstico

Para acelerar na execução, pise um pouco no freio no diagnóstico. Nesta fase, o projeto está sendo planejado as práticas da empresa em relação à norma estão sendo avaliadas.

É comum na fase de diagnóstico, a descoberta de várias práticas exigidas pela norma que já estão em curso na empresa. Caso o diagnóstico não seja bem feito, estas práticas podem passar batido e serem motivo de retrabalho na fase de execução.

Portanto, faça um diagnóstico bem feito para não ter retrabalho na implementação da ISO 9001 ou ISO 14001.

#Passo3 – Foco na Política

Os assuntos que são de decisão exclusiva da alta direção muitas vezes não estão claros para os funcionários, além do mais, as discussões sobre política da qualidade, missão, visão, valores e etc. levam muito tempo para se findar.

Para que o projeto não “trave” no item 5.2 (Política), faça uma reunião com toda a alta direção e defina as questões estratégicas da empresa bem no início do projeto. Defina a missão, visão e valores da organização, defina também a política da qualidade e depois publique as definições para todos os funcionários, assim, a tarefa do responsável eleito para o projeto será mais fácil de ser cumprida.

#Passo4 – Faça o planejamento Segmentado

O plano de ação de um projeto de certificação na ISO 9001 ou ISO 14001 possui mais de 100 atividades. Então não cometa o erro de fazer um plano genérico e colocar apenas uma meta para finalização do projeto.

Defina 100% das ações a serem executadas e coloque data e responsável para cada uma delas, encaixando todas dentro do prazo estipulado de quatro meses.

Caso haja tarefas atrasadas, verifique todas na reunião de acompanhamento semanal e gere um plano de correção junto ao responsável pela tarefa.

#Passo5 – Faça Reuniões de Acompanhamento Semanais

Falhas fatalmente ocorrerão, não caia na ilusão de que tudo dará certo, pois não dará. Então faça reuniões semanais e mapeie todas as falhas (atrasos, erros, retrabalhos, etc.), assim, a chance de os erros se repetirem na próxima semana serão menores e caso haja não-conformidades, não haverá tempo suficiente para que fiquem “incorrigíveis”.

#Passo6 – Priorize os Aspectos e Impactos Ambientais e os Requisitos Legais (APENAS PARA ISO 14001)

A ISO 14001:2015 possui dois pontos que requerem atenção especial, eles são os itens 6.1.2 (Aspectos e Impactos Ambientais), e 6.1.3 (Requisitos Legais e outros Requisitos).

Estes itens precisam ser tratados com bastante atenção pois consomem bastante tempo. O 6.1.2 irá requerer uma vistoria em toda a operação da empresa para identificar os pontos de interferência no meio ambiente causados por suas atividades. Já o 6.1.3 irá exigir que a empresa faça um levantamento de todas as leis aplicáveis ao seu negócio e verifique o seu grau de atendimento à cada uma delas.

A vantagem é que os itens não possuem pré-requisitos, ou seja, não dependem que outros sejam feitos antes deles, o que permite que sejam priorizados. Priorize estes dois itens, pois são críticos.

#Passo7 – Defina o Certificador Logo no Início

Muitas empresas perdem muito tempo no fim do projeto pesquisando qual será o certificador e quando fecham o contrato, correm o risco de perderem mais tempo até conseguir conciliar as agendas.

Peça indicações de bons órgãos com bons preços e logo no início procure definir a empresa que fará o serviço. Aproveite o prazo mais longo para pedir um desconto no valor total.

#Passo8 – Tenha Todos os Modelos de Documentos em Mãos

Outra perda de tempo que um projeto de 4 meses não pode se dar ao luxo de ter é a busca por modelos de documentos e procedimentos em cima da hora.

Quando estiver fazendo o planejamento, consiga um pacote com todos os modelos para que sua empresa não precise criar seus próprios, gastando assim mais tempo e ainda correndo o risco de fazer algum procedimento errado.

Certifique-se de que todos os procedimentos exigidos estão disponíveis e atualizados, então, mãos à obra.

#Passo9 – Contrate uma consultoria

É possível que uma empresa execute um projeto de certificação nas normas ISO por conta própria, mas é excesso de otimismo acreditar que conseguirá fazer isso num prazo de quatro meses. Então para evitar problemas, contrate uma consultoria de qualidade e com um serviço simples.

A Consultoria Online da Verde Ghaia é um serviço ideal para quem quer fazer o projeto rapidamente, pois permite que o diagnóstico seja feito em poucos dias, gera planos de ação segmentados com detalhes minuciosos de cada ação, além de fornecer 100% dos modelos de procedimentos já formatados.

Os consultores da Plataforma Online Verde Ghaia estão disponíveis durante todo o horário comercial para revisar os procedimentos em tempo real e corrigir todos os pontos do projeto, garantindo que ele chegue ao final já em sua versão revisada e pronta para a auditoria interna.