Passo a Passo para o Tratamento de não conformidades

Conheça formas de aplicar o tratamento de não conformidade nos processos de sua empresa ao observar que eles não seguem os padrões da Norma ISO 9001. Vamos ajudá-lo com um breve passo a passo a respeito do tratamento adequado para as não conformidades.

A Norma ISO 9001 é uma norma que atua sobre padrões de qualidade. De forma geral, não segui-los atua como uma “não conformidade”. Nessa hora, saber tudo sobre o chamado tratamento de não conformidade é essencial.

Uma não conformidade é considerada qualquer falha no cumprimento de um requisito. Um requisito pode ser estatutário, com um cliente efetivo, regulador, entre outros. Não seguir um procedimento da ISO 9001 exige um tratamento de não conformidade, o que, por sua vez, exige saber como identificar não conformidades e como solucioná-las.

O que saber sobre o tratamento de não conformidade?

Quando uma não conformidade ocorre, é preciso reagir a ela controlando-a, corrigindo-a ou lidando com suas consequências. Então, é preciso determinar a (s) causa (s) raiz da não conformidade, avaliar a necessidade de eliminá-las para que elas não ocorram novamente e implementar qualquer ação corretiva necessária de forma imediata sobre elas.

Uma ação corretiva é definida como a ação tomada para evitar a recorrência de uma não-conformidade. Portanto, ela é chamada, também, de tratamento de não conformidade. Uma vez identificado um problema por meio de inspeção, reclamações de clientes ou resultados de auditoria, ele deve ser capturado usando relatórios de não conformidade (NCs) para identificar quem é afetado pelo problema e qual é o seu impacto.

Finalmente, é preciso que apenas profissionais qualificados realizem o tratamento de não conformidade, ainda que toda a equipe deva ser responsável pela identificação de NCs.

Como identificar problemas para aplicar o tratamento de não conformidade?

A forma mais otimizada de identificar não conformidades é através da realização de uma auditoria anual, no mínimo, que deve ser proposta pela organização.

Além disso, para identificar não conformidades, é importante considerar: quais são as operações, produtos, materiais, defeitos e avarias que podem caracterizar problemas em sua empresa. Pergunte-se:

• Quem está preocupado com o problema? Quem está relatando o problema? Quem está corrigindo o problema? A quem o problema afeta?
• Onde estão acontecendo as não conformidades? Onde elas estão sendo vistas? De onde se originam?
• Quando o evento de não conformidade acontece (hora, data, quando começa, quanto tempo dura, com que frequência)?
• Quando o problema é reparado? Ele ocorreu antes? Se sim, qual é sua história?
• Como o evento aparece e como ele para?
• Como o efeito do problema está sendo medido (custos, atrasos, taxa de descarte, reclamações de clientes, taxa de retorno, concessões, taxa de confiabilidade, etc.)?
• Como o problema é atualmente abordado? Como isso é corrigido?

Seguir as etapas acima ajuda a descrever completamente a situação de uma não conformidade e auxilia uma empresa na hora de saber como aplicar o tratamento de não conformidade (TNC).

Outras formas de lidar com a aplicação do tratamento de não conformidade

Um item apresentado pela Norma ISO 9001 é o item de melhoria contínua. Usar o tratamento de não conformidade é uma forma de seguir esse item, permitindo que sua empresa esteja sempre em conformidade com ela.Estar em conformidade com a ISO 9001 é a melhor forma de não precisar lidar constantemente com o tratamento de não conformidade.

Portanto, analisar precisamente todos os elementos de qualidade de sua empresa e obter um entendimento comum deles, permitindo a definição de um plano de ação, é essencial.

Além disso, é preciso garantir que todos os membros da equipe concordem sobre a definição do problema e o impacto resultante dele.

• Assim que saídas não conformes forem detectadas dentro da organização, elas devem ser identificadas, registradas e controladas; e, mais importante, eles devem ser tratadas pelo tratamento de não conformidade.
• O objetivo é impedir a liberação, entrega ou uso de produtos ou serviços não conformes pelos clientes.

Oportunidade de melhoria

É preciso que uma empresa saiba diferencial de forma sólida uma NC de uma oportunidade de melhoria. Enquanto a primeira foi sistematizada acima, a segunda se trata de sugestões para processos mais eficientes.

• A oportunidade de melhoria inclui ajustes que otimizam tempo, processos industriais e gerenciais, arquivamentos, procedimentos…
• Porém, para isso, não é preciso que se esteja lidando com uma não conformidade ou que se precise de um tratamento de não conformidade.
• Gerenciar e saber como tratar não conformidade é um dos objetivos básicos da Norma ISO 9001.
• Os resultados não conformes, portanto, referem-se às saídas de processos que não atendem a um requisito que é uma necessidade ou uma expectativa declarada de uma das partes interessadas da organização.
• Controlar as saídas não conformes é planejar atividades e decidir o que deve ser feito com elas. E a norma ISO 9001 menciona especificamente as opções que se tem.

Evitando o tratamento de não conformidade

Ao planejar o processo de manipulação de produtos não conformes, é preciso evitar não conformidades futuras:

• A organização deve manter um procedimento documentado que descreva o método de detecção e controle de produtos não conformes.
• A documentação do procedimento deve ser controlada e introduzida ao processo de controle de documentos na organização.
• Assim que um produto não conforme for detectado, ele deve ser separado de outros produtos. A organização deve iniciar uma ação para identificar e eliminar o uso de produtos não conformes.
• A organização é obrigada a manter um registro de não conformidade e conhecer as ações tomadas para eliminar qualquer uma que apareça.

Os registros devem ser introduzidos no processo de controle de registros. Quando a não conformidade é detectada após a entrega do produto, ações devem ser tomadas de imediato.

Quando um produto não conforme for reprocessado, ele deve ser revalidado para garantir que ele atenda aos requisitos (do cliente ou regulamentares).

Conclusão referente ao tratamento de não conformidade

Controlar as saídas não conformes permitirá que uma organização minimize seus efeitos, que podem ser drásticos para a empresa.

A não conformidade pode ocorrer em matérias-primas, componentes, bens que estão em processo ou produtos acabados ou operações de serviços. Quando saídas não conformes são detectadas, o primeiro passo é identificá-las.

Para identificar efetivamente saídas não conformes, é preciso entender quais ferramentas de qualidade indicarão que uma saída de processo não está em conformidade. A norma ISO 9001 requer alguns controles que podem ser úteis:

• Atividades de verificação
• Atividades de monitoramento, medição, análise e avaliação
• Controles de provedores externos
• Atividades de lançamento

Sabendo mais sobre o tratamento de não conformidade, conte com ele e com profissionais responsáveis para aplicá-los em sua organização.

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