As novas tecnologias têm substituído (ou forçado ao remodelamento) vários tipos de projetos empresariais, dentre eles estão os de migração da norma ISO.
Foi-se o tempo em que era necessário o preenchimento manual de inúmeros formulários, procedimentos e outros tipos de burocracia na hora de implementar ou migrar um sistema de gestão das normas ISO. Hoje, a tecnologia tem contribuído muito para a aceleração dos projetos e também aumento nos índices de sucesso de cada empresa.
A tecnologia tem reduzido o custo e o prazo de implantação dos sistemas de gestão baseados nas normas ISO, além de possibilitar um aumento na escala de atendimento dos consultores especializados, que podem expandir sua região de trabalho para além dos limites geográficos.
O processo tradicional de implementação e migração da norma ISO
O processo tradicional de implementação e migração das normas ISO é baseado na figura do consultor executor, isto é, um profissional que fica responsável pela execução de todo o projeto, desde o desenho inicial até o acompanhamento da auditoria externa.
Com a predominância deste tipo de projeto, a lista de empresas certificadas era quase que unanimemente composta por organizações de grande porte, uma vez que apenas elas possuíam recursos para manter este profissional, ou equipe de profissionais em dedicação integral ao seu projeto.
O processo tradicional também é reconhecido pelo alto nível de burocratização, com procedimentos manuais, pouca digitalização e necessidade de encontros presenciais para a resolução de problemas simples.
Como a tecnologia pode auxiliar na migração da norma ISO?
Com o passar do tempo, novas tecnologias foram surgindo para auxiliar os profissionais que conduzem este tipo de projeto. Desde os softwares para gestão de atividades e equipes até a digitalização de documentos, que poupa um grande trabalho de criação e preenchimento de procedimentos normativos.
Mas sem dúvida, um dos maiores avanços da tecnologia, para ajudar na condução da implementação e migração da ISO, foi a consultoria online. Ela possibilita que quase todo o projeto seja feito remotamente, mas de forma que as saídas sejam semelhantes às do processo presencial.
Tudo isso porque a validação dos procedimentos ocorre de maneira mais rápida e sistematizada, através dos poderosos recursos de software disponíveis atualmente.
Como funciona a consultoria online
A consultoria online para migração da nora ISO ofertada pela Verde Ghaia é operada sobre uma plataforma virtual, ou seja, todos os registros e interações são feitos online, com exceção dos atendimentos presenciais, os quais são agendados e realizados na empresa do cliente.
Antes do início do projeto, o cliente é submetido a um treinamento que ocorre na forma de um curso EAD, nele são tratadas todas as questões que envolverão a nova norma e também será explicado todo o funcionamento da plataforma. Após treinado, o cliente já pode seguir para a fase do diagnóstico, que por sua vez, consiste em um questionário sobre a situação da empresa em relação a cada ponto da norma.
Somente serão aceitas como válidas, as partes do questionário que forem comprovadas com a apresentação de evidências de atendimento ao requisito normativo, ou seja, se o cliente afirma que atende determinado ponto, mas não possui evidências claras, o sistema não aceita a afirmação e considera que o ponto não é atendido, devendo ser tratado pelos consultores.
Feito o diagnóstico, o próprio sistema gerará um relatório informando os requisitos em que a empresa já está adaptada à norma e os outros que deverão ser alvos do projeto de migração. Será então gerado um plano de ação com atividades simples a serem executadas pelos integrantes da empresa sob a supervisão imediata dos consultores online, que detectarão erros e os corrigirão de imediato.
Após executado o plano de ação e validadas todas as evidências é executada a auditoria interna presencial, a qual preparará a empresa para receber a visita do organismo certificador, para que seja concedido o certificado ISO da última versão da norma.
As principais vantagens de se utilizar a consultoria online
A tecnologia da consultoria online contribui muito na hora de fazer a migração da norma ISO, isto porque a empresa passa a ter uma visão muito mais ampla do processo que está sendo realizado, tendo total controle sobre ele, pois todas as ações ficam expostas com seus reais status no painel do plano de ação.
Além do mais, os custos de se usar a ferramenta online são consistentemente menores que aqueles observados no método tradicional, pois há a economia das horas do consultor (que são mais baratas online) e também nas despesas com logística, já que as visitas ocorrerão em quantidade muito menor que no projeto convencional.
Outro ponto de superioridade da tecnologia da consultoria online nos projetos de migração da ISO, está no tempo de projeto, que é bem menor que na configuração tradicional, pois o consultor pode validar as ações em tempo real, assim que elas forem executadas.
Geralmente, nos projetos presenciais, o consultor não fica na empresa todos os dias em horário integral, o que limita a sua capacidade de analisar os procedimentos.
Os principais desafios da consultoria tecnológica
O principal desafio ao uso da tecnologia da consultoria online para a certificação e migração da ISO está na confiança dos empreendedores neste tipo de trabalho. Como tudo o que é novo, o processo de consultoria online ainda gera alguns questionamentos por ser pouco conhecido.
Mas basta algumas horas utilizando a plataforma e interagindo com os consultores para que qualquer desconfiança seja retirada, uma vez que o atendimento é profissional, rápido e bem mais barato que o processo presencial. Este fato pode ser visto através da velocidade da expansão dos projetos online, que é bem alta para uma tecnologia criada há pouco tempo.
A tecnologia de consultoria online está deixando para trás (ou pelo menos submetendo à uma forte atualização) os velhos métodos de se executar diversos tipos de projetos, dentre eles estão os de implementação e migração de normas ISO. Como são processos bastante documentais, a execução remota garante maior rastreabilidade, agilidade e menores custos.
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