Classifique seus processos e atenda a nova ISO 9001

Alterações nos requisitos normativos ocorrem toda hora, de forma a atender às mudanças que ocorrem no mercado. Foi o que aconteceu com a norma 9001, que teve alteração no ano de 2015, promovendo então a necessidade de consultoria para ISO 9001.

Afinal, com mudanças nos requisitos, a empresa logo tem de promover as adequações em seus processos organizacionais. Não houve alterações tão profundas, mas mesmo assim, elas ocorreram e devem ser ajustadas ao negócio. Então entenda como deve classificar seus processos organizacionais, de acordo com uma Consultoria para ISO 9001 – e se adapte aos novos termos.

O que são processos?

Segundo definição mais comum, processos organizacionais são uma atividade ou conjunto de atividades que utiliza de recursos para possibilitar modificação de entradas em saídas. Traduzindo, é um processo que envolve transformação entre operações.

Dessa forma, há primeiro a entrada de insumos (materiais, equipamentos, informações) para que ocorram uma série de processos. Cada processo é ativo em si próprio, com sua saída levando a outro processo e assim consequentemente.

No final, há um produto ou serviço a se oferecer, considerado a saída. E no que a Consultoria da ISO 9001 interfere dentro disso? Primeiro, deve se avaliar seu requisito 0.3, a Abordagem de Processos.

Nesse tópico, é destacado que operações identificadas não tratadas como parte do sistema são inoperantes. Isso ocorre, pois processos isolados funcionam sem conhecer a necessidade das outras pessoas e processos – e aí se concentram gargalos e problemas.

Dentro disso, a principal mudança ocorre no requisito 0.3.3, onde é abordada a mentalidade de risco. Nessa parte, é indicada que a soma de esforços das abordagens de riscos e oportunidades às de processos formam a base para melhores resultados. Ou seja, é necessário ter uma visão crítica dos processos, onde cada um interfere no conjunto, não apenas em si.

Como funcionam os processos dentro de uma empresa?

 Dentro da estrutura de entrada dos insumos até saída de produtos/serviços, há toda uma hierarquia de processos organizacionais. Nisso, são estabelecidos três tipos de processos: os primários, os de apoio e os gerenciais.

• Processos primários: relacionados com o a entrega final (uma comida de restaurante, por exemplo) e possuem contato direto com cliente;
• Processos de apoio: Não entregam valor direto ao cliente, mas contribuem para sucesso dos processos primários;
• Processos gerenciais: coordenam e controlam os dois processos, de forma a aprimorar a eficácia e eficiência deles.

Dessa maneira, é estabelecida a importância de cada processo no conjunto, assim como de sua prioridade.

Macroprocesso:  Processo que envolve mais do que uma função na organização, sendo sua existência algo de impacto considerável no modo como ela funciona.

Processo: Abaixo do macroprocesso, mas envolvendo vários outros abaixo (subprocessos, tarefas, atividades), é moldado para cumprir um objetivo específico. Sua existência é promovida para atender a um cliente externo, ou seja, é um processo externo.

Subprocesso: Conjunto de operações para média e/ou alta complexidade, existindo para cumprir um objetivo específico de apoio a um processo.

Atividades: Operações de média complexidade, geralmente feitas por uma unidade na organização, com um resultado bastante específico.

Tarefas: Trabalhos a serem executados num processo com rotina estabelecida ou prazos determinados. São as camadas mais baixas do processo.

Criando um fluxograma de processos: símbolos e tipos

O fluxograma se trata de uma representação visual da sequência de processos, que apresenta-os diferenciados no conjunto. Assim, se permite análise através de uma visão global da produção de um produto.

Ele pode ser produzindo como diagrama de blocos, o mais simples dos fluxogramas (muito utilizado para representação macro de processos). No entanto, há também fluxograma de processos simples (com pontos de decisão) ou funcionais (que estrutura as atividades entre as áreas ou seções onde ocorrem).

Por fim, há também o vertical, um fluxograma com símbolos e padrões estabelecidos em colunas verticais. É um método mais rápido para preenchimento e mais claro para interpretação.

Dentro de todos esses modelos, há uma série de símbolos, entre os quais deve se destacar:

• Seta;
• Conector;
• Documento (utilização);
• Emissão de Documento;
• Processo/ação;
• Preparação;
• Decisão;
• Atraso do processo;
• Arquivamento de Documentos;
• Início/fim do fluxo.

Criando um fluxograma de processos: criação e análise

1. Para começar a criar um fluxograma, é necessário entender qual processo ou conjunto de processos terá mapeamento. A dica é geralmente começar pelo processo mais problemático e de maior volume (já que pode se replicar em outros menores).

2. Defina o início e fim do projeto, assim como quantidade e qualidade de detalhes, como será entregue, qual resultado busca do processo, etc. Aqui você define, basicamente, o seu escopo.

3. Defina as atividades que ocorrem dentro do processo e as organize adequadamente. Entenda antes qual a importância de cada e depois defina a melhor maneira de as dispor pelo fluxograma.

4. Por fim, utilize dos símbolos da maneira mais clara possível, com cada um atendendo ao seu propósito corretamente. Assim, todo o processo se torna entendível.

5. Ao fim da elaboração, deve promover a análise das operações individualmente, mas observando como afeta e/ou é afetado pelo conjunto. Elabore perguntas como “O que é produzido?”, “Qual a função dessa atividade?”, entre outros questionamentos.

Dessa maneira, ao questionar o papel e funcionamento do processo dentro do conjunto, você se torna capaz de identificar possíveis gargalos e problemas.

Identificação e resolução de gargalos e problemas no conjunto

Com a renovação da Consultoria do ISO 9001 em 2015, foi promovido maior enfoque nos problemas e gargalos que afetam o conjunto de processos. Dessa forma, começou a se buscar mais por uma análise voltada à melhoria da gestão de qualidade.

Nisso, existe uma análise padronizada para lidar com possíveis problemas e gargalos, o MASP, conhecido como Método de Análise e Solução de Problemas. Essa metodologia funciona com base no ciclo PDCA: Planejar, Executar, Checar e Agir.

Dessa maneira, o MASP funciona para identificação dos problemas, mas vai a fundo ao se voltar também para solução. Assim, trabalha em oito etapas:

• Identificação do Problema: ocorre definição objetiva do problema, assim como de seu nível de risco;
• Observação: há investigação das características desse problema em um campo de visão macro;
• Análise: é feita a busca pelas principais causas de sua ocorrência;
• Plano de Ação: é produzido um plano voltado para limitação das causas identificadas;
• Ação: Plano de ação é posto em prática;
• Verificação: é avaliado se o plano ocorreu de forma efetiva;
• Padronização: ocorre então uma medida preventiva contra reaparecimento do problema;
• Conclusão: os processos anteriores são recapitulados para uso futuro.

Como uma empresa pode ajudar nos processos dentro dos conformes da nova ISO 9001

 Uma empresa profissional na implantação de sistemas de gestão entende os processos de mudança que ocorrem nas normas – e se adapta. Assim, possuem uma equipe capacitada para lidar com fluxograma, análises e resoluções de possíveis gargalos.

Não só isso, como também entendem perfeitamente os processos para identificação dos problemas, assim como possuem capacidade para medidas preventivas. Antes de tudo, a ação contra problemas e gargalos devem ser promovidas para que estes não ocorram novamente.

Afinal, medidas de prevenção se encontram nos conformes da Consultoria para ISO 9001. Sua empresa também precisar estar nesse modelo!