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Cinco problemas que empresas sofrem por não serem certificadas na ISO

Cinco problemas que empresas sofrem por não serem certificadas na ISO
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Muitas organizações recorrem às pressas às empresas de consultoria quando uma exigência de certificação é feita por um grande cliente. Existem algumas soluções simples que podem ser adotadas para se evitar desgaste durante o processo.

 

consultoria iso 9001

 

Sempre quando há um happy hour dos consultores, um deles comenta que está trabalhando em um projeto de um cliente “desesperado”. A empresa precisa urgentemente da certificação e a pressão sobre os colaboradores para a obtenção do selo está intensa.

Não é incomum ver este tipo de situação ocorrendo, porque muitas empresas procuram se certificar apenas após o surgimento de demandas externa. Como podemos citar um grande cliente que agora só comprará de fornecedores certificados. O resto da história já é bem conhecido.

Então surge a seguinte pergunta: Quais os principais problemas gerados pela exigência do cliente em relação à certificação? Bem, os problemas são muitos, mas vamos listar apenas cinco deles, os quais certamente uma empresa sob pressão de obtenção da certificação enfrentará.

 

1º problema: a empresa demonstra ser desorganizada

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Pode até ser que todos os processos sejam bem mapeados, os indicadores bem controlados, as áreas de trabalho bem limpas, a manutenção das máquinas esteja em dia, no entanto quando chega o auditor daquele grande cliente que a empresa vem tentando conquistar há anos e pergunta: “vocês possuem certificação ISO?”.

O gerente da área provavelmente tentará mudar de assunto. Parece que as coisas não estão tão bem como aparentam, apesar de estar tudo certinho. Isso porque a certificação nas normas da ISO promove mais rigorosidade nas boas práticas da empresa. É como se além da aprovação interna, alguém bastante criterioso viesse de fora e atestasse que a empresa está cumprindo todos os requisitos de qualidade.

Sendo a questão da imagem um dos principais problemas gerados pela exigência do cliente em relação à certificação, uma solução interessante seria a fixação nas áreas pertinentes e identidade visual da empresa, dos seus certificados. Desse modo, todos poderão ver que a empresa é testada e aprovada em seus processos de qualidade.

 

2º problema: a empresa precisará se esforçar mais para extrair os benefícios do processo de certificação

 

Uma vez que a exigência do cliente ou do mercado é feita, colocando a certificação ISO como fator indispensável para a contratação da empresa, a organização imediatamente irá à procura de uma consultoria para auxiliá-la no processo de implementação da norma. Até este momento tudo bem.

Porém ocorre que, com a urgência para atingir os resultados, a organização precisará se esforçar muito mais para garantir que as ações da implementação, de fato, permeiem a cultura organizacional. Ou seja, passem a ser prática comum no dia a dia da operação.

Caso a empresa falhe em atingir este objetivo, provavelmente ela será aprovada na auditoria, mas enfrentará as mesmas dificuldades de quando não possuía o certificado. Portanto, tornando a norma apenas um quadro pendurado na parede.

Ademais, a empresa irá posteriormente passar por auditorias de manutenção e certificação. Caso os parâmetros da norma não sejam uma constante na operação da empresa, ela certamente recorrerá constantemente às consultorias para auxiliá-la nas datas próximas à auditoria externa. Ou seja, ação que não deveria ser necessária, caso tudo estivesse em ordem.

Uma solução interessante seria planejar a implementação da norma e informar ao cliente o plano racional de adequação. Desse modo, ele saberia que a empresa está em processo de certificação e a empresa poderia extrair as melhorias que a ISO proporciona a uma organização.

 

3º problema: a organização irá pressionar excessivamente os colaboradores nas datas próximas às auditorias

 

 

Poucas são as empresas que podem se dar ao luxo de ter uma equipe dedicada à manutenção do sistema de gestão e às normas ISO dentro da organização. Em geral, a implementação e manutenção é realizada por profissionais das diversas áreas operacionais da empresa.

Sendo assim, quando está próxima a data da auditoria externa e já foi realizada a auditoria interna, caso a empresa esteja sob pressão de algum cliente para obter sua certificação, ela repassará toda essa pressão aos funcionários.

Os colaboradores agora, além de terem de cumprir com qualidade as atividades inerentes às suas funções, precisarão dedicar-se massivamente ao projeto da certificação.

Comumente se vê falhas tanto no processo normativo quanto no operacional, visto que funcionários pressionados e insatisfeitos tendem a produzir menos. Ademais, excesso de pressão pode provocar desgaste na equipe e desencadear problemas de relacionamento, antes não observados.

Uma solução bastante eficaz para este que é um dos principais problemas gerados pela exigência do cliente quanto à certificação é o planejamento adequado e adaptado à rotina da empresa. Inclusive, alocando (caso necessário), novos colaboradores ao projeto da norma para gerar mais velocidade. Muitas empresas colocam pelo menos um funcionário dedicado ao projeto durante a fase de implementação dos requisitos.

 

4º problema: a Empresa pode ter dificuldades em fechar ou manter o Cliente enquanto faz a certificação

 

Um dos maiores medos dos empresários quando são pressionados por clientes à se certificarem é o da perda ou paralisação da operação comercial com aquele cliente. De fato, um cliente que possui poder para fazer uma empresa implementar padrões avançados de qualidade pode ou deve representar uma boa parte do faturamento desta empresa. Então o ideal é manter o diálogo aberto e entregar ao cliente alguma garantia de que a certificação será emitida tão breve quanto possível.

Uma solução criada pela Consultoria Online Verde Ghaia é a declaração de Certificação em Processo. Neste procedimento, é gerado um documento que pode ser enviado ao cliente, atestando que a empresa está em processo de certificação e que possui um prazo concreto para finalizar a implementação da norma.

 

5º problema: os custos de projetos de implementação feitos às pressas podem ser mais onerosos

 

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Uma questão que todo e qualquer empresário não gosta muito é custo elevados. Ainda mais quando se fala de um custo não operacional, ou seja, não está atrelado à produção de bens ou serviços. Mas um dos principais problemas gerados pela exigência do cliente quanto à certificação é a elevação dos custos de implementação. Tendo em vista que a empresa precisará de reforço na operação devido a urgência da agilidade no processo.

A organização deverá contratar mais horas de consultoria especializada, poderá ter que deixar mais funcionários dedicados ao projeto. Correrá também maior risco de retrabalho em função do ritmo muito acelerado de implementação.

Uma solução adequada, seria a contratação de um software online, ou seja o serviço de consultoria realizado pela internet. Neste modelo as horas gastas são as mesmas de um projeto planejado regularmente, todavia o valor por hora é mais baixo.

Além do mais, a demanda de trabalho pode ser dividida entre os colaboradores da empresa e passados aos consultores de acordo com a disponibilidade de cada um. Assim a empresa evita gastar com funcionários dedicados.

Em suma, aconselha-se que toda organização seja certificada nas normas da ISO. Tendo em vista, a importância diante do cenário mercadológico em possuir a marca atrelada ao selo de qualidade. Para se evitar os cinco problemas apontados neste artigo, o quanto antes ocorrer a processo de implementação, mais vantajoso será para a corporação.

 

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