Cinco formas de automatizar a gestão de documentos

A automatização dos processos de gestão de documentos irá fazer toda a diferença no dia a dia da sua empresa!

Com as questões da sustentabilidade aliada à tecnologia avançada, uma das buscas das empresas é a redução da impressão e do uso papel. Soma-se ainda as dificuldades com tempo gasto para a impressão ou arquivamento dos documentos. Conclui-se então que a automatização da gestão documental auxilia tanto na economia do tempo quanto de dinheiro.

A gestão documental é uma ferramenta muito eficiente para organização das auditorias para comprovação de evidências.

As inovações tecnológicas trazem para as empresas a possibilidade de automatização dos seus processos, aumentando assim a eficiência das operações. Dependendo da área da empresa que foi sistematizada, pode chegar ao ponto de tornar a intervenção humana desnecessária.

A automatização é realizada a partir de dispositivos eletrônicos ou software. O objetivo é otimizar e agilizar processos que antes eram realizados de forma manual e passaram a ser automáticos.

Empresas certificadas em Sistema de Gestão da Qualidade, do meio ambiente ou da Saúde Segurança Ocupacional sabem que os documentos fazem parte do patrimônio de uma empresa. Nesse sentido a sistematização da gestão documental torna-se importante para preservar e assegurar a integridade desses registros e informações.

Com isso melhora consideravelmente a gestão da empresa e aumenta a produtividade de pequenas, médias e grandes corporações.

A automatização de documentos

Com todas as ofertas de tecnologias que temos atualmente, como: redes sociais empresariais, aplicativos de dispositivos móveis, nuvem, sistemas de gestão integrados, vemos portanto a crescente conversão de documentos para versões eletrônicas e a digitalização do papel.

Neste contexto, o interessante é investir em soluções de gestão documental com o mínimo de intervenção humana. Esteja à frente da concorrência. Inove!

Diariamente as empresas recebem e enviam muitas informações: propostas, documentos de RH, relatórios, ordens de compra, contratos, anúncios, formulários, e-mails, e por aí vai.

Mesmo com o alto fluxo de documentos, em muitas organizações, ainda utilizam exclusivamente o papel impresso para arquivamento, gerando assim:

• Ocupação de espaço nobre para a guarda dos documentos em papel;
• Utilização de tempo de funcionários graduados do departamento para realizar tarefas de guarda e recuperação de documentos arquivados;
• Conhecimento da localização dos documentos limitado às pessoas que manuseiam o arquivo/armário;

Além das dificuldades apontadas acima, muitas empresas utilizam outro local para arquivamento de documentações. Muitas vezes, esse espaço é distante da sede da empresa, dificultando ainda mais o processo da gestão de documentos arquivados.

Para que a empresa armazene grande parte da informação e dos documentos em sistema eletrônico, é necessário a qualidade e segurança nesse processo. A automatização dos documentos deverá ser controlada de ponta a ponta para proteger os ativos empresariais e evitar litígios.

O que a gestão automatizada oferece?

A automatização de documentos é um passo importante para as empresas obterem aumento de controle nas informações, padronização, redução de custos, melhoria no atendimento aos clientes e fornecedores, diferencial competitivo e principalmente para realizar negócios virtuais, 24 horas por dia, sete dias da semana.

A tecnologia proporciona:

• Consultas online às pastas/documentos digitais no computador ou internet;
• Eliminação do trabalho e dos controles de solicitação, envio-recebimento, devolução dos documentos de papel (malote, expedição, cópias e protocolos);
• Liberação de espaço nos departamentos, tendo em vista que serão disponibilizados online;
• Aumento do controle da documentação;
• Substituição do malote tradicional pelo digital;
• Consultas aos documentos via internet ou intranet.

5 formas de automatizar os processos de gestão documental

O objetivo aqui é ganhar qualidade e rapidez, por isso separamos cinco formas para automatizar os processos de gestão documental:

1. Mapeamento do processo de gestão

O primeiro passo para a otimização da gestão documental é mapear todos os processos da empresa, pois para automatizar deve-se conhecer de ponta a ponta todas as atividades da empresa.

E assim também poderá mapear onde há procedimentos errados e corrigí-los.

2. Migração para o ambiente eletrônico

Elimine os documentos físicos, a não ser que sejam realmente necessários, pois eles aumentam as chances de erro, perdendo tempo e informação.

Após a migração, a gestão será mais eficiente. A empresa terá menos custos, perdas e contará com mais segurança e praticidade.

3. Compartilhamento de informações

Interação com parceiros para compartilhar informações e integrar-se aos mesmos sistemas, com mais rapidez, alcançando mais rapidez e praticidade.

4. Utilizar software para gestão documental

Um bom software é um aliado da sua empresa, pois com ele vocês automatiza várias atividades, como por exemplo: acompanhamento de estoque, arquivo, pagamentos, transações financeiras, documento de RH

5. Armazenamento nuvem

Você pode armazenar todos os relatórios e documentos da sua empresa realizados por muito tempo em nuvem.

É muito grande realmente a geração de documentos, e requer muito espaço para armazenamento e pode acontecer da sua empresa não ter essa disponibilidade. Então tem-se mais essa opção e para localizar um documento é bem fácil! A automatização da gestão com o apoio da internet gera uma segurança ainda maior quanto a questão de rastreabilidade.

Se você quer mesmo automatizar os processos da sua empresa, a forma mais rápida e fácil é ter um software de controle. São vários benefícios que lhe darão a chance de deixar tarefas burocráticas e focar no que é mais importante para o seu negócio.

A Verde Ghaia é responsável por promover a implantação do melhor software de gestão de documentos. O software, utilizado na gestão de documentos exigidos pelos requisitos das normas da ISO, é utilizado por empresas de várias partes do Brasil e no exterior. Ele é intuitivo e simples de ser usado, além de ter a aprovação de gigantes empresas nacionais.

A ferramenta GO é também outra opção para quem deseja melhorar a gestão dos documentos. Além de automatizar processos e armazenar informações, promove chats para promoção do diálogo entre a empresa e o cliente.

Entretanto se o seu problema é relacionado a gestão de documentos relacionados ás questões ambientais, a Verde Ghaia conta também com uma consultoria em gerenciamento de resíduo. O VG Resíduos é uma solução prática e funcional que permite à sua empresa realizar a gestão completa do processo, monitorar históricos e tomar decisões estratégicas baseadas em gráficos e relatórios.