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Ciclo PDCA: mais agilidade para a gestão de processos da sua empresa

Ciclo PDCA: mais agilidade para a gestão de processos da sua empresa
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O ciclo PDCA é um conceito determinante para melhoria e gestão de processos. Vejamos qual é a sua aplicação nas empresas e como esse procedimento pode impulsionar sua competitividade empresarial.

O que é ciclo PDCA?

É uma metodologia muito utilizada por organizações que desejam melhorar a eficiência dos processos por meio de uma gestão que controla atividades, padroniza informações e minimiza as chances de erros na hora da tomada de decisões. O ciclo PDCA proporciona garantia de sobrevivência e competitividade de uma empresa.

O ciclo PDCA ou ciclo de Deming, como também é conhecido, tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como, por exemplo, a gestão de qualidade nas empresas e a implementação da ISO 9001.

Essa gestão ocorre dividindo-se as tarefas em quatro principais passos: Planejar, Fazer, Checar e Agir.

Onde surgiu?

A história do ciclo PDCA começa lá no século 17, quando o pai da filosofia moderna, René Descartes, propôs as primeiras ideias acerca de um método de gerenciamento, em que tudo deveria ter uma prova para certificar, de fato, as afirmações sobre algo. A partir daí, em 1620, Francis Bacon dividiu esse método em algumas etapas.

Em meados de 1930, o estatístico, físico e engenheiro americano Walter A. Sherwart criou um ciclo visando obter melhorias na gestão de processos organizacionais (Plan, Do, Check). Basicamente, era gerir as atividades iniciando com o planejamento das ações, seguido pela realização delas após terem sido planejadas, checagem para conferir se o processo seguiu as regras do que foi planejado e por fim, agir conforme os relatórios adquiridos durante a verificação.

Anos depois, após a Segunda Guerra Mundial, o governo americano enviou ao Japão uma equipe com os melhores pesquisadores e professores da época para ajudar o Japão, país destruído pelo massacre da guerra, a se recuperar economicamente.

Fazia parte dessa equipe o professor Deming, que adequou o método desenvolvido pelo estatístico americano à necessidade de indústrias japonesas, incluindo uma nova etapa chamada Plan, tornando o método mundialmente conhecido como PDCA (Plan – Do – Check – Action). Leia o artigo: Uso do ciclo do PDCA NO Japão como melhoria contínua.

Este método, difundido mundialmente, auxilia sua empresa na definição do planejamento estratégico, sendo capaz de proporcionar uma maior assertividade na condução da sua atividade empresarial. Você sabe o que é planejamento estratégico?

 

O que significa Plan–Do–Check–Action?

 

 Além de poder entender como surge um problema em determinado processo, o ciclo PDCA foca na causa raiz e busca por soluções por meio das suas etapas. O SEBRAE disponibiliza uma cartilha em seu site com instruções para aplicar o ciclo PDCA em sua empresa.

A sigla PDCA é a abreviação das iniciais de cada etapa, sendo: Plan (Planejar), Do (Fazer, executar), Check (checar, verificar), Action (Agir). Vejamos como funciona cada uma dessas etapas:

Plan – Planejar

Esta é a etapa do ciclo em que se estabelece um plano com base nas diretrizes da empresa (missão, visão e valores), objetivos, caminhos e métodos que serão seguidos.

Um bom planejamento impede que ocorram futuras falhas e gera um grande ganho de tempo e produtividade. Analisam-se os problemas que precisam de solução da seguinte forma:

Definição dos Problemas Análise e objetivos Quais os métodos e plano de ação

 Do – Fazer, Executar

Nesta etapa, coloca-se o que foi planejado previamente em prática. Aqui, o acompanhamento deve ser feito de modo que a ação não seja desviada do que fora planejado. Dessa forma, é fundamental que haja treinamento da equipe a fim de executar o método corretamente, realização de possíveis mudanças necessárias, e medir e registrar todos os resultados.

Treinar método Executar Realizar eventuais mudanças Medir e registrar os resultados

Check – Checar, Verificar

Depois de executado o que foi planejado, chegou a hora de verificar as ações, com vistas a identificar as possíveis brechas ou falhas encontradas para poder agir de forma melhorada.

Por meio das metas alcançadas e resultados obtidos, faz-se uma análise e mensura-se todos os dados ao final da execução para comparar com as predições feitas na etapa de planejamento.

Verificar padrão Comparações Porque falhou ou deu certo Treinar método mais assertivo

Action – Agir

Esta é considerada a última etapa do ciclo PDCA, em que, caso forem encontrados erros na etapa de verificação, é preciso preparar soluções para solucioná-los. Ainda que não sejam encontrados erros, esta etapa é importante para reconhecer futuros desvios e realizar um trabalho preventivo, buscando a melhoria contínua.

Análise crítica do ciclo PDCA Ação de prevenção e correção Melhoria do processo Novo ciclo PDCA com as boas soluções e busca pela melhoria contínua

 

Melhoria contínua no ciclo PDCA

 

 

É sempre possível melhorar algo. Partindo desse ponto, quando se identifica as causas dos problemas existentes nos processos, é possível trabalhar nesses erros para que a empresa se torne mais eficaz, competitiva e ágil em suas atividades. Quando os processos são mal elaborados, há retrabalho, geração de custos desnecessários, e até mesmo comprometimento no desempenho dos funcionários da organização.

Assim, para manter sua empresa competitiva, a melhoria contínua e o ciclo PDCA precisam caminhar juntos para que ocorram ajustes contínuos e haja adoção de procedimentos que trarão diferenciais únicos de gestão, capazes de alavancar sua empresa rumo ao sucesso.

Sistemas de gestão como o de qualidade e o ambiental têm como princípio básico a melhoria contínua e o ciclo PDCA, em que os conceitos aqui discutidos são encontrados em diversos requisitos das normas ISO 9001 e ISO 14001. Veja mais sobre este assunto nos artigos: Plan-Do-Check-Act in the ISO 9001 Standard e PDCA na norma ISO 14001.

 

Ciclo PDCA e os Sistemas de Gestão

 

A ISO 14001 é uma norma internacional, baseada no ciclo PDCA, que define sobre como colocar um sistema de gestão ambiental eficaz em vigor.

Os requisitos dessa norma estão organizados conforme a metodologia de um ciclo PDCA em todos os seus processos. Para saber mais sobre esta norma e suas aplicações, leia o artigo: Para que serve ISO 14001 e como essa norma fará com que minha empresa alcance o sucesso sustentável.

Quanto à ISO 9001, já na introdução da norma há uma explicação da Abordagem do Processo e como isso é importante para implementar um Sistema de Gestão da Qualidade que esteja em conformidade com os requisitos.

E ainda, há uma nota sobre a metodologia, intitulada nessa norma como “Plan-Do-Check-Act” que é aplicada a todos os processos. Ainda não sabe o que significa ISO 9001? Leia o artigo: O que é ISO 9001? no site da Verde Ghaia e confira tudo que você precisa saber sobre a norma mais conhecida no mundo.

 

Atualização da norma ISO 9001

A ISO 9001 foi atualizada no ano de 2015, vaja as mudanças no site da Associação Brasileira de Normas Técnica (ABNT) no link: Atualização da NBR ISO 9001:2008 para a ABNT NBR ISO 9001 2015 pdf.

Ainda, para saber mais, a Verde Ghaia dispõem de um serviço de auditoria e consultoria nas áreas de Qualidade, Segurança e Saúde, Meio Ambiente e Responsabilidade Social, e, por meio de sua plataforma on-line, disponibiliza o curso ISO 9001 2015, dentre outras categorias, para quem deseja se atualizar. Caso você não tenha como realizar o curso nesse momento, a Verde Ghaia disponibiliza um E-BOOk gratuito da ISO 9001 2015 para download com várias informações. Não deixe de conhecer.

Além disso, a Verde Ghaia conta com uma ferramenta, a VG Resíduos, que ocupa o terceiro lugar no Ranking 100 Open Startup Brasil 2017, divulgado pelo Jornal Valor Econômico. Essa ferramenta pode ajudá-lo no controle dos resíduos que sua empresa produz e ainda fazer uma boa gestão de fornecedores, alinhando o software aos sistemas da ISO.

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