Auditoria Interna: o caminho certo para a certificação

Entenda o que significa a auditoria interna e o que este importante processo representa na vida diária das empresas

A certificação nas normas da ISO é o que garante a muitas empresas legitimidade e credibilidade para atuar no mercado com segurança. No entanto, para toda e qualquer organização que aspira alcançar o selo, é necessário executar a auditoria interna como um método de avaliação da eficiência da empresa no cumprimento dos requisitos referentes à norma que se almeja. É pela auditoria interna que a empresa descobre se está apta para passar pelos processos de auditoria externa de uma certificadora.

Para definir e esclarecer os padrões que devem ser aplicados às auditorias, é que existe a ISO 19001. Elaborada pelo Comitê de Qualidade (ABNT/CB-25), a versão brasileira a norma, a NBR ISO 19001 é bem flexível quanto as diretrizes de auditoria, podendo variar de acordo com o tipo de organização, tamanho e complexidade de processos.

A norma traz princípios de auditoria, que auxiliam na compreensão da natureza essencial de uma auditoria. Como por exemplo, o gerenciamento de um programa de auditoria, que fornecem orientação para gestão de um programa de auditório. Considera-se responsabilidade, objetivos, coordenação de atividades e disponibilização de recursos, além das atividades de auditorias, que englobam as orientações sobre a realização de auditorias.

A NBR ISO 19001 inclui também a seleção da equipe auditora, a competência e avaliação de auditores com orientação sobre a competência necessária a um auditor.

O que é auditoria Interna?

Em linhas gerais, a auditoria interna é uma atividade destinada a observar, indagar, questionar, checar e propor alterações e procedimentos. Trata-se de um controle administrativo, cuja função é avaliar a eficiência e eficácia de outros controles. Ela antecede o processo de auditoria externa que representa a avaliação de um órgão certificador para comprovar se a empresa cumpre com os requisitos da norma e, portanto, está apta para receber a certificação.

Confira alguns dos objetivos da auditoria interna do sistema de gestão:

Garantir/consolidar a implementação do sistema: a partir da auditoria interna que se confirma que os requisitos relacionadas a implementação estão sendo efetivamente executados. Ela que garante a implementação do sistema e consequentemente a aproximação na obtenção do selo de qualidade.

Fornecer elementos para o gerenciamento da empresa: para auxiliar o processo de análise crítica pela administração, várias informações são transmitidas durante a auditoria interna da empresa.

Gerar confiabilidade ao cliente: Submeter-se a processos de audição significa melhorar e aperfeiçoar os processos da organização. A divulgação da auditoria interna tanto internamente quanto externamente proporciona confiança e segurança tanto a clientes quanto colaboradores.

Garantir qualidade: o aprimoramento dos processos gera crescimento e aperfeiçoamento como um todo da organização. Contribui, portanto, para a qualidade da gestão, em distintos âmbitos do empreendimento. Verificar se os “requisitos” estabelecidos estão sendo aplicados cooperam de forma geral para a melhoria do sistema de gestão.

Contribuir para a imagem da organização: com o controle ambiental e de segurança/saúde ocupacional demonstram que a corporação está atenta a valores e princípios relacionados tanto a natureza quanto ao estado dos colaboradores. Ações como essas favorecem a imagem positiva junto às partes interessadas.

Facilitar a comunicação: a auditoria interna possibilita o aprimoramento da comunicação entre várias partes da empresa.

Identificar problemas operacionais: com a identificação de erros nos processos é possível prevenir acidentes e evitar gastos financeiros desnecessários, além de melhorar a produtividade das atividades.

Apontar oportunidade de melhorias:   com a avaliação do sistema de maneira geral, amplia-se a visão do funcionamento da organização e identifica-se oportunidades de crescimento e melhoria na empresa. Além de realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas.

Ressaltamos alguns pontos relevantes que devem ser observados antes da realização da auditoria interna, como:

– O tipo da auditoria a ser realizada;

– O escopo da auditoria;

–  A qualificação dos auditores;

– O planejamento da auditoria;

– Como será a divulgação dos resultados da auditoria;

Após planejar a auditoria de acordo com os itens mencionados acima, aconselhamos que a equipe responsável por realizar esse procedimento tenha autonomia e independência no exercício das suas funções.

Referimo-nos a autonomia e liberdade no âmbito que a auditoria interna possa se reportar com a direção, de modo a poder realmente evadir-se das ingerências e pressões, bem como manter a liberdade de agir sobre todas as áreas da organização, sem restrições.

Ressaltamos ainda que é aconselhável que uma empresa profissional da área possa auxiliar sua empresa no cumprimento dessa etapa. Tendo em vista, a experiência e eficácia de uma consultoria na implementação correta dos itens da norma.  A Consultoria Online Verde Ghaia conta com consultores experientes em audição interna que podem auxiliar você neste processo. Clique aqui Gerar botão sobre o assunto e entenda mais sobre o assunto.

Para obter sucesso na auditoria interna, é necessário:

Informação clara e objetiva: A equipe precisa estar a par de tudo – para que os auditores tenham condições de cumprir de maneira satisfatória a auditoria e poder – não é obrigatório, mas acontece – assessorar os gestores para o cumprimento das metas definidas pela alta administração.

Colocar no papel as etapas do trabalho – Com as informações sobre o planejamento estratégico, os auditores internos precisam planejar suas atividades. Por exemplo: examinar os registros, verificar se as diretrizes traçadas pela direção estão sendo cumpridas, avaliar a aplicação e utilização dos recursos gastos.

Semelhança nas metodologias, diferença nas funções – Apesar de utilizarem as mesmas técnicas de auditoria dos auditores externos, os auditores internos se distinguem por alguns aspectos básicos. Para começar eles podem ser funcionários da empresa ou terceirizados e sua atuação é sistemática.

Qual a melhor opção: recrutar “pratas” da casa ou trazer gente de fora?

A atividade de auditoria interna não é somente a de verificar o que está certo ou errado num determinado processo. É muito mais abrangente. A formação é um dos pontos críticos – Fora a competência profissional, o lado comportamental é também de suma importância. O auditor interno lida com assuntos estratégicos e por isso precisa ter uma conduta pautada pela discrição, integridade moral, imparcialidade nas decisões e recomendações. E mais: precisa ter facilidade de relacionamento e comunicação

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