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Auditoria de fornecedores: Por que é importante para o sistema de gestão?

Auditoria de fornecedores: Por que é importante para o sistema de gestão?
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Por que a Auditoria de fornecedores é importante na gestão?

Fazer auditoria, inclusive auditoria de fornecedores, é uma ação importante em qualquer empresa que busca ou deseja manter certificações.

Nesse caso, é essencial que o sistema de gestão da mesma esteja devidamente estruturado, levando em conta todos os processos que envolvem esse tipo de ação. Contudo, apesar de ser algo frequente dentro da lógica empresarial, essa forma de avaliação ainda pode causar certas dúvidas entre funcionários e gestores. Esse fato ganha ainda mais camadas, se pensarmos que a mesma está estruturada a partir de três modalidades, que envolvem inclusive os fornecedores de um dado empreendimento, por exemplo.

Com isso em mente, nesse texto iremos explicar melhor as questões que compõem esse tema e o porquê dele ser tão importante para a gestão. Confira!

O que é auditoria?

Pois bem, antes de tudo, é muito importante entendermos o conceito de auditoria para encaminhar, especificamente, a auditoria de fornecedores. Com certeza, se você já trabalhou em uma empresa, independente de seu tamanho, você já deve ter ouvido falar a respeito desse termo. Entretanto, talvez por alguma falha na comunicação ou qualquer outro motivo você não tenha a dimensão ainda do que ele signifique, não é mesmo?

Assim, de imediato, destacamos que a auditoria é entendida como uma espécie de exame aprofundado feito esporadicamente, cujo o intuito principal é avaliar as atividades que uma dada empresa vem desenvolvendo.

Para isso, existem alguns procedimentos pré-determinados, como a gestão ambiental, a saúde e segurança no trabalho e outros, que deverão ser aqui trabalhados, continuamente, para gerar bons resultados. Com esse tipo de ação, espera-se, então, garantir que as organizações estejam sempre em ordem, oferecendo produtos e/ou serviços de qualidade para os seus clientes e promovendo o seu aperfeiçoamento frente ao mercado.

A pergunta que fica, porém, é quem regulariza isso tudo? Onde estão determinadas as bases para essas auditorias?

No Brasil, a ABNT, que é o órgão responsável pela normalização técnica, incorporou as diretrizes estabelecidas pela ISO, que é a instituição que designa esse mesmo tipo de atividade no mundo. Logo, todas essas questões podem ser encontradas na ABNT NBR ISO 19011, que é a norma responsável por estabelecer as diretrizes relacionadas a esse assunto.

Assim, que tal conferirmos um pouco mais a respeito dela?

A ABNT NBR ISO 19011

Em sua estrutura, a ISO 19011 estabelece, portanto, os conceitos a serem trabalhados dentro de um auditoria e os procedimentos relacionados a eles. Quando tratamos desse tema, independentemente da fase da avaliação em que se estiver, é muito importante recorrer à norma, a fim de alinhar de forma precisa o sistema de gestão da sua empresa.

Nela constam, então, os princípios desse exame, o gerenciamento de uma auditoria, as atividades auditoriais, entre outras coisas, além de definir igualmente as competências essenciais para ser um auditor ou se montar uma equipe na área. Ainda: apesar disso tudo, ela acaba sendo também muito flexível, pois entende que cada empreendimento tem as suas especificidades e que é fundamental respeitá-las.

Logo, reiteramos a importância de sua leitura para ter uma noção mais aprofundada de como o seu negócio se enquadra aqui. Dito isso, vamos conhecer as fases que a constituem?

Auditoria interna

A auditoria interna, conhecida também como auditoria da primeira parte, é a desenvolvida pelas próprias empresas para examinarem seus próprios sistemas e procedimentos. Há aqui a possibilidade de contratar uma instituição externa, especializada nesse serviço, caso se julgue necessário ou mais prático, mas não é obrigatório.

O intuito desse momento inicial é apenas garantir que o sistema de gestão vem seguindo de modo consistente às determinações estabelecidas pela ISO 19011. De fato, de maneira geral, elas são vistas como uma preparação para as outras etapas e aumentar as chances de conseguir uma certificação (ou mantê-la).

Nesse sentido, deve haver um levantamento de informações bastante preciso, sendo essencial que seja desenvolvido por um(a) profissional competente.

Auditoria do fornecedor

Por sua vez, a auditoria de fornecedores, que iremos explorar melhor na sequência, é igualmente conhecida como auditoria da segunda parte. De modo geral, através da avaliação de contratos, prestação de serviços e outras atividades, espera-se garantir que as relações aqui estabelecidas estejam de acordo com as práticas estipuladas pela ISO 19011.

Auditoria externa

Por fim, há ainda a auditoria externa ou auditoria de terceira parte, que deve ser feita por um auditor independente, que poderá conceder ou não ao sistema de gestão uma certificação. Desse modo, o objetivo é retificar que a empresa vem funcionando de forma adequada aos padrões estabelecidos.

Mais sobre a auditoria de fornecedores

Feita essa explanação, no que diz respeito à auditoria de fornecedores (que é a segunda parte da auditoria), esta etapa serve, sobretudo, para dar à empresa mais segurança em relação aos produtos e serviços adquiridos por ela. Isso é importante, pois através dessa ação também se assegura que os itens produzidos pela organização e que chegam às mãos do público são de igual qualidade.

Em linhas gerais, a ISO 19011 assume que estes fornecedores têm um impacto direto em seu sistema de gestão, sendo muito importante que os mesmos sejam também avaliados e certificados. Já imaginou que, talvez, algo que te impeça de conseguir uma certificação seja, justamente, os provedores externos?

A sua relação com eles pode ter especialmente dois efeitos: ou eles alavancam a sua imagem, oferecendo itens valiosos, ou a mancham, caso funcionem de modo irregular. O que é muito perigoso, não é mesmo?

Desse modo, a partir da auditoria de fornecedores espera-se examinar e qualificar todos os materiais e serviços que envolvem o processo de produção, como o armazenamento, a embalagem, o transporte, entre outros.

Como fazer uma auditoria?

Apesar de, de fato, parecerem que são muitos fatores a serem aqui ponderados, essa é a melhor forma para garantir que tudo está de acordo com as normas estabelecidas e evitar que terceiros prejudiquem o seu trabalho. Você pode, assim, tanto selecionar alguém dentro da sua empresa que esteja apto a realizar esse serviço para fazer esse tipo de exame quanto contratar uma outra empresa especializada.

Basicamente, isso vai depender dos seus objetivos em relação a essa etapa e os meios de que você dispõe. Mas lembre-se de que tudo deve ser feito de forma criteriosa e documentado. Assim, é necessário também estabelecer um método para facilitar esse exercício. Existem três etapas às quais você deve se atentar para auxiliar a auditoria de fornecedores. São elas:

A avaliação inicial: Esta diz respeito a fase que antecede a contratação do serviço de terceiros, em que é importante juntar o máximo de dados possíveis a respeito daqueles que irão te prestar um serviço.

Nesse momento, é importante descobrir se eles, por exemplo, possuem licença para exercer a função e se trabalham de acordo com as normas estabelecidas pela ISO, que como foi mencionado é o órgão responsável por certificar as empresas.

O monitoramento de desempenho: Fechado negócio, é importante que haja um monitoramento constante de desempenho até mesmo para saber como lidar com esses fornecedores de modo prático no dia a dia.

Aqui, você já pode, se desejar, avaliar a qualidade dos produtos e serviços prestados, a disponibilidade, o cumprimento dos prazos, etc.

A reavaliação: Como após conseguir uma certificação você deverá ser reavaliado outras vezes, nada mais justo do que reavaliar sempre que necessário seus prestadores de serviço também. Essa etapa serve, entre outras coisas, para se informar se todos os documentos e certificações dos mesmos continuam regularizadas. Logo, incentivamos que esse seja um trabalho desenvolvido continuamente pelo sistema de gestão da empresa.

Finalmente, esperamos de demonstrado como fazer auditorias, principalmente auditoria de fornecedores, é essencial para consolidar a sua organização e conseguir certificações.

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