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As três etapas vitais do planejamento operacional

As três etapas vitais do planejamento operacional
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É consenso que para o sucesso de qualquer empreendimento é vital que exista planejamento.  Porém, planejar é um processo com várias etapas nas quais é exigido esforço por toda a equipe da organização independente do nível hierárquico, além de demandar ferramentas que possibilitem a fluidez na comunicação e uma mudança de paradigma que resulte em ações efetivas.

O planejamento para ser de fato estratégico e operacional, precisa tratar desde a base, percorrer as estruturas e oferecer um layout harmonioso entre os distintos níveis de uma organização. Isso é, imaginar e traçar simplesmente objetivos e metas não é o bastante para se romper o status quo do gerenciamento e cultura produtiva atual – é preciso conhecer o chão de fábrica, ouvir os envolvidos na montagem e nas etapas mais operacionais para que seja possível conhecer as necessidades do negócio e desenvolver ações estruturadas com a realidade.

Nessa perspectiva, pode-se enxergar o planejamento operacional como um processo de três etapas ou faixas de uma pirâmide que a base é constituída pelos colaboradores operacionais, o meio da pirâmide os gerentes e supervisores e no topo a alta diretoria. Dessa forma teremos a pirâmide do:

  • O planejamento Estratégico – alta diretoria
  • O planejamento Tático – Gerentes e supervisores
  • O planejamento Operacional – Colaboradores de chão de fábrica

Vamos entender melhor cada etapa do planejamento operacional

Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é o topo da pirâmide. É nele onde tudo começa! Os objetivos e a visão da organização são definidos pela alta administração da empresa em um horizonte de aproximadamente 10 anos.

O Planejamento Estratégico precisa ser inspirador e motivador. Um bom planejamento estratégico é uma das formas mais poderosas para engajar os colaboradores com os objetivos da empresa e gerar grande satisfação com o alcance dos resultados.

Podemos citar como exemplos de objetivos estratégicos:

  • Aumentar a satisfação dos clientes em 25%;
  • Reduzir os custos produtivos em 18%;
  • Elevar o índice de capacitação dos funcionários em 32%

No processo de planejamento estratégico é sempre bom ter em mente:

  • Quem somos (organização)?
  • O que fazemos?
  • Por que fazemos?
  • Onde estamos?
  • Onde queremos chegar?
  • O que valorizamos?

Planejamento Tático

 

Enquanto o planejamento estratégico se refere ao todo da empresa, o planejamento tático considera um foco mais restrito. Está direcionado aos níveis assessórios e/ou departamental.

É no planejamento tático que são criadas as metas e que se constrói o ambiente adequado para que as ações determinadas no planejamento estratégico possam se concretizar.

Uma das principais diferenças do Planejamento Estratégico para o Planejamento Tático é que o primeiro é voltado para a organização com um todo, já o segundo é orientado as áreas e departamentos da empresa, sendo o detalhamento com os meios para atingir os objetivos e metas da organização. O horizonte do planejamento tático pode variar de 1 a 3 anos.

É no planejamento tático onde são elaborados os planos de marketing, produção, planejamento de pessoal, além do dimensionamento e planejamento financeiro empresarial. A visão geral de entradas e saídas da companhia é definido no planejamento Tático.

Podemos citar como exemplos de objetivos táticos

  • Atender os pedidos em no máximo 01 dia;
  • Garantir que nenhum produto com defeito seja comercializado;
  • Garantir que 100% dos funcionários formação técnica

No processo de planejamento tático é sempre bom ter em mente:

  • O que fazer?
  • Como fazer?
  • Existe viabilidade para se fazer?
  • Vai funcionar?
  • Quando fazer?

A partir do Planejamento Tático temos como produto os Objetivos Táticos para cada unidade específica da organização. Estes objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.

Planejamento Operacional

O planejamento Operacional é a etapa mais detalhada do planejamento como um todo. Nessa etapa como será definido de fato o que será realizado. É no planejamento operacional que são definidos quais colaboradores estarão envolvidos em determinada atividade e suas respectivas responsabilidades conforme suas funções e pela divisão de tarefas. Obtendo assim os planos de ação e Cronograma, que seguem um horizonte de 4 a 10 meses.

É no planejamento operacional que os recursos financeiros são aplicados para atingir as metas definidas no planejamento tático.

Podemos citar como exemplos de objetivos operacionais

No processo de planejamento operacional é sempre bom ter em mente:

  • Como fazer?
  • Quem vai fazer?
  • Qual o prazo?
  • Quais as ferramentais e recursos necessários?
  • Quanto vai custar?
  • Quais as alternativas?

Quanto mais colaboradores da empresa estiverem envolvidos no planejamento, maiores serão os ganhos no comprometimento e engajamento da equipe com os resultados.

É importante entender que o planejamento estratégico não vai alcançar os resultados estabelecidos se o planejamento tático e operacional não forem bem definidos e executados.

O planejamento é um processo integrado e interdependente, que envolve TODOS os níveis de uma organização. O planejamento vai além de definir metas, cronogramas e planos de ação. Planejar tem em sua essência a comunicação. Imagine como foram feitas as pirâmides do Egito ou os aquedutos Romanos e tantas outras obras que intrigam a humanidade dada sua grandiosidade.

Mesmo com tão poucos recursos tecnológicos e com a capacitação operacional limitada a comunicação foi capaz de ser o fio condutor para tantas transformações no mundo. Seja por desenhos, músicas, histórias, analogias, parábolas, cartas, livros ou até mesmo textos de um blog a comunicação consegue alcançar as pessoas e gerar mudanças.

Uma comunicação eficaz será capaz de tirar do papel objetivos e transformar em realidade. A adoção das metodologias da ISO 9001 são fundamentais para se iniciar o fluxo de comunicação.

Isso porque a norma segue o modelo de hierarquia de níveis organizacionais, iniciando do nível estratégico, passando pelo tático até o operacional. Promovendo a normatização de produtos e serviços, além de aperfeiçoar a qualidade a partir de melhorias contínuas nos processos.

Diversos cases de sucesso são conhecidos de empresas que conseguiram executar o planejamento estratégico, tático e organizacional realizando uma comunicação efetiva e horizontal capaz de interagir os três níveis – mais distintos – de uma empresa: a alta diretoria, as lideranças gerenciais e os colaboradores de chão de fábrica.

Nesse sentido vejamos algumas vantagens que a aplicação dessa estratégia proporciona para a empresa

Os benefícios de promover o planejamento operacional

Sabemos que planejar influi diretamente sobre os negócios, inclusive sobre a maturidade que a empresa tem frente aos desafios do mercado. Tendo em vista que eles são impossíveis de controlar, mas possíveis de serem lidados quando a organização está preparada.

O planejamento operacional é relevante justamente por trazer dados mais apurados e concisos tanto sobre o próprio negócio, quanto sobre as adversidades previstas. Esse é apenas um dos aspectos favoráveis do planejamento operacional, vejamos alguns outros pontos que o torna essencial a vida da empresa.

Precisão de dados

Como informado anteriormente a partir do planejamento operacional é possível pontuar e analisar dados tornando a gestão da empresa mais clara e menos intuitiva. As informações também farão a tomada de decisão mais sólida e assertiva de cada um dos setores da empresa.

Uso inteligente de recursos

O controle de dados colabora também para o uso eficiente dos recursos da empresa, evitando desperdícios ou falta de determinados itens essenciais para o bom funcionamento do negócio.

Nesse sentido, aprimora-se a produtividade e evita-se perda de tempo e recursos com projetos passíveis de darem errado. Os recursos de forma geral são melhor alocados e utilizados com mais efetividade.

Criação de metas

Estipular metas é uma excelente forma de manter a equipe estimulada a melhorar e crescer. A falta de objetivos e foco torna a empresa pouco competitiva e pode torná-la obsoleta em muitos aspectos.

O desempenho tende a melhorar quando há metas agressivas e ao mesmo tempo realistas.

Ao ponto que criar alvos inalcançáveis é tão negativo quanto não criar objetivos. Uma vez que nunca alcançar o que se pretende, pode ser desestimulante e intimidador para a organização.

O processo de definição de metas pode ser uma “injeção de ânimo” para gerentes que se tornaram complacentes. Outro benefício da configuração de metas ocorre quando os resultados da previsão são comparados aos resultados atuais.

Equipe focada e estimulada

Outro aspecto interessante para as organizações proporcionado pelo planejamento operacional é a união dos colaboradores em torno de um objetivo comum. A ideia de alcançar o que está previsto nas metas é um incitação para a equipe produzir mais e melhor.

Há também a questão da valorização do trabalho. Quando as metas são alcançadas demonstra a relevância do trabalho e o fruto do esforço de cada um dos funcionários.

Existem muitos outros pontos relevantes de se aplicar o planejamento operacional como a vantagem competitiva da empresa. Procure aplicar essa importante estratégia no seu negócio e veja os resultados que podem ser gerados a partir dela.

Com o auxilio adequado de um profissional sua organização será capaz de alcançar um novo patamar. O aperfeiçoamento das atividades  proporciona a eficiência dos serviços prestados pelos colaboradores da empresa, gerando a satisfação e motivação da equipe a partir de dados e resultados empíricos.

Caso sua empresa precise de auxilio para a implementação dessa e de outras estratégias, entre em contato com a Consultoria Online Verde Ghaia.

A partir da implementação da ISO 9001 o sistema estratégico, incluindo o operacional será estruturado com padrão internacional de qualidade.

 

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