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As três etapas vitais do planejamento operacional

As três etapas vitais do planejamento operacional
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É consenso que para o sucesso de qualquer empreendimento é vital que exista planejamento.  Porém, planejar é um processo com várias etapas nas quais é exigido esforço por toda a equipe da organização independente do nível hierárquico, além de demandar ferramentas que possibilitem a fluidez na comunicação e uma mudança de paradigma que resulte em ações efetivas.

O planejamento para ser de fato estratégico e operacional, precisa tratar desde a base, percorrer as estruturas e oferecer um layout harmonioso entre os distintos níveis de uma organização. Isso é, imaginar e traçar simplesmente objetivos e metas não é o bastante para se romper o status quo do gerenciamento e cultura produtiva atual – é preciso conhecer o chão de fábrica, ouvir os envolvidos na montagem e nas etapas mais operacionais para que seja possível conhecer as necessidades do negócio e desenvolver ações estruturadas com a realidade.

Nessa perspectiva, pode-se enxergar o planejamento operacional como um processo de três etapas ou faixas de uma pirâmide que a base é constituída pelos colaboradores operacionais, o meio da pirâmide os gerentes e supervisores e no topo a alta diretoria. Dessa forma teremos a pirâmide do:

  • O planejamento Estratégico – alta diretoria
  • O planejamento Tático – Gerentes e supervisores
  • O planejamento Operacional – Colaboradores de chão de fábrica

Vamos entender melhor cada etapa do planejamento operacional

Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é o topo da pirâmide. É nele onde tudo começa! Os objetivos e a visão da organização são definidos pela alta administração da empresa em um horizonte de aproximadamente 10 anos.

 

O Planejamento Estratégico precisa ser inspirador e motivador. Um bom planejamento estratégico é uma das formas mais poderosas para engajar os colaboradores com os objetivos da empresa e gerar grande satisfação com o alcance dos resultados.

Podemos citar como exemplos de objetivos estratégicos:

  • Aumentar a satisfação dos clientes em 25%;
  • Reduzir os custos produtivos em 18%;
  • Elevar o índice de capacitação dos funcionários em 32%

No processo de planejamento estratégico é sempre bom ter em mente:

  • Quem somos (organização)?
  • O que fazemos?
  • Por que fazemos?
  • Onde estamos?
  • Onde queremos chegar?
  • O que valorizamos?

Planejamento Tático

 

Enquanto o planejamento estratégico se refere ao todo da empresa, o planejamento tático considera um foco mais restrito. Está direcionado aos níveis assessórios e/ou departamental.

É no planejamento tático que são criadas as metas e que se constrói o ambiente adequado para que as ações determinadas no planejamento estratégico possam se concretizar.

Uma das principais diferenças do Planejamento Estratégico para o Planejamento Tático é que o primeiro é voltado para a organização com um todo, já o segundo é orientado as áreas e departamentos da empresa, sendo o detalhamento com os meios para atingir os objetivos e metas da organização. O horizonte do planejamento tático pode variar de 1 a 3 anos.

É no planejamento tático onde são elaborados os planos de marketing, produção, planejamento de pessoal, além do dimensionamento e planejamento financeiro empresarial. A visão geral de entradas e saídas da companhia é definido no planejamento Tático.

Podemos citar como exemplos de objetivos táticos

  • Atender os pedidos em no máximo 01 dia;
  • Garantir que nenhum produto com defeito seja comercializado;
  • Garantir que 100% dos funcionários formação técnica

No processo de planejamento tático é sempre bom ter em mente:

  • O que fazer?
  • Como fazer?
  • Existe viabilidade para se fazer?
  • Vai funcionar?
  • Quando fazer?

A partir do Planejamento Tático temos como produto os Objetivos Táticos para cada unidade específica da organização. Estes objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.

Planejamento Operacional

O planejamento Operacional é a etapa mais detalhada do planejamento como um todo. Nessa etapa como será definido de fato o que será realizado. É no planejamento operacional que são definidos quais colaboradores estarão envolvidos em determinada atividade e suas respectivas responsabilidades conforme suas funções e pela divisão de tarefas. Obtendo assim os planos de ação e Cronograma, que seguem um horizonte de 4 a 10 meses.

É no planejamento operacional que os recursos financeiros são aplicados para atingir as metas definidas no planejamento tático.

Podemos citar como exemplos de objetivos operacionais

No processo de planejamento operacional é sempre bom ter em mente:

  • Como fazer?
  • Quem vai fazer?
  • Qual o prazo?
  • Quais as ferramentais e recursos necessários?
  • Quanto vai custar?
  • Quais as alternativas?

Quanto mais colaboradores da empresa estiverem envolvidos no planejamento, maiores serão os ganhos no comprometimento e engajamento da equipe com os resultados.

É importante entender que o planejamento estratégico não vai alcançar os resultados estabelecidos se o planejamento tático e operacional não forem bem definidos e executados.

O planejamento é um processo integrado e interdependente, que envolve TODOS os níveis de uma organização. O planejamento vai além de definir metas, cronogramas e planos de ação. Planejar tem em sua essência a comunicação. Imagine como foram feitas as pirâmides do Egito ou os aquedutos Romanos e tantas outras obras que intrigam a humanidade dada sua grandiosidade. Mesmo com tão poucos recursos tecnológicos e com a capacitação operacional limitada a comunicação foi capaz de ser o fio condutor para tantas transformações no mundo. Seja por desenhos, músicas, histórias, analogias, parábolas, cartas, livros ou até mesmo textos de um blog a comunicação consegue alcançar as pessoas e gerar mudanças.

Uma comunicação eficaz será capaz de tirar do papel objetivos e transformar em realidade. A adoção das metodologias da ISO 9001 são fundamentais para se iniciar o fluxo de comunicação isso porque a norma segue o modelo de hierarquia de níveis organizacionais, iniciando do nível estratégico, passando pelo tático até o operacional. Promovendo a normatização de produtos e serviços, além de aperfeiçoar a qualidade a partir de melhorias contínuas nos processos.

Diversos cases de sucesso são conhecidos de empresas que conseguiram executar o planejamento estratégico, tático e organizacional realizando uma comunicação efetiva e horizontal capaz de interagir os três níveis – mais distintos – de uma empresa: a alta diretoria, as lideranças gerenciais e os colaboradores de chão de fábrica.

Com o auxilio adequado de um profissional sua organização será capaz de alcançar um novo patamar. O aperfeiçoamento das atividades da empresa proporciona a eficiência dos serviços prestados pelos colaboradores da empresa, gerando a satisfação e motivação da equipe a partir de dados e resultados empíricos.

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