Análise da causa raiz no tratamento da não conformidade

Encontrar a causa raiz é descobrir a origem principal que provocou à empresa uma não conformidade. Para os responsáveis pelo Sistema de Gestão, um ponto crucial é a análise da causa raiz no tratamento das não conformidades.  Tendo em vista, que a real intenção da análise é que determinada não conformidade não se repita. Se essa avaliação não for bem realizada o Plano de Ação pode não funcionar adequadamente.

Um erro comum é considerar um problema como apenas uma causa raiz, e normalmente podem ocorrer mais de uma origem. Pode ser que umas causas aconteçam mais do que outras, mas todas têm o potencial de gerar a não conformidade.

Outro erro também é tratar as causas mais prováveis ao invés de fazer a análise para encontrar uma única causa. Com isso o problema pode aumentar, tendo em vista que a atuação seria em várias frentes, bloqueando diferentes origens de não conformidades.

E então, como fazer a análise da causa raiz de forma correta?

Para isso existem algumas ferramentas muito úteis, como por exemplo:

• Brainstorming: a tempestade de ideias é uma técnica dinâmica realizada em grupo para potencializar a criatividade de uma equipe com um objetivo pré-determinado. No caso o objetivo é encontrar a causa raiz ou várias causas raízes para o tratamento da não conformidade.
• Técnica dos 5W2H: é um mecanismo utilizado para identificar as ações e as responsabilidades de quem irá realizar determinada tarefa, através de um questionamento, capaz de orientar as diversas ações que deverão ser implementadas.

A ferramenta 5W2H visa responder as setes questões fundamentais para elaboração de um Plano de Ação.

• Diagrama de espinha de peixe: ou Ishikawa, ou diagrama de causa e efeito. É uma das sete ferramentas da qualidade, e em sua composição leva em consideração de que as causas dos problemas podem ser classificadas em 7 M tipos diferentes de causas principais que afetam o problema:
• Método: é utilizada para realizar o trabalho ou um procedimento;
• Matéria-prima: a matéria utilizada no trabalho que pode ser a causa dos problemas;
• Mão de obra: a pressa, imprudência ou falta de qualificação da mão de obra podem ser causas de muitas não conformidades;
• Máquinas: muitos problemas são derivados das falhas das máquinas, como falta de manutenção regular ou falta de operacionalização inadequada;
• Medida: qualquer decisão tomada anteriormente pode alterar o processo e ser a causa raiz da não conformidade;
• Meio ambiente: o ambiente pode favorecer a ocorrência de problemas, como: poluição, poeira, calor, falta de espaço;
• Management: problemas relacionados à gestão.

É importante frisar que as causas levantadas têm que ser fundamentais (causa raiz) e não as causas diretas ou a repetição da própria não conformidade. Por exemplo: falta de treinamento não é causa raiz. Deverá ser investigado: Por que faltou o treinamento?

A partir de uma linha de raciocínio, aplicando as ferramentas da qualidade, focando a tomada de ações e trabalhando pela melhoria contínua, a empresa terá o funcionamento do seu Sistema de Gestão muito melhor.

Auxílio para solucionar os problemas

Em qualquer norma que possua elementos de gestão, pode ser ISO 9001, ISO 22000, gestão de resíduos sólidos, dentre outras, o tratamento da não conformidade é um item primordial. Cabe esclarecer que, nenhuma norma gestão tem intenção de livrar a empresa de qualquer problema existente, mas de ajudar a minimizar situações indesejáveis e assim planejar ações, deixando a empresa preparada para lidar com qualquer ocorrência e visando e melhoria contínua.

Para solucionar os problemas deve-se focar na ação corretiva, que atua na causa raiz da não conformidade, com o objetivo de evitar uma reincidência. A ação corretiva requer uma análise mais profunda da não conformidade, necessitando da determinação da causa raiz.

Abaixo seguem algumas dicas para tratar a não conformidade de maneira eficaz:

1. Entender a não conformidade, o problema. Importante verificar a extensão da não conformidade em outros processos, setores, produtos/serviços, pois tal problema pode já ter acontecido em outro setor;
2. Depois da avaliação da não conformidade, deve-se definir a correção para eliminar ou minimizar o problema. Quando não se pode eliminar imediatamente, deve-se elaborar um Plano de Ação, com base em ferramentas da Gestão da Qualidade;
3. Agora é realizar a análise da causa raiz. Etapa trabalhosa, com investigações profundas, que pode ser realizada com ferramentas para descoberta da causa raiz. Na grande maioria das vezes, a causa está relacionada à: falta de treinamento, falha no processo, procedimentos mal elaborados, falha na gestão da empresa, falha na mão de obra.
4. Determinada a causa raiz, estabelece-se e implanta-se as ações corretivas;
5. Após todo o processo de implementação de todas ações corretivas, deve-se fazer a verificação da eficácia, confirmando assim, que todas as ações propostas foram adequadamente implementadas, e que a situação está sob controle.

Com todas essas recomendações e ferramentas, a análise da causa raiz no tratamento da não conformidade fica mais fácil para compreender como funciona o mundo das não conformidades.

Nem sempre a causa de um problema é tão fácil de ser encontrada, mas com certeza é melhor dedicar um pouco mais de tempo e resolver a origem da causa raiz, a ter custo de não qualidade ou insatisfação dos clientes.

Quer mais dicas e orientações para minimizar ou até mesmo eliminar as não conformidades? A Verde Ghaia, está aqui, para te ajudar no que precisar, e tornar todo processo mais simplificado com suporte e ferramentas que a empresa criou especialmente para diversos seguimentos do sistema de gestão.