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Alcance sucesso na gestão de estoque com o SGQ

Alcance sucesso na gestão de estoque com o SGQ
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Apesar de a certificação ISO 9001 não estabelecer um processo padrão para controle de estoques, a metodologia da norma irá interferir diretamente na gestão deste processo

Na visão antiga da Administração, a empresa era composta por diferentes áreas que se relacionavam entre si com o objetivo de produzir algo. Hoje essa ideia mudou e a empresa é vista como um conjunto de processos inter-relacionados que tem como objetivo a geração de valor para as partes interessadas (funcionários, clientes, sociedade, acionistas, etc.).

Neste novo ponto de vista, a empresa deixa de ser vista como uma estrutura estática composta por diversas áreas distintas e passa a ser vista como um grande processo composto por outros micro processos internos que juntos geram o valor como saída.

A gestão de estoques é um destes muitos processos, pois é através dela que a atividade da empresa atenderá às suas demandas externas e também às operacionais.

Neste artigo, discorreremos sobre as melhorias trazidas por um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ao processo específico de gerenciamento de estoques.

O principal problema da gestão de estoques

Diferentes empresas possuem diferentes problemas em relação as estoques. Em geral empresas do setor de comércio são as que precisam se atentar mais à tal questão, uma vez que sua atividade está diretamente relacionada à estocagem de mercadorias que serão vendidas sem passar por nenhum processo de transformação.

As empresas de serviços, em geral possuem maior facilidade para gerir estoques, uma vez que estes são usados em atividades de suporte e possuem maior previsibilidade de consumo.

No caso das industrias, a gestão de estoques é crucial para a execução do trabalho, uma vez que elas precisarão (principalmente as empresas maiores) de gerir tanto estoques de suporte (peças de reposição, ferramentas, lâmpadas, etc.), quanto os estoques de insumos que serão utilizados na produção.

Uma indústria que trabalha com produção em série por exemplo, poderá perder muito dinheiro caso a linha precise parar por falta de alguma peça de reposição de uma máquina defeituosa, neste caso, a gestão de estoques é fundamental para a sobrevivência da empresa.

Contudo, gerir estoques não é tarefa fácil, pois há um eterno trade-off que é alvo de estudo dos principais especialistas há séculos. O principal problema é: estoques baixos são mais baratos, porém elevam o risco de quebra e consequente falta de itens, já estoques altos garantem uma operação segura e sem falta de itens, porém custam caro e podem inviabilizar o negócio.

O sucesso operacional de uma empresa está intimamente relacionado a sua habilidade em gerir estoques e deixá-los no nível mais próximo ao ideal, isto é, praticar o menor gasto com estoques possível, mantendo a menor chance de quebra possível.

É um desafio imenso que requer grande habilidade nos processos de compras, transporte, armazenamento, gestão da produção e previsão de demanda dos clientes.

Em resumo, este é o principal problema da gestão de estoques nas empresas

Os avanços na gestão de estoques trazidos pelos softwares

O problema trazido no tópico anterior tem sido cada vez mais reduzido hoje pelo avanço dos softwares de gestão. Principalmente nas correlações estatísticas entre consumo do estoque e previsão da demanda, permitindo às empresas fazer compras menores e ainda assim manter um nível de segurança aceitável.

Hoje um software de um grande varejista pode por exemplo, disparar ordens de compra automáticas para determinados produtos assim que os estoques registrados atingem um nível crítico.

Isso faz com que nunca haja “excesso de estoques” nos armazéns, mas sempre uma quantidade mínima que evite a falta de produtos nas prateleiras.

Outro trabalho interessante dos softwares se dá na área de análise de consumo dos materiais, ajudando assim os gestores a tomarem melhores decisões estratégicas.

Contudo os softwares de previsão ainda não resolvem vários outros problemas, como por exemplo a perda de material em processo, o extravio de produtos dentro da empresa, o roubo de carga, dentre outros.

Para resolver ou no mínimo amenizar estes problemas a solução sempre passa pelo caminho da gestão. Seja com redesenho de processos, seja com melhorias na execução dos vigentes.

A certificação ISO 9001 irá alterar o sistema de estoques da empresa?

Não, a certificação não exigirá que a empresa mude a forma de comprar, armazenar ou controlar seus estoques. Porém exigirá que a organização estabeleça controles e alimente indicadores que mostrarão o desempenho do processo.

A norma também exigirá que haja a implementação de uma ferramenta que promova a melhoria contínua na gestão de estoques, fazendo a empresa administrar cada vez melhor os recursos direcionados à este processo.

Como um sistema de gestão se relaciona com o controle de estoques?

O leitor deve estar se perguntando que sentido há em um artigo sobre gestão de estoques postado em um blog de certificações e sistemas de gestão. De fato o texto pode parecer impróprio para o tema do site, mas na realidade, a gestão de estoques tem muito a ver com a certificação ISO 9001.

A norma trata em um de seus itens, dos indicadores de desempenho na empresa e em geral, o tema de estoques é abordado por estes indicadores, uma vez que o processo gestão de estoques é fundamental para a perpetuidade das operações da organização.

A norma não irá forçar a empresa a mudar sua atual forma de gerir estoques, mas irá prever o estabelecimento de indicadores de controle para este processo e fará com que os gestores atuem ativamente para melhorar os resultados medidos.

Como já publicamos em outros artigos do blog, a metodologia padrão do SGQ baseado na ISO 9001 é o PDCA e sendo assim, a gestão de estoques deverá passar por processo de mapeamento e melhoria contínua, para que nenhuma não conformidade seja encontrada.

Conclusão

A gestão de estoques é abordada de forma indireta na implementação da ISO 9001, mas a certificação na norma exigirá ações efetivas da empresa neste processo tão importante.

A Verde Ghaia a partir da Consultoria Online ajuda a empresa a estabelecer todos os parâmetros necessários à uma boa gestão de estoques, conforme prevê a ISO 9001:2015. Conte sempre com a disponibilidade de nossos especialistas.

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