A versão 2015 da ISO 9001 trás como um dos novos requisitos a “abordagem de riscos e oportunidades” e deve ser aplicada no Sistema de Gestão da Qualidade. A ISO 9001:2015 integra em toda a norma o “pensamento baseado em risco”.
Segundo a norma, a organização precisa identificar os riscos e oportunidades associados às suas atividades considerando as questões externas e internas, as necessidades e expectativas das partes interessadas, e tomar ações para reduzir os efeitos indesejáveis dos riscos e aumentar os efeitos desejáveis das oportunidades.
O conceito de riscos e oportunidades já estava implícito na versão 2008 da ISO 9001, por exemplo:
· Realizar ações preventivas para eliminar não conformidades potenciais;
· Analisar as não conformidades que ocorram e tomar ação para prevenir recorrências.
A versão 2015 da ISO 14001 também trás a abordagem de riscos e oportunidades com o intuito de controlar o desempenho ambiental e prevenir riscos que possam afetar os resultados da organização e prejudicar o meio ambiente.
O que é gestão de risco?
A norma ISO 9001:2015 define risco como o efeito sobre a incerteza, ou seja, o desvio positivo ou negativo relacionado ao resultado esperado em um processo, projeto, ou qualquer outro objetivo. Logo no início da nova versão da norma (item 0.0.3 Mentalidade de Risco) é abordado que as pessoas (a organização como um todo) devem adotar o pensamento baseado em riscos, analisando sempre quais as possibilidades de algo dar errado.
A gestão de risco é um processo que identifica, analisa e planeja as ações para evitar situações indesejadas ou potencializar oportunidades. Ou seja, a gestão de risco trabalha para identificar quais os “e se?” possíveis dos processos, e gerencia esses “e se” para prevenir a empresa contra ameaças.
Dentre as incertezas que geram riscos podemos citar: comunicação entre áreas da empresa, mudanças no planejamento financeiro, interação com os clientes, interação com o meio social, interação com o meio ambiente, mudanças macroeconômicas, mudanças institucionais, entre outras.
A seção da norma ISO 9001 que trata de riscos e oportunidade é o 6.1 “Ações para abordar riscos e oportunidades”. Nessa seção inclui evitar o risco, assumir para perseguir uma oportunidade, eliminar a fonte do risco, mudar a probabilidade ou as consequências e compartilhar ou reter o risco, com base em informação. Quanto as oportunidades, elas podem levar a adoção de novas práticas, ao lançamento de novos produtos, a conquista de diferentes clientes, entre outras.
Etapas de análise de riscos e oportunidades
O objetivo da gestão de risco e oportunidades é aumentar a probabilidade e impacto dos eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos. Para um gerenciamento de riscos e oportunidades a organização pode elencar seis fases:
Planejamento – conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos desenvolvendo documentos. Nesta etapa é definido responsabilidades para áreas.
Identificar os riscos – determinar os possíveis riscos que a empresa pode enfrentar detectando as áreas potenciais de falha.
Realizar a análise qualitativa dos riscos – priorizar os riscos para análise da probabilidade de ocorrência, ou seja, qual a frequência que este impacto ocorre.
Realizar a análise quantitativa dos riscos – analisar numericamente o efeito dos riscos identificados.
Planejar as respostas aos riscos – desenvolver ações para aumentar as oportunidades e diminuir as ameaças.
Controlar os riscos – implantar planos, acompanhar os riscos identificados e identificar novos riscos. Nesta fase, também, a empresa deve avaliar a eficácia do processo de gerenciamento dos riscos e oportunidades.
As melhores ferramentas de gestão e análise de risco e oportunidades
O uso de ferramentas de gestão e análise de risco e oportunidades tem como objetivo auxiliar as empresas a tomarem decisões assertivas, avaliando a gravidade dos riscos para evitar impactos negativos que afete pessoas, equipamentos, processos ou instalações.
Abaixo segue as ferramentas mais utilizadas para gestão de riscos e oportunidade.
Análise SWOT
Como já comentado em outros pots do blog, a análise de SWOT é uma ferramenta bastante utilizada no planejamento estratégico das empresas, que também pode ser adotado quando o assunto é planejamento de riscos.
Em inglês é Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats. Em português, temos FOFA: Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.
Na pagina da Verde Ghaia você encontra um post sobre “O que significa SWOT e o que ela pode fazer pelo seu negócio?”.
EIXO DE PROBABILIDADE
Essa ferramenta também é chamada de Matriz de riscos. Nessa matriz, cada um dos riscos identificados é representado em uma tabela de dois eixos. No primeiro eixo entram as probabilidades de os problemas se concretizarem (muito pouco possível, pouco possível, possível, muito possível e extremamente possível). No segundo eixo, entram as informações sobre o impacto que o risco pode causar (sem impacto, pouco impacto, impacto moderado, impacto alto, impacto muito alto).
Basta conjugar essas informações para definir se determinada ação apresenta um risco alto, moderado ou baixo. Assim é possível estabelecer as prioridades e definir quais ações deverão ser tomadas.
ESTRUTURA ANALÍTICA DE RISCOS (EAR)
Essa ferramenta permite classificar ou definir o nível dos riscos. Na Estrutura Analítica de Riscos, os potenciais problemas são divididos em: riscos externos e riscos internos.
Primeiro listamos os riscos externos como: fornecedores, legislação governamental, regulação do mercado, concorrência, mão de obra externa, entre outros. Depois listamos os riscos internos, tais como: mudanças tecnológicas, problemas de orçamento, prazos, controle de recursos e da equipe, problemas com fornecedores, etc..
Utilizar ferramentas de gestão e de análise de risco e oportunidades em uma empresa envolve as pessoas para a melhoria continua do sistema de gestão da qualidade. Todo processo de uma organização apresenta riscos e não existem empresas bem sucedidas que não preocupe com a gestão corretas desses riscos e a potencialização das oportunidades. Toda empresa deve estar envolvida para eliminar problemas potenciais, adotando um comportamento seguro, de contenção de gastos e ampliação dos resultados positivos
Como lidar com esse requisito na nova versão da norma?
A Verde Ghaia, uma empresa de consultoria On-line de Gestão da Qualidade, irá auxiliar a sua empresa com suporte dos melhores consultores do mercado sobre normalização. Além, de consultoria voltada à gestão da qualidade, a Verde Ghaia oferece consultoria para gestão ambiental e gerenciamento de resíduos. Entre em contanto.
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